第二节 应用文的写作要求

应用文写作的基本要求，可以概括为“明确、完备、规范、得体”八个字。“明确”主要是从主题方面说的，“完备”主要是从内容方面说的，“规范”主要是从惯用格式上说的，“得体”则主要针对语言的运用而言。

一、主题明确

应用文的主题就是应用文在提出问题、分析问题、解决问题的过程中所表达出来的基本内容与中心观点，是写作者行文目的的体现。主题是一篇文章的“灵魂”，要学会提炼和归纳明确单一的主题。

写一篇应用文，不但要明确行文的目的与中心，而且还要让读者能迅速且清楚地明白你行文的意图，了解你的观点和要求，了解你提出的主要问题，做到有的放矢。

二、内容完备

应用文的要素要齐全，否则解决不了问题，缺乏实用性。不同的应用文体有不同的要素，例如：目标、措施、步骤是制定计划的三要素，缺一不可；总结则包括取得的成绩、具体做法、经验教训、存在的问题、今后的努力方向等要素；申请事项和申请理由则是申请书正文的两大要素。

总之，在撰写应用文时，一定要考虑清楚哪些内容是非写不可、必不可少的，力求做到要素齐全完备。

三、格式规范

经过长期的写作实践，应用文已经形成了较固定的格式规范，尤其是行政公文表现得更为突出，它对用纸、装订、发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、落款、主题词、字体、字号、行数、字数等都有统一的要求，不能随便混用。

四、用语得体

得体即得当、恰当。不同的文种选用的词语也不同，在撰写时一定要注意对象和语境。

从行文对象上来看，向上级领导机关写请示、报告这些上行文时，要用敬请、恳请、请批示、呈请、特此呈报等来表达尊敬之意；向下级部门分发决定、指示、通告这些下行文时，要注意用带有肯定语气和明确的词语来发出指令，如必须、务必、务求、严禁、特批准等词语；向同级机关发送平行文函时，要注意用语平和，彰显友好之意，要用为盼、为妥、承蒙等词语。