1.2　电子资源规范采购实施中的主要挑战

1.2.1　电子资源采购与实体资源采购的不同

自图书馆出现至21世纪初，纸质图书、期刊、报纸等实体资源一直是各类图书馆收藏和管理的核心内容，这些实体资源的采购虽然在具体管理过程中有所区别，但一般都经历了采购馆员的资源审核和选择、将选择的资源整理成订单发送给资源供应商、依据订单签订合同并支付费用、资源供应商运送资源到图书馆、图书馆进行验收、编目馆员进行描述、附件加工馆员进行加工、典藏馆员进行典藏、分配到流通部门上架流通等一系列工作流程，而且经过上百年的发展，这些工作流程经过不断优化也已经发展得非常成熟。后来出现的音视频资源等实体资源，也仿照纸质资源流程进行管理。这个工作流程大多已经被固化到传统的图书馆集成管理系统中，以流程驱动的形式，协助馆员完成相关的工作。系统协助实现的还有订单的跟踪、编制预算和预算保留、付款登记、编目、审核、登记财产目录等工作。图书馆集成管理系统也非常适合这种工作流程管理，当资源接收或某个流程环节超时时，系统会自动跟踪到这一状况，并自动向相关馆员发出提醒。图书馆资源建设部门的岗位及人员也大体按照这样一个流程需要进行设置，不管在馆员的物理空间，还是在馆员业务活动的虚拟电子空间，相关馆员熟知自己的角色和责任，工作内容比较明确，工作流程基本固化，流程衔接都非常顺畅。

电子资源是信息技术发展的产物，它的产生、发展和广泛应用给人们收集、存储和利用信息提供了极大的便利。与纸质图书、期刊、报纸等实体资源相比，电子资源具有使用灵活、不受时空限制、检索速度快、传递速度快、支持多用户同时使用、可以直接定位到资源全文等诸多优点。电子资源的出现使图书馆服务在很多方面都得到了提升。^[13]电子资源的管理有着很大的不同^[14]，比如：电子资源管理一般都有许可过程，而实体资源没有；电子资源采购之前多有试用环节，而实体资源没有；电子资源在服务过程中存在激活和解除动作，而实体资源采购后除损毁和剔旧外能够一直提供相应服务；电子资源服务过程一般都利用IP地址等限制使用范围，而实体资源一般不需要对用户使用范围进行限制；实体资源采购后内容一般是静止不变的，而电子资源采购后还会出现供应商改变、内容增加或减少之类的动态调整；实体资源购买后一般就是永久性拥有，而电子资源一般都有使用期限；电子资源在接受和处理过程上与实体资源有本质上的不同，在后续维护、物理存储等方面与实体资源也有诸多不同。具体到采购环节，不同的电子资源可能涉及的使用期限不同、购买模式不同、采购流程不同、价格模式不同、版权控制方式不同、因资源统计标准不同而造成评估方法不同等，其采购的复杂程度远高于实体资源，但不论是国内还是国外的图书馆，电子资源采购和管理的岗位职责、人员配备都不像实体资源采购管理中所涉及的岗位和人员配备那样清晰，电子资源采购管理中也就产生了很多非常令人注意的问题。

1.2.2　电子资源规范采购实施中遇到的主要挑战

虽然当前很多图书馆电子资源总量已经超出了纸质资源总量，电子资源经费超出了纸质资源经费，电子资源利用率也远超纸质资源的利用率，但是相当多的图书馆对电子资源采购和管理给予的重视仍旧严重不足^[15]，一名电子资源馆员管理或者由其他采访馆员兼管电子资源采购的情形还比比皆是，电子资源尚未像纸质资源采购和管理那样细致地划分岗位，电子资源管理还处于手工和半手工管理的状态，主要利用Excel表格或文件夹登记与保存电子资源的采购信息，也尚未建立纸质资源采购与管理那样健全的发展规划和规章制度，电子资源采购规范程度还非常弱，具体实施中遇到的挑战主要来源于如下四个方面。

①采购涉及主体的复杂性。电子资源采购涉及主体主要体现在：（a）参与决策主体的复杂性。规范的电子资源采购需要馆内不同部门之间员工的高效合作，资源建设部门需要结合本馆馆藏发展规划和政策、用户需求、资源与其他资源重合率、资源质量、经费预算及使用情况等判断是否需要购买；技术服务部门需要根据本馆已有硬件情况、与该资源可能相关的应用系统（比如资源管理系统、集成管理系统、资源发现系统、资源利用统计系统等）情况判断该资源是否存在技术兼容、远程访问可用性及速度的问题；信息服务部门则需要结合用户利用习惯判断资源使用便利性方面的问题及其所涉及的培训问题。各部门一起判断资源购买的并发用户数量、是否允许资源进行馆际互借和文献传递等方面的问题。如果该电子资源是采用联合采购的方式，则还要协调不同馆之间决策主体的协商合作。（b）资源提供商的复杂性。虽然纸质资源采购也会涉及众多的出版社，但是随着中间联采提供书商（比如新华书店、教图公司、中图公司等）的蓬勃发展，图书馆实际上跟具体出版社接触的机会大大减少，主要跟经过政府招标采购确定的几家提供商联系，资源提供商相对简单；但电子资源提供商却与之不同，只有部分提供商代理多个海外比较小众的数据库，大部分电子资源数据库提供商都与图书馆单独开展工作，而每个数据库提供商的定价模式、许可条件等方面的情况又有很大的不同，当图书馆电子资源馆员面对数百个数据库提供商时，工作处理的复杂性和工作强度就可想而知了。

②采购流程的复杂性。从工作流程上来看，电子资源采购大都要经过推荐或寻访、预选、询价、试用、评估、签订合同购买、开通和提供服务、宣传推广、维护、资源利用评估、续订或停订等诸多环节，其流程非常复杂。电子资源采购的模式则有单馆采购、集团采购、联盟采购、政府招标、PDA采购等多种方式，不同方式电子资源采购的具体流程差别很大，电子资源订购模式的不同加剧了采购流程的复杂性。在具体的电子资源采购中，电子资源在整个生命周期管理中并非静态不变，而是随时有可能进行动态调整，比如电子资源内容变化，供应商因合并退出变迁发生变化，采访模式由单馆购买转变为集团采购，电子资源使用过程因版权、技术等原因发生的暂停服务等。在这个过程中，规范记录资源推荐人及采购过程、购买模式、试用期、使用期限、用户名及密码、使用许可条款、资源价格、使用效果评估、有无替代产品、服务方式、供应商商务和技术维护联系人信息、合同及相关文档、资源的更新和动态变化等信息是一个非常烦琐的过程。电子资源数量多了以后，方便准确检索的相关信息也非常复杂。虽然绝大多数馆员都认为编制电子资源管理工作流程非常必要，因为编制的工作流程可以确保电子资源管理馆员确切知道还有哪些工作需要开展，规定过程中的每个步骤是否都被完成，也方便按照流程分配相关工作给其他馆员，但是相当多的图书馆因为工作流程的复杂性并没有为此制定工作流程。这个过程如果没有相关系统提供支持，管理的难度则更大。

③采购资源质量及评估的复杂性。与纸质资源相对单一相比，电子资源更多的是以一种资源集合的形式出现，而不同提供商同类电子资源数据库之间在内容上极有可能有非常高的重复率，部分提供商为了降低这种重复的比例，在元数据上进行一定处理。采购电子资源需要快速高效地判断这种重复，并将这种重复度在电子资源决策中加以考察。因此，电子资源采购时，不能单纯从资源量上去考评，资源质量评估的复杂性要远大于纸质资源。电子资源是动态调整的，尤其是那些购买访问权的电子数据库资源，资源内容可能会随着时间的变化而发生变化，这就需要选择者定期对资源进行审查。这项工作需要不断地重复评估过程，需要耗费大量的时间和精力，这是资源质量评估复杂性高的另一个表现。另外，目前大多数电子资源都没有永久访问权，大都在许可权限控制下有使用期限，当使用期限结束时，就会面对继续订购还是停订的问题，而停订就会丧失对该资源的访问权，需要非常慎重，此时关于是否需要续订的质量评估要考虑更多因素。评估要解决的是电子资源的成本、资源的权威性及资源供应商的可靠性问题。传统纸质资源，评估时会考虑资源作者的情况、作品的流通情况、目标用户情况、出版商的知名度、资源的准确性及用户需求，会利用引文分析、用户调查等方法进行判断；电子资源质量评估除了这些因素以外，还要考虑诸如资源覆盖情况、内容访问的便捷程度和可靠性、资源使用界面的功能、资源查找能力、技术支撑维护能力、采购模式、定价方法、许可协议等方面的因素，评估过程和考虑因素都比较复杂，这都给电子资源采购中电子资源的有效质量评估带来了非常大的挑战。

④电子资源采购风险及控制的复杂性。与纸质资源相比，单个电子资源数据库购买一般要耗费很高的成本，一个数据库售价少则数万元，多则数十万元，甚至上百万元，而且一旦购买，除非极特殊情况，一般都会持续订购。在图书馆经费增长有限，甚至大幅降低而电子资源采购成本持续攀升的情况下，维护已有的电子资源采购量就可能意味着其他资源购买力的削减，更不用说增加电子资源的采购量，这些被削减的资源处理不好则有可能影响馆藏的长期稳定，也会引起相关用户的不满。由于图书馆采购的电子资源缺少完善的退出机制，在经费有限的情况下，质量不佳或利用不佳的电子资源数据库不退出，还会影响其他电子资源的采购。电子资源采购的高成本所带来的经济风险要求电子资源采购和选择时要格外慎重。也正因为电子资源采购的高成本状况，采购中还需要预防各种采购违规操作和贪腐问题，资源供应商本身的职业操守和可靠性也会带来决策的经济风险。与经济风险相关，还有采购中的价格风险。由于电子资源提供商的定价模式非常复杂，既有固定价格，也有基于并发用户数或者用户群规模等定价方式，而且与每个图书馆关于价格的谈判多为商业秘密，资源采购馆员及资源采购决策团队对电子资源采购价格的预期、对定价模式的理解、对其他图书馆定价情况的了解程度以及对谈判技巧的掌握程度等都会为电子资源采购带来价格上的风险。成长于非营利机构的电子资源馆员，缺乏商业谈判方面必要的历练，故价格上的风险将继续加剧。如果电子资源采购采用的是集团采购或联合购买，出于利益均衡等方面考虑，参与机构所承担的价格风险不但与公司有关，也跟参加联合购买或集团采购的相关图书馆同人密切相关。经济风险、价格风险外，版权风险、长期保存的风险等也都是非常值得关注的内容。随着用户对电子资源使用依赖性的增强及电子资源品种和内容的丰富，用户，特别是权威用户对特定电子资源采购的意愿，也有可能影响电子资源的采购计划，加剧电子资源采购决策的风险。