2.2 工作表内容的不规范操作
有没有碰到这些情况：好不容易请教别人学到了一个公式，但是用在自己的表中却发现返回的结果是错误的；明显两个表中都有同一个人，但是这个人的信息却引用不过来；明明表格中是数字，却不能进行运算；在应用筛选、排序、条件格式等功能时，总是不能顺利地得到想要的结果；请教别人函数公式时，他给你编辑的公式很长，末了还说一句如果格式改成什么样，还可以用更简短的某公式……有没有想过为什么会出现这些情况？表格内容的不规范，是影响数据处理的又一大因素。
2.2.1 空格的滥用
在两个字的名字中间加入空格与三个字的名字对齐、连续敲入空格代替居中、加入空格进行右对齐……这些是经常会见到的操作，尤其是加入空格对齐名字，甚至在输入内容过程中也会一不小心输入空格。我认为在Excel的操作中，空格是很少出现的，尤其是在数据源表格中，空格是绝对不能出现的。我们来看“张三”和“张三”，虽然他们是一个名字，但是在Excel中，空格也是一个字符，所以Excel判断“张三”和“张三”不是同一个人。
图2-19所示为要查找“武博”的实发工资，在M2单元格中输入公式“=VLOOKUP（L2，$B$2：$J$9，9，0）”，返回的结果为错误值#N/A。
图2-19 空格不规范应用事例
Excel是根据设定程序来判断信息的，它不像我们可以自动过滤一些错误信息，要想让Excel按我们的要求来“做事”，也必须符合它的一些“规则”。如果碰到数据源表格中有空格或其他人给你的数据中有空格，可以试试用查找替换将空格全部去除。
2.2.2 日期格式不规范
日期格式不规范，可以说是很多人常犯的错误，在前面也讲到了，Excel是按设定程序来判断信息的，它不能自动过滤一些错误信息。在Excel中表示年、月、日的日期格式，一般用“-”或者“/”做连接符时是正规的，其他的用“.”、“、”或者八位日期表达（如20140622）等都是不正规的用法，虽然日期格式中还有其他用法，但建议还是用这两种格式。而用“-”或者“/”做连接符的日期，可能还会有文本型日期格式，也是需要多加注意的。
在Excel表格中出现不规范的日期格式，无论是筛选、排序、数据透视表还是公式计算等，都会出现错误的信息，必须将这些不规范的格式规范后才能参与统计运算。图2-20所示为常用的正确和错误的日期格式。
图2-20 常用日期格式判断
想让所有人都按一个格式输入日期，可以培养所有人的操作意识、在表格中进行提醒、设置数据有效性对输入内容进行限定，无论表格内容是一个人输入还是多人输入，都将按同一格式进行输入。
2.2.3 数字格式不规范
在Excel中，数值分为文本型数字和数值型数字，文本型数字不能参与计算，因为它其实就是文本，只不过表现出来的是数字；数值型数字能参与各种计算。在输入过程中，很少出现文本型数字的情况，但从各种软件导出的数据中容易出现文本型数字。但凡事都有例外，有时会将设置文本格式的范围扩大、复制文本型数字到新的表格中，将文本型数字输入本应该输入数值型数字的单元格中，导致计算出现错误。图2-21所示为文本型数字和数值型数字参与计算的结果。
图2-21 文本型数字和数值型数字的区别
2.2.4 名称表达不统一
在输入内容时，不仅要让看表格的人能懂，还要让Excel明白，例如“北京大学”和“北大”、“大专”和“专科”等，我们认为是一样的内容，因为本科一个事物会有多种称呼，但这在Excel里是行不通的，必须内容完全一致，甚至是部分数据格式一致才能被它认为是同一内容。名称表达的不统一，对排序、筛选、公式引用、数据透视表等都造成不便，如在人事信息表中，有“大专”和“专科”两个名称，对学历排序时，发现输入“大专”的会排在一起，输入“专科”的会排在一起，还需要将“大专”和“专科”的汇总到一起才能显示专科学历人员的所有信息，如图2-22所示，同样筛选、公式引用、数据透视表等也会出现这样的问题。
图2-22 按学历排序筛选专科学历
避免名称表达不统一的出现，可以用数据有效性限定输入或制作下拉菜单限定输入，也可以做一个输入说明，让其他人输入时明白如何输入。
2.2.5 多类数据混用
数据源表格输入的是基础数据，同一类的数据输入一行或列中，不同类的数据要分行或分列存储，如统计劳动合同起止时间，用一列输入劳动合同开始时间，再用一列输入劳动合同结束时间，而不是用一列直接输入劳动合同开始时间和结束时间。Excel和Word不同，Word是文字处理，Excel是数据处理，如果劳动合同开始时间和结束时间放在一个单元格，统计员工签订劳动合同年限、续签劳动合同日期等都将很不方便，如图2-23所示。
图2-23 劳动合同起止时间统计错误应用
越是基础的数据，就越能统计更多的信息，对统计数据每个人都有自己的想法和思路，或者不同时间有不同的数据需求，但是统计最基础的数据，无论怎样的想法、思路或需求，都可以依据数据源表格得到自己想要的数据。所以不同类别的数据不能保存在一个单元格中，分解成最基础的数据存储才是硬道理。
2.2.6 批注的不正确应用
批注是对单元格进行注释，批注是给单元格提供更多有用的信息，但往往会用批注输入一些特定的内容或者工作表中没有的项目。批注是不能参加数据计算的，批注应用范围的扩大化，让有的人将批注当作单元格来用，随着批注越来越多，我们根本没有那么多精力去看那些批注，而且要统计批注里的内容时才发现工作量很大。
如图2-24所示，在设计人事信息表时，没有考虑统计员工技术职称这一项，统计时为了不破坏原来的表格结构，在姓名单元格中对技术职称进行了批注。我们要统计所有工程师职称证书时，才发现这是一个很大的工作量，而且也没有证书取得时间和专业，如果员工想申报更高一级的技术职称时，需要他自己注意时间。人力资源部门在此项工作中并没有起到引导员工技能提升、考取各类证书的作用。
图2-24 插入批注的人事信息表
批注被应用得太广泛，不可能一一举例说明，在数据源表格中尽量少用或者不用批注，用的时候也要注意是用它来进行注释的，而不是存储一些信息。