2.3 管理文件及文件夹
日常办公工作中有许多来往的公文——我们称之为“文件”，通常为了管理方便，会将相关的文件归类存放在一起或装订成册——称之为“文件夹”。同样的道理，计算机中存放的信息是以文件的形式展现在我们面前的，也需要将相关的文件整理后存放在文件夹中，以便于管理。那么如何在计算机中命名文件和文件夹，如何管理计算机中的文件和文件夹，并能快速查找到需要的信息等，这就是本任务所要完成的目标。
任务描述
在本任务中，使用上节所创建的用户账户登录计算机，对计算机中的信息资源进行整合，将工作所需文件放入“Work”文件夹中，将个人的部分文件搜索出来分为两类分别存放在“Music”文件夹、“Picture”文件夹中，再将这两个文件夹放入“Personal”文件夹中，同时更改文件或文件夹的属性实现隐藏等功能。
任务分析
为了顺利地完成本任务，首先从识别计算机中存放的文件类型和方式入手，在创建文件及文件夹之前熟悉其命名规则，并能够利用Windows 7搜索功能快速找到所需的文件或文件夹。
任务分解
本任务可以分解为以下4个子任务。
子任务1：认识文件及文件夹。
子任务2：创建文件及文件夹。
子任务3：设置文件及文件夹属性。
子任务4：搜索文件及文件夹。
任务实施
2.3.1 认识文件及文件夹
1．文件及文件夹
（1）文件名的组成。文件是计算机中信息的集合，需要以文件名来标识。文件名可以由字母、数字、字符组成，其格式为“文件名．扩展名”，文件名与扩展名之间以“.”隔开。
（2）文件名的命名规则。
① 文件名可以包含空格，但不能含有以下字符：\ / : * ? “ < > |。
② 文件名不区分大小写，如aaa.txt与AAA.TXT表示同一个文件。
（3）文件夹。文件夹是文件的集合，其命名规则与文件基本相同，只是文件夹没有扩展名。操作系统安装完成后，默认情况下系统会将部分文件存放在指定的文件夹中，如图2.58所示。
图2.58 系统中的文件夹
① 系统文件夹（Windows）：用于存放系统配置、计算机设备驱动程序、系统自带应用程序等文件。
② 个人用户配置文件夹（用户）：用于存放个性化设置相关的个人用户配置文件等。
③ 应用程序文件夹（Program Files）：默认情况下系统会将用户安装的应用程序存放在此文件夹中，当然用户可以根据自己的需要，将应用程序存放到其他位置。
技巧与提示
● 图2.58所示的文件夹存放在系统的根目录中，重新格式化磁盘分区时将会被全部删除。
● 通常情况个人文件及文件夹应存放在与操作系统不同的分区。
（4）常见的文件类型。
① 扩展名为“.exe”的文件，是可执行的应用程序文件，可以直接运行。
② 扩展名为“.sys”的文件，是系统文件。
③ 扩展名为“.ini”的文件，是配置文件。
④ 扩展名为“.jpg”、“.bmp”、“.gif”等文件是图形图像文件。
2．查看文件及文件夹的方式
查看文件及文件夹的方式有很多种，具体操作过程如下。
步骤1 打开文件或文件夹所在窗口。
步骤2 空白处右键单击窗口的“查看”菜单，选择“大图标”查看方式，如图2.59所示，则文件与文件夹会以大图标的形式显示，而不显示其他信息。
图2.59 查看文件及文件夹的方式
技巧与提示
查看方式一共有8种，不同的查看方式显示出文件和文件夹不同的信息，可以根据需要选择，如选择“查看”方式为“详细信息”，如图2.60所示，将会显示文件的大小、类型、创建或修改的日期等详细信息。
图2.60 显示文件及文件夹的详细信息
可以单击文件列表上方的“名称”、“大小”、“类型”、“修改日期”等项目，就可以分别按“名称”、“大小”、“类型”、“修改日期”递增或递减的顺序排列。
3．显示或隐藏文件的扩展名
系统中文件的扩展名是可以隐藏起来的，方法如下。
步骤1 打开“计算机”，选择菜单中的“工具”→“文件夹选项”命令，如图2.61和图2.62所示。
图2.61 选择“工具”菜单
图2.62 选择“文件夹选项”命令
步骤2 在弹出的“文件夹选项”对话框中，选择“查看”选项卡，如图2.63所示。
图2.63 设置“隐藏已知文件类型的扩展名”
步骤3 在“高级设置”列表中，如果需要“隐藏已知文件类型的扩展名”，请选择“√”；如果不需要“隐藏已知文件类型的扩展名”，请去掉“√”。
2.3.2 创建文件及文件夹
使用上一节所创建的用户名登录计算机，开始整理计算机中的文件及文件夹，在此需要创建4个文件夹，分别是“Work”、“Personal”、“Music”、“Picture”，具体过程如下。
1．创建文件夹
在D盘中创建一个名为“Work”的文件夹，操作步骤如下。
步骤1 打开“计算机”，双击D盘。
步骤2 使用下面方法之一，可以创建文件夹。
方法1 在工具栏上选择“新建文件夹”命令，即创建了一个名为“新建文件夹”的文件夹，如图2.64所示。
图2.64 使用工具栏新建文件夹
方法2 在D盘的任意空白处右击，在弹出的快捷菜单中选择“新建”→“文件夹”命令，即创建了一个名为“新建文件夹”的文件夹，如图2.65所示。
图2.65 使用快捷菜单新建文件夹
步骤3 选中“新建文件夹”图标右击，在弹出的快捷菜单中，选择“重命名”命令，将文件夹名称更名为“Work”，如图2.66所示。
图2.66 重命名文件夹
步骤4 以同样的方式创建“Personal”、“Music”、“Picture”文件夹。
2．创建常见文件
创建文件的方式很多，可以在运行的应用程序中，利用“文件”→“新建”命令来创建文件，例如，利用Microsoft Word可以创建Word文档，利用Microsoft Excel可以创建Excel文档等，这是本书后面章节所要讲述的内容。在此只介绍在Windows操作系统中创建一些常见文件的方法，例如在前面建立的“Work”文件夹中创建一个命名为“mytxt.txt”的文本文档。
步骤1 打开“Work”文件夹。
步骤2 空白处右键单击，选择“新建”→“文本文档”命令，即创建了一个名为“新建文本文档”的文件，如图2.67所示。
图2.67 创建文本文档
步骤3 更改“新建 文本文档”名为“mytxt.txt”，如图2.68所示。
图2.68 创建的文件
技巧与提示
● 在图2.68所示的文本文档名显示为“mytxt”，是因为隐藏了文件的扩展名。
● 与创建文件夹的方法相同，在“Work”文件夹中的空白处，同样可以使用右键快捷菜单的“新建”命令完成文件的创建。
3．创建文件的快捷方式
在系统中，可以为某一个文件在不同目录中创建快捷方式，使其目标均指向同一个文件。在此创建“mytxt.txt”快捷方式，操作过程如下。
步骤1 选中文件“mytxt.txt”。
步骤2 选择“文件”菜单或“右键快捷菜单”中的“创建快捷方式”命令，完成文件的快捷方式创建，如图2.69所示。
图2.69 文件的快捷方式
技巧与提示
在同一文件夹中创建快捷方式时，选中源文件，按住鼠标左键的同时拖动鼠标离开源文件，即可完成操作。
2.3.3 设置文件及文件夹属性
1．设置文件及文件夹为只读方式
为了保护文件或文件夹不被其他用户修改，但允许其他用户阅读，可以在系统中设置文件或文件夹为“只读”方式。在此将“Personal”文件夹中的“Picture”文件夹设置为只读方式。
步骤1 选中文件夹“Picture”，右击，选择快捷菜单中的“属性”命令。
步骤2 在弹出的“属性”对话框中，选中“只读”复选项，如图2.70所示。
步骤3 单击“确定”或者“应用”按钮，完成设置。
技巧与提示
使用同样的方法可以将文件设置为“只读”方式。
2．隐藏文件及文件夹
在系统中，有时为了保护一些文件或文件夹不被其他用户阅读，可以在系统中将文件或文件夹暂时隐藏起来。在此将“Work”文件夹设置为隐藏，方法如下。
步骤1 选中文件夹“Work”，右击，选择快捷菜单中的“属性”命令。
步骤2 在弹出的“属性”对话框中，设置“隐藏”或“只读”属性，如图2.70所示。
步骤3 在文件夹窗口菜单中选项“组织”→“文件夹和搜索选项”命令，如图2.61和图2.62所示。
步骤4 在“文件夹选项”对话框中的“查看”选项卡中，选中“隐藏文件和文件夹”下的“不显示隐藏的文件和文件夹”单选项，如图2.63所示。
一般情况下计算机中有许多文件及文件夹，经常会出现想查找某个文件，但记不清存放在哪个磁盘或文件夹中，或者记不清它的全名等情况，这些都可以利用Windows 7提供的“搜索”功能来解决。
图2.70 设置文件夹属性
根据本次工作任务整理计算机资源的要求，将工作所需文件放入“Work”文件夹中，将个人的部分文件整理分类存放于“Music”和“Picture”文件夹中，具体实现过程如下。
1．查找文件
查找D盘中的“病毒特征．doc”文件并将其存放在“Work”文件夹中。
步骤1 打开“计算机”，双击D盘图标打开D盘，如图2.71所示。
图2.71 打开D盘
步骤2 在搜索区输入“病毒特征．doc”，按<Enter>键，得到搜索结果如图2.72所示。
图2.72 搜索结果
步骤3 选中文件，复制“病毒特征．doc”文件到“Work”文件中。
2．使用通配符搜索文件
如果只知道所要查找的文件的部分文件名，可以在部分文件名前、后加上通配符“*”，以方便快速搜索。在这里是要查找D盘中的所有mp3文件，将其存放在“Music”文件夹中，知道扩展名为“.mp3”，只需在文件名处输入通配符“*”，具体操作过程如下。
步骤1 在搜索区输入部分文件名“*.mp3”，在“在这里寻找”处选择D盘。
步骤2 按<Enter>键或单击“搜索”按钮，即完成操作，将在窗口的右边栏目中可以看到搜索结果，如图2.73所示。
图2.73 搜索结果
步骤3 将窗口右边栏目中的所有mp3文件全部复制到E盘的文件夹“Personal”→“Music”中。
技巧与提示
还可以输入部分文件名加上通配符“*”等以缩小搜索范围，如“s*.mp3”可以搜索出文件名以“s”开头的mp3文件。
合理设置个人文件夹，就能管理好个人资源，并方便查找和工作。
举一反三
任务 管理你的个人资源。
任务描述
（1）在工作盘（在此假设为D盘），创建以你的名字命名的个人文件夹“×× Personal”。
（2）在“×× Personal”中建立一个名为NO.1的文件夹（用于存放Word文档）和一个名为NO.2的文件夹（用于存放Excel工作簿）。
（3）将NO.1文件夹更名为“Wdoc”, NO.2改名为“Edoc”。
（4）搜索计算机中的所有Word文档，复制到“Wdoc”中；搜索计算机中的所有Excel工作簿，复制到“Edoc”中。
能力拓展
任务 设计个人计算机文件和文件夹的管理方案。
任务描述 为了管理好工作和个人的资源，在此设计一个文件和文件夹的管理方案，根据方案完成对系统中的文件和文件夹的管理。
任务分析 要完成某项任务，为此项任务设计一个方案，是工作过程中经常遇到的。在设计本方案时要考虑到系统的易还原性，减小灾难性破坏后的损失，同一操作系统下多用户的文件安全性管理等方面的需要。基于以上分析，通常可以将磁盘分成3个或3个以上分区，如分为C盘、D盘、E盘等，将操作系统与不需要安装的应用程序以及个人文档等安装在不同的分区内，以便操作系统损坏时，可以只重新安装操作系统和需要安装的应用程序，而不影响其他分区中的数据信息。
建议方案
（1）将操作系统和需要安装的应用程序安装在一个分区，如C盘。
（2）将不需要安装的应用程序（目前常提到的绿色软件）存放在与操作系统不同的分区，如D盘。
（3）将个人文档和备份文档存放另外的分区，如E盘，并根据其用处分门别类地存放在不同文件夹中。
（4）建议在多用户使用的计算机中，将个人重要数据设置为只读方式。
（5）将个人文件夹（如在E盘中的需要保密的个人文件及文件夹）设置为隐藏，并加密保护。
（6）建议在操作文件及文件夹时尽量使用“资源管理器”工具。