1.2　认识PowerPoint 2016

PowerPoint 2016的启动与退出、工作界面的介绍等

本节将介绍PowerPoint 2016的基本操作，如PowerPoint 2016的启动与退出、工作界面的构成及其各项功能的分类讲解等。

1.2.1　PowerPoint 2016的启动与退

PowerPoint 2016的启动方法是：将PowerPoint 2016安装到电脑中之后，在“开始”菜单中可以找到该程序的启动命令，通过它可以启动软件，如图1-20所示。

除了上述启动PowerPoint 2016的方法外，用户还可以通过双击PowerPoint文件启动该软件。与前一种方法的不同之处在于，后者在启动软件后将直接打开该文件，而前一种方法启动后将进入PowerPoint 2016的入门选项界面。

PowerPoint 2016的启动界面如图1-21所示。

启动PowerPoint 2016后，可在其入门选项界面中选择任意一种主题，这里选择“离子（会议室）”主题，在打开的“离子会议室”对话框中选择一种变体，也可不选保存默认选项，如图1-22所示。

如果想了解此主题更多的信息，可以单击“离子会议室”对话框下方“更多图像”的按钮，可以看到与此相关的更多图片信息，如图1-23所示。

如果想进入PowerPoint 2016的工作界面，可以单击“离子对话框”中的“创建”按钮。图1-24所示为进入“离子会议室”的主题工作界面。

如果对入门选项界面中的主题都不太满意，可以在搜索框中输入想要的主题或模板的关键字进行搜索，或者单击“建议的搜索”栏中的超链接，即可得到更多的主题选项。图1-25所示为单击“自然”超链接后得到的相关主题选项。

选择一种满意的主题或模板，即可打开该主题或模板的下载对话框，这就要求用户在进行这一操作时，必须确保自己的电脑已连入互联网。在该对话框中提供了此主题或模板的显示模式、提供者、下载大小及其他相关信息，如图1-26所示。

单击对话框中的“创建”按钮，可以下载该模板，下载完成后，程序自动进入下载的模板界面，如图1-27所示。

如果用户看了简介之后觉得不喜欢，可以退出继续选择其他主题，在“新建”窗格右侧中罗列了很多主题类别，并给出了主题类别个数，用户可以在其中浏览选择主题。

当然也可以不选择任何主题，在入门选项界面中单击“空白演示文稿”选项，可直接进入空白的PowerPoint工作界面。

退出PowerPoint 2016常见的方法有以下两种：

◆　如果当前只打开了一份演示文稿，单击PowerPoint 2016工作界面标题栏中的“关闭”按钮 ，即可关闭当前打开的文件并退出PowerPoint 2016。

◆　单击PowerPoint 2016工作界面顶端的最左侧中的“文件”选项卡，在其中单击“关闭”按钮，可退出PowerPoint 2016，如图1-28所示。

1.2.2　工作界面的介绍

在PowerPoint 2016操作界面中，所有工具都位于功能区内，并以更直观的方式对它们进行了组织，其具体组成如图1-29所示。

1.功能区

PowerPoint 2016中的功能区是一个动态的带状区域，由多个选项卡组成，每个选项卡下又集成了多个功能组，每个功能组中又包含了多个相关的按钮或选项。整个功能区嵌入在标题栏下固定的位置，这样便取代了以往PowerPoint中大部分有重复内容的菜单和工具栏的功能，如图1-30所示。

2.“文件”选项卡

与PowerPoint 2013中的“文件”选项卡相似，PowerPoint 2016中的“文件”选项卡集结了PowerPoint中最常规的设置选项及功能命令，较之PowerPoint 2010更加丰富，如图1-31所示。

3.选项卡

选项卡是操作PowerPoint 2016时经常提到的名词，PowerPoint 2016功能区中的选项卡可分为两大类，一类是常规选项卡，如图1-32所示。

另一类是“工具”选项卡，它又包含“图片工具格式”、“图表工具设计格式”、“绘图工具格式”、“表格工具设计布局”和“Smartart工具设计格式”等7种选项卡，如图1-33所示。

4.窗格

在PowerPoint 2016的操作过程中，会遇到很多窗格。在默认情况下，PowerPoint 2016的工作界面中没有显示任何窗格，只有在执行了相应的操作之后，窗格才会出现。如在演示文稿中插入图片后，单击“图片工具格式”选项卡“图片样式”功能组中的“对话框启动器”按钮，即可打开“设置图片格式”窗格，如图1-34（a）所示。

最常见的窗格有4种，分别为“设置图片格式”、“设置形状格式”、“批注”和“剪贴板”窗格，如图1-34所示。前3种窗格一般出现在工作界面的右侧，“剪贴板”窗格则出现在工作界面的左侧。

提示　Attention

剪贴板的小奥秘

在剪贴板中会出现最近剪切的信息，如文本、图片等。如在操作过程中，想要使用刚剪切过的信息，可直接在剪贴板中单击该对象。

5.迷你工具栏

制作幻灯片时文本格式的设置是最基本的，因此在PowerPoint 2016中除了可通过功能区设置文本的格式外，还可使用迷你工具栏来进行快速设置。

用户选择文本后，在鼠标光标附近会自动显出一个浮动工具栏，该工具栏被称为迷你工具栏，如图1-35所示，在其中选择相应的选项或单击对应的按钮即可快速设置文本格式，设置完后该迷你工具栏会自动消失。

1.2.3　界面状态的调整与自定义

PowerPoint 2016的人性化设计使用户可以根据自己的需要和使用习惯对界面的状态进行调整和自定义。

1.隐藏和折叠功能区

在默认情况下，功能区总是显示在标题栏的下方。若用户感觉该区域占据了显示区域，可在工作界面右上角单击“功能区显示选项”按钮，在其下拉列表中选择“自动隐藏功能区”选项将功能区隐藏，如图1-36（左）所示。此时工作界面呈现全屏显示状态，如图1-36（右）所示。

若要显示功能区可以将鼠标光标移至界面最上方，在显示的橘红色条状栏上单击即可，但它只是悬浮于工作界面上，单击该界面，功能区会自动隐藏。

有些用户可能觉得隐藏功能区后操作会不方便，这时也可将功能区进行折叠，只保留选项卡。用户在单击某选项卡后，其下的功能区才会显示出来，在编辑完后该区域又会自动消失。具体的设置方法有如下3种。

◆　在PowerPoint 2016功能区的任意位置右击，在弹出的快捷菜单中选择“折叠功能区”命令，如图1-37（左）所示。

◆　双击展开的选项卡可快速折叠功能区，如图1-37（右）所示。

◆　在工作界面右上角单击“功能区显示选项”按钮 ，在其下拉列表中选择“显示选项卡”选项，也可折叠功能区。

将折叠的功能区显示出来，只需双击任意常规选项卡或在“功能区显示选项”下拉列表中选择“显示选项卡和命令”选项，如图1-38所示。

2.自定义功能区

如果用户想要自己定义功能区，如增加、删减选项卡或选项，调换选项卡位置等操作，都可以在“自定义功能区”选项卡中进行。

下面以在“绘图工具格式”选项卡中新建“形状组合”功能组并向其中添加“拆分形状”、“剪除形状”、“联合形状”、“相交形状”和“组合形状”命令为例，介绍怎样自定义功能区，其具体操作如下。

操作演练：功能区的自定义

Step 01　选择“工具选项卡”选项

新建空白演示文稿，在功能区上右击，选择“自定义功能区”命令，在“自定义功能区”的下拉列表框中选择“工具选项卡”选项。

Step 02　新建组

在下方列表框的“绘图工具”组中选中“格式”复选框，并单击“新建组”按钮，在其中新建一个组。

Step 03　重命名组

单击“重命名”按钮，打开“重命名”对话框，在“显示名称”文本框中输入文本“形状组合”文本，并单击“确定”按钮。

Step 04　添加命令

在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”选项，在下面的列表框中选择“拆分形状”选项，单击“添加”按钮。

Step 05　添加其他命令

该命令将自动添加到新建的“形状组合”组中，在右边的列表框中继续选择并添加“剪除形状”、“联合形状”、“相交形状”、“组合形状”命令。

Step 06　移动命令位置

在右边的列表框中选择“拆分形状”选项，单击右侧的“下移”按钮，可以调整该命令在“形状组合”组中的位置，最后单击“确定”按钮即可。

在“绘图工具格式”选项卡中添加“形状组合”功能组及其命令后，在工作界面的前后变化如图1-39所示。

3.调整幻灯片窗格与备注窗格的大小

幻灯片窗格及备注窗格都紧临着幻灯片编辑窗格，它们之间都有一条分界线，按住鼠标左键不放拖动这些分界线即可调整它们的大小，如图1-40所示。

在默认情况下，工作界面是不会显示备注窗格的，需要通过设置将其显示出来，单击窗口下方的“备注”按钮后，备注窗格就会在工作界面中显示，定位文本插入点，可输入备注文字。

4.编辑幻灯片缩略图

幻灯片窗格中的幻灯片缩略图是可以在其中随意拖动位置的，也可以增加和删减幻灯片的缩略图，如图1-41所示。

5.调整视图模式

PowerPoint 2016为用户提供了6种视图模式，包括普通视图、幻灯片浏览视图、阅读视图、幻灯片放映视图、大纲视图和备注页视图，以满足用户不同的创作需求。

在默认情况下，“视图切换”按钮功能组中的按钮只包括前4种视图的按钮，单击“视图切换”按钮功能组中的任意按钮，即可切换到相应的视图模式下。下面来认识一下这6种视图模式及其特点。

◆　普通视图：普通视图是PowerPoint 2016的默认视图，启动PowerPoint 2016后将直接进入该视图模式。在该视图下调整幻灯片总体结构、编辑单张幻灯片中的内容以及在“备注”窗格中添加演讲者备注都非常方便。

◆　幻灯片浏览视图：单击 按钮切换到幻灯片浏览视图，在该视图下可以较方便地浏览整个演示文稿中各张幻灯片的整体效果，如图1-42所示，以决定是否要改变幻灯片的版式、设计模式和配色方案等，也可在该模式下排列、添加、复制或删除幻灯片，但不能编辑单张幻灯片的具体内容。

◆　阅读视图：单击 按钮，进入阅读视图。该模式用于查看演示文稿，以方便审阅，如图1-43所示。如果要更改演示文稿，可随时从阅读视图切换至其他视图。

◆　幻灯片放映视图：在该视图下可以查看演示文稿的放映效果，从而体验演示文稿中设置的动画和声音效果，并且能观察到每张幻灯片的切换动画。

◆　大纲视图：在“视图”选项卡中选择“大纲视图”选项，在大纲窗格中可以看到每张幻灯片的标题和文本内容，同时还会显示备注窗格，如图1-44所示。

◆　备注页视图：在“视图”选项卡中选择“备注页”选项，就可以查看每张幻灯片的整体效果与备注，在其中不能对幻灯片的内容进行编辑，此时的幻灯片就相当于一张图片，拥有图片的属性，可对其进行图片格式设置。在文本框中可以对备注进行编辑，如图1-45所示。