2.1　优秀的PPT需要整体规划

虽然PPT的使用面之广、适用人群之多，我们随处都能见到PPT，但真正优质的PPT并不多见。因为很多人的PPT在制作时都没有经过构思，直接将内容列入页面就认为大功告成。实际上，PPT的制作需要进行整体规划，它不仅需要具有和文本文档一样有条有理的内容，也需要具有设计感的外观，它所需用到的素材、资料是非常多的，但在制作时讲究一定的流程（大致由如下环节构成），一份优秀的PPT也就自然水到渠成了。

2.1.1　分析是PPT制作的前提

PPT使用的场合越来越多，往小的方面说你可能要准备一份出色的竞聘演讲，往大的方面说你可能要带着PPT参与几百万元的合同竞标。面对同样的竞争机会，制作优美的PPT赏心悦目，可以触动观众内心，而制作粗糙的PPT不仅会引起观众的反感，还可能导致你错失良机，甚至面临数额巨大的经济损失。但好的PPT向来都不是速成的，首先要做的就是确定演讲的主题，然后进行情景分析。

1.确定演讲的主题

绝大多数PPT是用于辅助演讲的，即使其目的不是用于演讲，我们也可以简单地理解为是在进行一次演讲者处于幕后的，甚至是一次无声的演讲。所以在规划你的PPT时，首先要设定整个PPT的大逻辑，然后考虑每个板块的小逻辑。整个PPT的逻辑，也就是常说的主题，它是一次演讲的灵魂，只有主题确立了，才能进行后续的工作，如安排结构、搜集相关材料、拟订讲稿。

说得更简单一点，就是在制作PPT之前要弄明白为什么要做PPT，做它的最终目的是什么？目的决定方法，只有明确了目的才能够着手去寻找达到目的的方法。

2.进行情景分析

主题的确定是设计PPT的前提，而任何一个成功PPT的主题，都应该是演讲目标、听众心理、信息个性和演讲环境四要素的和谐统一。所以，确立主题的最好方法就是从这四个方面进行情景分析。

（1）目的分析

只有对演讲目的进行过分析，在设计演示文稿时才能有所侧重。一般而言，商业演示文稿主要有以下四个目的，下面以产品推广类的演示文稿为例对这些目的进行详细介绍。

◇　传递信息：希望听众明白我们的意图、目的、产品、技术。基于这个目的，在演讲时需要对产品细节进行详细阐述。一般搭配有精美的图片和详细的文字内容。

◇　刺激思维：希望听众注意到我们的优势，比较我们的产品与其他公司产品的不同。基于这个目的，在演讲时可以多用表格，以便更好地进行对比。

◇　说服听众：希望听众赞同我们的优势，理解我们的不足，相信我们的承诺。基于这个目的，在演讲时可以多说企业的发展历史、企业文化，使观众信任感更强，同时要注重营造演讲的氛围。

◇　付诸行动：希望听众以实际行动支持我们的产品，也就是发生购买行为。基于这个目的，在演讲时可以说说优惠活动。

（2）受众分析

制作演示文稿，一定要根据受众的思维来构思幻灯片的逻辑结构，这样才能制作出符合受众口味的演示文稿。分析受众主要考虑以下几个问题。

◇　受众是谁：PPT受众既包括在演讲现场直接听你演讲的人，也包括场外可能被传达的人，比如事后与现场受众进行讨论的人，或通过各种渠道获得演示文稿的人。知道在受众中都有谁，这对一个演讲者判断通过何种方式达到演讲的目的是至关重要的。

◇　受众的平均年龄：根据受众年龄的不同，在案例、插图风格的选择上也截然不同。例如，给20岁左右的受众做演示，适当地引用网络流行语就更易引起共同的话题；相反，给50岁左右的受众做演示，演示文稿应该设计得简朴、权威一些。

◇　受众对演讲的主题都知道些什么：演示PPT时，不一定幻灯片内容越多越好。受众想了解的是自己不知道的，新鲜的事物。受众一无所知的内容要保证讲解内容的简单，少使用专业术语。与此相反，受众知道得多，你就少讲，总之不讲“废话”。要了解受众对演讲内容所知道的程度，对他们在与主题相关的领域中担当什么角色进行分析就可以大致知道了。例如，要介绍公司的一款新产品，管理层希望听到的是产品开发的意图及市场预测等，但生产该产品的工作人员则需要知道产品的技术要求等细节。如果受众是该主题的专家，很可能会问到一些演示文稿外的拓展性问题。演讲者应该预计到这些问题，并事先准备，防止冷场。

◇　受众期待什么：每位受众的审美观不尽相同，无论视觉还是听觉都有自己喜欢的风格、途径和方式。在制作PPT时一定要对受众的价值取向有所了解，并在制作过程中考虑到受众的感受。安排什么程度的内容、什么逻辑顺序是他们能够接受的，演讲内容越接近他们的兴趣中心，就越容易得到他们的认可。就一般而言，演讲者在构思PPT时需要考虑到四种要素，即共享价值、基本需要、合理性与一致性、社会一致性。

◇　受众愿意花在听演讲上的时间是多久：如果受众的时间很匆忙，通透彻底的讲述显然不能引起他们的兴趣。演讲者应该将要点罗列出来，舍弃一些常识。推荐以“我将花20分钟进行演讲”之类的话语开头，受众肯定会将注意力转移到你的身上。

（3）信息个性

信息个性是指针对演讲内容进行提炼，找出具有独特优势的核心内容，然后在制作PPT时将这些内容放大，尽可能地让这些内容深入人心。下面就针对个性主题信息的确立提供几点可参考的注意事项。

◇　选择生活中受众急需解答的问题：演讲是给别人听的，无论是哪一种演讲其最终目的都是为了教育受众、感染受众。针对这一目的性，我们选择的主题一定要具有给受众解答疑惑的特点。

◇　选择自己有真知灼见、有把握讲好的主题：人们都喜欢了解那些具有独到见解的观点，而不愿听那些别人讲了好多遍的老调。最好按照自己的思路来讲，这样就不容易出错，还能够讲得更加深刻、生动。

◇　选择的主题要单一：选择单一的主题进行演讲，有利于演讲者将问题说透、说得充分。而且我们的演讲时间是有限的，这就从客观上要求我们的主题不能太多，篇幅不能太长。如果演讲的主题太多，是不容易将问题讲清楚的，所以在选择演讲主题时一定要单一，千万不能贪多求全。

（4）环境分析

不同场合有着不同的氛围，也潜在影响着每个人的情绪，所以我们不能脱离应用场合去单独分析PPT受众。演示场合决定了PPT的制作风格，只有当PPT的风格与现场气氛融为一体时，演讲者才能在演讲中与听众相处得更加融洽。可见，演讲者对演示环境的了解尤为重要。具体应对方案如下表所示。

小提示

坚守“一份PPT，一个目标”的原则

制作PPT时不要想着将一份PPT用于多个场合，为多个人群服务。否则，很难确定PPT的中心思想，导致PPT没有重心，而且主题多了也无法将所有主题讲透，听众自然也不可能完全了解PPT的内容。

2.1.2　设计PPT的结构

主题这个大逻辑确定以后，就需要进一步分析这个主题需要哪些内容作为支撑，也就是构思PPT中其他的小逻辑，最终形成PPT的结构。

良好的PPT架构，才能把自己想要传达的信息成功地传递给对方。听众只有一次机会来了解我们所说的话，如果你让他们失掉了这个机会，即使再有类似的机会出现，他们中的大多数也不会愿意再听你发表了。因此你最好事先就搭建好架构。有了架构，再添加素材和内容就容易多了。

不同的PPT制作者有不同的构思结构的思路，下面分享一种常用的构思方法，具体方法如下。

1.将分析后的主题书写下来

通过前期对主题的分析我们实际上主要是获得了如下三方面的信息：（1）为什么要制作PPT（WHY），即确定目标；（2）用什么来实现目标（WHAT）；（3）如何实现目标（HOW）。对这三方面有了充分的认识后，我们就知道使用哪些内容来分别呈现PPT。在这个过程中，最好将相关信息罗列出来，进行提炼，获得越来越精准的关键信息。

小提示

无必要则不用PPT

目前，PPT的使用成了一种流行趋势，但并不是什么情况下都需要使用PPT的。对主题进行分析后，大致就能幻想出我们演讲的整个过程，然后回头想一想是不是一定要制作PPT吧，使用其他文件能否达到更好的效果呢？

2.制作草稿大纲，进行思维导图

对主题进行深刻分析的同时获得了更关键的信息，同时也可能罗列出更多PPT中要呈现的内容，包括要收集的素材、主观的论点，以及子论点和相关的论据等。将这些内容统统罗列出来后一开始是很混乱的，这时就要想办法理清思路，最终获得一个构思的逻辑，形成草稿大纲。

例如，要制作一个提倡保护生态环境的PPT，可以按照下面的逻辑来构思：

你没有意识到的现状——可能带来的后果——谁造成的？——为什么会这样？——我们应该怎么办？——谁来负责？——请行动。

简单吗？这个逻辑其实就和我们讲故事是一个道理。事实上，在公众演讲的时候，用讲故事的形式特别容易受欢迎，整个演讲可能就是一个故事，或者由多个小故事组成的大故事。它的表现形式可以是多样的，是从倒叙开始，还是先设悬疑，这个逻辑的安排都可视演讲的需要确定。

在构思PPT时，理清思路的方法多种多样，可以按照下面介绍的两种有用的方法获得思考逻辑，列出草稿大纲，或者制作思维导图。

（1）六顶思考帽

六顶思考帽是英国学者爱德华·德·博诺（Edward de Bono）博士开发的一种思维训练模式。运用博诺的六顶思考帽，将会使混乱的思考变得更清晰，使团体中无意义的争论变成集思广益的创造，使每个人变得富有创造性。

所谓六顶思考帽，是指使用六种不同颜色的帽子代表六种不同的思维模式，如下图所示。

六顶思考帽的应用关键在于使用者用何种方式去排列帽子的顺序，也就是组织思考的流程。不仅可以有效避免冲突，而且可以就一个话题讨论得更加充分和透彻。

（2）利用思维导图

思维导图，又称心智图，是由东尼·博赞（Tony Buzan）创立的，这一简单易学的思维工具正被全世界2.5亿人使用。思维导图是一种可以表达发射性思维的有效的图形思维工具，运用图文并重的技巧，把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接，如下图所示。

3.为每个核心要点寻找合适的论据

有了PPT的大纲和思维导图，接下来就是选择合适的论据来丰润PPT的每个核心要点，即按照每一个节点来安排PPT内容。

内容是否精彩关系到演讲者是否能有一个精彩的演绎过程。在选择内容时一定要注意以下几点：

◇　选择实用性强的内容。演示文稿要想引起观众的共鸣，首先在内容设置上就得贴近生活。在制作PPT时一定要选用真实可信的内容，并用通俗易懂的话语表述出来。如下面的两张幻灯片中，右侧的添加了调研获取的数据，论证的观点在用事实说话，而左侧的幻灯片则给人的感觉是纸上谈兵，没有实际的意义，很难让人有决心赞同论证的观点。

◇　不能一把抓，务必要以主题和思维方式为导向，取其精华去其糟粕。PPT中呈现的所有内容都应该是为凸显主题存在的，其他任何多余的内容都只是画蛇添足。

◇　选择对观众具有说服力的内容。针对观众选择内容，在选择内容时一定要考虑观众的喜好、文化素养、理解能力等，如果内容都是观众没有兴趣或是完全看不懂的，那PPT就完全丧失了其应有的作用。

一点通

及时记录下头脑中浮现的灵感

如果PPT的演讲者就是创作者本人，则可以将曾经浮现在其脑海中的演讲内容记录下来形成关键字，写在相关的内容旁边，在演讲过程中起到提示的作用。

2.1.3　确定要采用的形式

PPT的风格一定要与内容相符，与观众群体类型相符。你不能在做商务演讲时把PPT弄得五颜六色、布局做得龙飞凤舞，当然也不能在给小学生讲课时将颜色设置得太单一、布局太死板，那样就本末倒置了。

整体风格形成以后，还需要设计内容采用什么样的形式。第一章中介绍了PPT的形式分为文字型、图片型和数据型。其实确定形式比较简单，主要依据有以下两个。

◇　根据所掌握的素材形式来设计。一句话就是我们掌握的素材内容包括可能收集或加工得到的素材）是什么形式就用什么形式。如素材以文字居多，可以设计为文字型幻灯片；图片较多，可以设计图片型幻灯片；数据较多，可以用图表来呈现。

◇　根据观众而定。以观众的喜好为导向，如文字型和数据型更适合领导观看报告，这样能够更直接的体现工作情况，而客户或学生就更喜欢图片型，因为这样的PPT更有观赏性。

2.1.4　准备PPT需要的素材

确定好PPT要制作的主题和相关内容后，即可准备需要的素材文件。

1.准备素材的途径

准备素材主要有以下两种方法。

◇　网上搜索并下载。现在网络上有很多免费的PPT素材，通过搜索引擎可以找到，使用这些素材可以节省制作时间，提高工作效率。

◇　自己制作相关素材。如果网络上下载的素材不太适合幻灯片的内容，可以将下载的内容进行再加工，修改成需要的内容，也可以直接制作个性的内容。

2.随时收集素材

PPT素材收集是一项非常耗时的工作，如果所有的素材都在制作PPT时再去寻找，势必会耽误PPT的制作时间，所以一定要学会从日常工作、生活中留意并收集素材。

（1）收集的素材类型

根据PPT中可呈现的内容，我们可将其素材分为文本、图片、图形、图标、音频、视频6种类别。下面来了解一下PPT中经常用到的素材，以便大家将有价值的素材收集到素材库中。

◇　文本素材：指导性强，令人印象深刻，具有高度启示作用的名言名句。

◇　图片素材：具有美感、设计感的照片、绘画、设计图等图片形式的素材。

◇　图形素材：有一定结构性的图形组合，如金字塔结构图、SWOT分析图等。

◇　图标素材：能用于PPT中作为标题醒目标记或内容引导图示的，具有良好设计感的图标。

◇　音频素材：可在PPT中作为开场音乐、背景音乐、特效音乐的音频文件。

◇　视频素材：对某一问题具有说明作用的，或对大众具有教育意义的，具有一定说明作用，具有较高权威性的视频片段。

（2）常用的收集素材网站

为了让读者在急缺素材时有素材可用。下面推荐几个设计师常用的素材网站。

◇　站长素材网（http: //sc.chinaz.com），提供了大量免费的素材，包括高清图片、图标、矢量等。用户可以根据自己的需要搜索相关素材。

◇　站酷网（http: //www.zcool.com.cn），是国内比较优秀的原创设计分享平台。专业完美的素材下载与设计分享，提供矢量素材、PSD分层素材、图标素材、高清图片、原创作品等内容。前沿时尚的设计风格，日韩欧美设计素材应有尽有。

◇　Wallhaven网站（http: //alpha.wallhaven.cc），无处不在的广告和防不胜防的弹窗是拦路虎，而复杂的积分制度和层出不穷的收费方式也是访客们不得不面对的壁垒。相比之下，图片质量上乘的高清图库站WallHaven则受到了全球各地设计师的喜爱。

◇　Icomoon网站（https: //icomoon.io），提供了大量精美的icon图标素材。所有的素材均为扁平设计风格，读者可以根据自己的需要前往该网站下载自己所需要的素材。

2.1.5　初步制作PPT

准备好素材后，可以先制作一个初步的PPT。首次根据逻辑结构大纲中的各个标题制作成幻灯片，然后将合适的文本、图片等素材对象输入或插入相应的幻灯片中。例如制作销售报表，需要给出相关销售数据信息，计算出销量与各产品的销量占比，以及分析近年来各产品的销量等，如下图所示。

内容是PPT的承载形式，从一开始制作就应该牢记PPT只是辅助演讲的，绝对不可喧宾夺主，每个PPT最好“不要思考”就能懂，因为你要你的听众思考你所演讲的内容而不是PPT上显示的内容。所以，在为PPT添加内容时一定要做到精益求精。

2.1.6　装饰处理PPT

这部分工作主要是对基本成型的PPT作品，进行提炼美化，让PPT成为一个既是说服听众的演讲稿，又是一个赏心悦目的艺术品。主要需要从以下几个方面进行装饰处理。

1.精练内容

对PPT内容进行梳理，实际上就是再一次“去其糟粕取其精华”的筛选。在为PPT添加内容的过程中，我们会使用到各种各样的素材，有时候换一种表现形式就可以让内容精华进一步得到提炼。下图所示为两张幻灯片是内容精练前后的对比。

2.设计外观

一般情况下制作的PPT都使用的是空白模板，没有任何外观设计，这样在之后添加内容时可以更加灵活。但内容添加完成后，为了让幻灯片看起来不那么单调，还应该为其设计专业精美的外观。下图所示为两张幻灯片是统一使用模板前后的对比。

小提示

合理调整PPT的制作顺序

为PPT设置外观后，尤其是使用PowerPoint预设的主题模板外观，会对幻灯片内容的位置产生非常大的影响。因此，在主题和框架确定后，有时会直接先设置好PPT模板，然后才开始内容的制作。

3.调整布局

在PPT中插入对象其实比较简单，要做出一个美观的PPT关键还在于排版布局、搭配用色两方面，这部分内容将在接下来的小节进行详细阐述。

2.1.7　丰富PPT播放效果

演示文稿的最大特色就是赋予静态的事物以动感，让静止的东西活动起来，以此来增强对人的视觉冲击力，让人们提起兴趣、强化记忆。

PPT中的播放效果也就是指这些动态元素，主要包括幻灯片的切换和动画效果，当然PPT的视频和音频也可以丰富幻灯片的播放效果。另外，值得一提的是PowerPoint中的链接功能。使用这个功能后PPT就有了交互效果。因为不同观众关注的兴趣点不一样，通过在演示文稿中设置交互，使得演讲更具针对性与灵活性。相关内容会在本书后面的章节详细讲解。

2.1.8　将制作好的PPT进行预演播放

为幻灯片设置好页面切换、动画、交互按钮等效果后都需要预演播放查看效果是否满意，另外，设置一些播放过程中的要素，也需要播放查看效果，满意后才正式输出播放。合理地利用PowerPoint提供的相关功能可以让幻灯片增色不少，具体设置方法可以查看本书相关章节内容的讲解。