第一章
协商会议的类型和规则体系
§1．协商会议
协商会议的特征
“协商会议”（deliberative assembly）泛指采用“通用议事规则”来运作的会议组织。它具有如下特征：
● 它是一个由人组成的集体；它有权通过自由充分的讨论，以整个会议组织的名义，自主地决定一致的行动。
● 它的会议要在“共同的场所”进行，或在等同于“共同的场所”的条件下进行，即所有人都有机会实时地参与相互的口头交流。(1)
● 它的成员——指有资格加入的人——在会议组织中通常可以根据自己的判断采取自由的行动。
● 在任何一项决定中，每位在场成员的观点都拥有相同的权重，并且通过投票／表决的方式表达；如果其投票属于多数方，则该成员为此决定（通过或否决）承担直接的个人责任。
● 即使成员表达的意见与会议组织的决定不同，也并不意味着该成员希望退出会议组织，会议组织也无权以此为理由要求该成员退出。
● 如果有成员缺席——无论是立法机构还是一般的组织，缺席都是很难避免的——出席的成员可以代表全体成员做决定，但必须满足会议组织指定的相关条件（例如，必须满足“法定人数”［quorum of members］，请参阅第21页，以及第40节）。
原则上，本书的规则是针对那些满足以上所有条件的会议组织而制定的。当然，对于那些具有协商性质但只部分满足上述条件的会议组织，本书的规则和惯例也可在不同程度上适用。
需要对“会议”这个词特别注意，在中文里，它既可以指开会的主体，即人的集合或组织本身，也可以指开会这一事件和行为。而在英文里面，“assembly”是指开会的主体，“meeting”是指开会这一事件和行为。虽然实际应用的时候，二者常常可以互换——例如“公众集会”（mass meeting）是描述会议主体的，但它的英文用了“meeting”这个词——但还是应该注意分辨具体指的是主体还是事件行为。在本书中，“assembly”翻译成“会议组织”、“组织”或“会议”，“meeting”就直接翻译成“会议”。还要注意“一场会议”和“一次会议”的区别，英文里面“一场会议”用“meeting”这个词，而“一次会议”用“session”。具体的定义请参阅第8节。一次会议可以大概地定义为会议组织处理事务的一个完整过程，一般要由一场或者若干场会议组成。
根据前面的定义，会议组织的“成员”（member）是指有权参与会议组织事务的人。根据第3、4节的具体说明，这些权利包括“出席权”、“动议权”、“辩论权”、“表决权”等。除非经过“纪律惩戒程序”（disciplinary proceedings），否则不可以剥夺任何成员个体的上述基本权利，或任何与成员资格相伴而来的其他权利，例如“提名权”或给出某个动议的“事先告知”（give previous notice of a motion）的权利。有些组织对成员资格进行了分级，那么有些级别的成员就只拥有部分的权利。在本书中，除非特别声明，“成员”（member）一词指的是享有充分权利的人，有时还可以用“有表决权成员”（voting member）来明确和强调，即“有表决权”就一定有其他所有权利。
即使一个会议组织没有制定任何成文规则，通常也认为它仍然受“通用议事规则”（general/common parliamentary law）的约束（如“导言”中描述的那样）。当然，这是在组织内部对“通用议事规则”的具体条款有共识的情况下。不过大多数会议组织都有成文规则，且分为若干级别，有的由组织自身制定，有的由组织的上级机构制定。这些规则，有些阐述了组织的宗旨和使命，有些是对“通用议事规则”的诠释或补充，有些则规定了议事规则之外的其他事情。第2节介绍了一般情况下这种规则体系的构成，以及本书的规则在这样的体系中所处的地位。除了通用议事规则和组织自己制定的特别议事规则，组织的行为还受到其所在地方、州或者国家的法律法规的约束，并且这些法律法规有更高的效力。(2)
在协商会议中，形成决定的基本原则是：一个动议必须得到“过半数表决”（majority vote）才能成为会议组织的决定或行动，也就是说在一次例行会议或合规召开的临时会议（请参阅400—401页）上，一半以上“出席且投票”（present and voting）的成员明确表示赞成，并对此行为负责。还有一些情况下，形成决议需要更高的表决额度，例如（a）法律规定的；（b）会议组织根据自己的情况特别规定的；（c）在有些情况下，“过半数表决”有可能导致“少数方”（minority）、缺席者或成员中某一群体的权益受到侵害，因此，通用议事规则规定了更高的表决额度。对于上述这些情况，通常要采用“三分之二表决”（two-thirds vote），也就是说至少有三分之二“出席且投票”的成员明确表示赞成。
在一些情况下，不管使用的是哪一种表决额度，都还要求“事先告知”（previous notice）。就是说对于本场会议将要进行讨论的议题，应该在上一场会议上或者本场会议的召集函中进行言简意赅的描述（请参阅第121—124页）。“召集函”（the call of a meeting），是即将召开的下一场会议的书面通知，写明时间地点等信息，以信件或其他方式，在适当的时间提前传达给组织的全体成员。
有关表决额度的规定在第44节有详细的描述，例如“全体成员的过半数表决”（majority of the entire membership），就是指全体成员的过半数。
无论何时，只要规则中提到表决额度，例如过半数、三分之二等，表决要想生效，必须有一个前提，就是出席会议的人数必须达到一定的要求，这个所谓的最少人数就是“法定人数”（quorum）（请参阅第21页以及第40节）；在“法定人数”不足时，只能对组织章程所允许的个别程序性动作（procedural actions）做出有效力的决定。
协商会议的类型
根据在议事规则上的不同特征，协商会议可以分为五种主要类型：（1）公众集会（mass meeting）；（2）固定组织的会议（assembly of an organized society），特别是指其最基层组织的会议；（3）代表大会（convention）；（4）立法机构（legislative body）；（5）董事会（board）。下面分别简要描述。
【公众集会】
原则上讲，“公众集会”（mass meeting）是形式上最简单的协商会议，但并不是最常见的。公众集会一般没有固定的组织机构，由发起者来定义会议的主题和立场。任何对这些主题和立场有兴趣的人都可以参加，目的是决定并实施共同的行动。基于这种模式，有时需要接连开几场会议才能达成目标，就可以把这几场会议称为一次会议（session）。举例来说，与会者可以是某一政党的拥护者，或者是某城市中所有拥有房屋产权的人、所有反对某一增税政策的人，等等。必要的话可以限制只有相关的人才可出席。而一旦出席，每个人都有权以会议成员的身份参与议事，但一般要以在总体上支持发起方所宣称的立场为前提。
还要注意，虽然公众集会一般希望有大量的人出席，但这并不是必要条件。构建一个社团的过程，开始就是以公众集会的形式，通过几场会议，社团组织正式建立，之后的会议就不再是公众集会了。
公众集会在第53节有更深入的讨论。
【固定组织的基层会议】
“固定组织的基层会议”(3)（the local assembly of an organized society）是最常见的会议形式。一般是有固定组织机构的社团，比如说一个本地的俱乐部，或是一个社团的本地分支机构所召开的会议。这里要强调“基层”的概念：如果是一个本身规模不大的本地组织，那么这类会议可以指它的全体会议；如果是规模较大、有总部又有分支机构、还可能跨不同地域的组织，那么这类会议不是指其全体会议，而是指其基层组织的会议，但这里的“基层”泛指“局部的”，并不一定是最底层的，主要是跟下面要讲到的“代表大会”相区别的。对于这样的“基层组织”来说，这类会议拥有最高权力，代表其全体成员的利益（除非组织章程或其他根本文件中有不同的规定）。这类组织的成员必须在成员名册上作为“有效的”（in good standing）(4)“有表决权成员”（voting members）登记后才有正式的资格。这类组织的章程中一般规定组织应定期召开会议（请参阅第12—15页），如每周、每月、每季度甚至每年；还应规定召开“临时会议”所需要的条件和程序（请参阅第91—93页）。这类组织的每一场会议一般都单独构成了一次会议（请参阅第8节），一般不用分成几场会议完成一次会议的任务。
【代表大会】
“代表大会”（convention）是由“代表”（delegates）组成的会议组织（但不包括“立法机构”），一般是针对由很多“成员单位”（constituent units）组成或者拥有很多“分支机构”（subdivisions）的一个更大的组织或人群而言的，是指由各成员单位或分支机构选出的“代表”共同参加，并以这个更大的组织或人群的名义举行并做出决策的会议。一般每次代表大会（session）的代表都只对这一次大会有效，下次大会要重新推选，因而代表大会具有一定程度的临时性，这一点是与立法机构有区别。“立法机构”（public lawmaking body）虽然也由代表组成，但却是“固定的”（permanently established）。
最常见的代表大会就是那些州或者全国规模的社团召集各地分部推选的代表参加的年会或者双年会。有时也会为了组建一个协会或者联盟而召集代表大会；或者，类似公众集会，代表大会也可用来将各相关方以及各相关组织的代表召集起来共同应对某一问题。一次（session）代表大会的时间一般不会超过一周。但原则上长度并没有限制，例如，起草一部新的州宪法所召开的制宪会议，就可能长达几周甚至数月。
代表大会的成员需要以适当形式的“证明文件”（credential）证明其代表资格。“资格审查委员会”（Credentials Committee）必须对此进行核准并向大会报告。代表大会中的“全体成员的过半数表决”中的“全体成员”就是指代表大会成员名册记录的全体“有表决权成员”（请参阅第403—404页和第617页）。
一次代表大会的结束通常也意味着会议主体的解散。一年或者两年之后下一次代表大会开幕时，将是一个新的会议主体。
代表大会在第58、59和60节深入讨论。
【立法机构】
“立法机构”（the legislative body）一般是指国会或者州议会，是依据宪法设立的、由选民选举产生并有固定任期的议员组成的立法机构。这样的立法机构通常（但不是必须）由两部分会议组织构成，称为“院”（house）。立法机构的一次会议可能持续数月，并且每个工作日都有会议。参加会议本身就是这些议员的全职工作，而且是带薪的工作，所以可以依法强制他们出席会议。
一般来说，各州议会或国会都有各自完善的议事规则体系，以及相应的“解释”（interpretations）和“先例”（precedents），所以某个特定的立法院的具体规则只有在他们自己的成员手册（manual）里面才能准确地找到。
但还应该注意，有一些规模比较小的公共机构，它们具备一定的立法职能，却不是完整意义上的立法机构，反而更接近“董事会”（board）或者固定组织的会议（the assembly of a society），比如“市议会”（city council）就是如此。市议会每周或者每月召开一次，且市议会的议员在他们提供公共服务的任期内仍然继续他们原本各自的全职工作。
【董事会】
“董事会”（board）(5)在一般意义上讲，是泛指具备某种行政（administrative）、管理（managerial）或“准司法”（quasi-judicial）权力的会议。它的成员既可以是选举产生的，也可以是由某更高的权力机关指派的。董事会与其他几种主要类型的协商会议有如下区别：
（a）董事会通常比其他类型的协商会议规模要小；
（b）无论董事会是否完全独立运作，它的权力和责任都是由自身之外的、更高的权力机关所委托或授予的。
依照具体情况，董事会有很多不同的形式，例如：
有些董事会是由国家、州或基层政府指派的、代表政府行使特定功能的机构。例如村议会（a village board），其运作方式非常类似于市议会；还有教育委员会（a board of education）、考试委员会（a board of examiners）等。对于非股份制的企业或社团，比如大学或者基金，如果没有或难以确定哪个会议机构或者哪个人群构成有表决权的全体成员，那么董事会就是其最高治理机关（the supreme governing body）。这里董事会的成员都可以叫做“董事”(6)。类似的，对于股份制的企业，虽然“董事会”（the board of directors）是由一年一次的股东大会选举产生的，但董事会才是企业经营管理的最高权力机构（the highest authority）。与此相反，对于有固定组织结构、有全体成员大会的社团来说，董事会是全体成员大会的下属机构。全体成员会议通过董事会执行组织职能，贯彻组织决议。第49节详细讨论董事会。
委员会或小董事会议事规则的灵活应用
必须要注意区分“董事会”（board）和“委员会”（committee），以便理解后续的内容。董事会无论规模大小，都是一种类型的协商会议，这在前面刚刚说过。相反，委员会一般是指相对规模很小的机构，从属于一个大会，只能向上级机构汇报，并没有可独立行使的权力，因而“委员会”不是完整意义上的、独立的协商会议。这里要说的是，规模较大的董事会可以采用跟其他类型的协商会议同样的议事规则。规模较小的董事会以及委员会，大多数议事规则仍然适用，但可以适当地修改规则，允许更多的灵活性而放弃一定的正式性。在本书中，如果说一条规则适用于“小董事会”，那么通常这些会议的规模应不超过十二个人（a dozen persons）。当然，这也可以视情况而定。在第49节和第50节我们还会深入讨论二者的区别。