第一篇 Office 2019基础

第1章 初识Office 2019

Office 2019是Microsoft公司推出的Office系列集成办公软件的最新版本，但是目前只支持在Windows 10操作系统内使用。在新版Office的许多功能改进中，包括：PowerPoint的变形和缩放效果，使用户能够创建“电影演示”；Excel中的新数据分析工具；PowerPivot添加的新公式；PowerPoint中改进后的墨水功能，如铅笔盒、压敏和倾斜效果等。当然，上述例子只是诸多新功能的冰山一角。再比如，Word 2019和Outlook 2019推出了旨在屏蔽干扰的专注模式，专注邮箱可以自动高亮显示重要邮件。

·Office 2019三大组件介绍

·Office 2019新功能

·Office 2019自带的帮助功能

1.1 Office 2019三大组件介绍

Office 2019是一款集成自动化办公软件，不仅包括了诸多的客户端软件，还有强大的服务器软件，同时包括了相关的服务、技术和工具。使用Office 2019，不同的企业均可以构建属于自己的核心信息平台，实现协同工作、企业内容管理以及商务智能。作为一款集成软件，Office 2019由各种功能组件构成，包括Word 2019、Excel 2019、PowerPoint 2019等，下面将首先对这些组件进行介绍。

1.1.1 Word 2019介绍

Word是微软公司的文字处理软件。作为Office套件的核心程序，Word提供了许多易于使用的文档创建工具，同时也提供了丰富的功能集供创建复杂的文档使用。哪怕只使用Word应用进行简单的文本格式化操作或图片处理，也可以使文档变得比纯文本更具吸引力。Word界面如图1-1所示。

1.1.2 Excel 2019介绍

Excel是微软办公套装软件的一个重要组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计、金融等众多领域。Excel界面如图1-2所示。

Excel是一款用来方便处理数据的办公软件。用户可以使用Excel创建工作簿（电子表格集合）并设置工作簿格式，以便分析数据和做出更明智的业务决策。特别是，用户可以使用Excel跟踪数据，生成数据分析模型，编写公式以对数据进行计算，以多种方式透视数据，并以各种具有专业外观的图表来显示数据。Excel的一般用途包括：会计专用、预算、账单和销售、报表、计划跟踪、使用日历等。

1.1.3 PowerPoint 2019介绍

PowerPoint是微软公司的演示文稿软件，简称PPT。用户可以在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。利用PowerPoint不仅可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在网上向观众展示演示文稿。演示文稿中的每一页叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。PowerPoint界面如图1-3所示。

一套完整的PPT文件一般包括片头动画、PPT封面、前言、目录、过渡页、图表页、图片页、文字页、封底、片尾动画等，所采用的素材有文字、图片、图表、动画、声音、影片等。PPT正成为人们工作和生活的重要组成部分，在工作汇报、企业宣传、产品推介、婚礼庆典、项目竞标、管理咨询等领域都有应用。

1.2 Office 2019新功能

下面就来盘点一下，相较于Office 2016，Office 2019新增了哪些强大的功能。

1.2.1 PPT篇：打造3D电影级的演示

首先来介绍一下PowerPoint 2019中新增的功能，主要是以打造冲击力更强的演示为目标的“平滑”切换和“缩放定位”功能，另外还有在PowerPoint、Excel、Word的“插入”选项卡下都具备的“3D模型”和“图标”功能等。

1. 平滑

提到苹果的演示软件Keynote的动画效果“神奇移动”，相信大家都不陌生。在Office 2019之后，PowerPoint也加入了同样的效果，即页面间的切换动画——“平滑”。打开PowerPoint 2019，切换至“切换”选项卡，即可在“切换到此幻灯片”组内看到“平滑”切换功能，如图1-4所示。

“平滑”的具体效果是，让前后两页幻灯片的相同对象产生类似“补间”的过渡效果，而且不需要设置烦琐的路径动画，只需要摆放好对象的位置，调整好大小与角度，就能一键实现平滑动画，功能高效且能让幻灯片保持良好的可读性。

除此之外，利用“平滑”切换搭配“裁剪”等进阶技巧，还可以快速做出很多酷炫的动画效果。

2. 缩放定位

如果说上述的“平滑”切换取自Keynote的“神奇移动”，那接下来要介绍的“缩放定位”，就类似于另一款演示软件Prezi。打开PowerPoint 2019，切换至“插入”选项卡，即可在“链接”组内看到“缩放定位”功能，如图1-5所示。

“缩放定位”是可以跨页面跳转的效果。在以前的PowerPoint版本中，用户只能依照幻灯片顺序进行演示。在这项功能加入之后，用户可以插入“缩放定位”的页面，然后页面中会插入幻灯片的缩略图，可以直接跳转到相对应的幻灯片，大大提升了演示的自由度和互动性。

除了作为目录或导览页来跳转以外，还可以让幻灯片搭配“缩放定位”功能，让演示效果更加生动。

3. 3D模型

如果说“平滑”切换和“缩放定位”这两个强大的功能还属于演示软件范畴的话，那接下来要介绍的新功能“3D模型”，可以说是演示软件的一大突破。打开PowerPoint 2019，切换至“插入”选项卡，即可在“插图”组内看到“3D模型”按钮，如图1-6所示。

目前Office系列所支持的3D格式为fbx、obj、3mf、ply、stl、glb这几种，导入PowerPoint中即可直接使用。插入3D模型后，用户可以搭配鼠标拖动来改变其大小与角度。而搭配前面所提到的“平滑”切换效果，则可以更好地展示模型本身。

除此之外，PowerPoint 2019中的“3D模型”还自带特殊的“三维动画”，包括“进入”“退出”以及“转盘”“摇摆”“跳转”三种强调动画。

4. SVG图标

大家都知道图像化表达可以比纯文本更快、更好地展示信息。因此，图标一直是PowerPoint设计中不可或缺的一环。在以前的版本中，用户只能在PowerPoint中插入难以编辑的PNG图标。如果要插入可灵活编辑的矢量图标，就必须借助AI等专业的设计软件开启后，再导入PowerPoint中，使用起来非常不便。

在Office 2019中，微软为用户提供了图标库，图标库又细分出多种常用的类型。只需要切换至“插入”选项卡，即可在“插图”组内看到“图标”按钮，如图1-7所示。

此外，用户还能直接导入SVG这种最常见的矢量图。同时，利用图形工具中的“转换为形状”将图标拆解开，可以分别编辑每一部分的大小、形状和颜色。

5. 墨迹书写

PowerPoint 2019还新增了一个功能“墨迹书写”，此功能与PS中的“画笔”功能相似，墨迹所在位置即为目标，用户可以选择不同的颜色来填充笔迹线条，同时还可以调节笔迹的粗细程度等。

打开PowerPoint 2019，切换至“审阅”选项卡，即可在“墨迹”组内看到“开始墨迹书写”按钮，如图1-8所示。

用户还可以将墨迹转换成形状、突出显示文本等。

1.2.2 Excel篇：更高效的新图表和新函数

了解完PPT的新功能之后，接下来简单介绍一下Excel 2019中最容易用到的新功能。

1. 漏斗图

以往要做出漏斗图，用户往往需要对条形图设置特别的公式，让它最终能呈现左右对称的漏斗状。而在Excel 2019中，用户只需要选中已输入好的数值，然后切换至“插入”选项卡，单击“图表”组内的“漏斗图”按钮，即可一键生成漏斗图，如图1-9所示。

漏斗图主要用来显示流程中多阶段的值。例如，可以使用漏斗图来显示销售管道中每个阶段的销售潜在客户数。通常情况下，值逐渐减小，从而使条形图呈现出漏斗形状，如图1-10所示。此图表类型通常在数据值显示逐渐递减的比例时使用。

2. 地图

在分析销售数据时，往往需要利用专业的软件在地图上标以深浅不同的颜色来代表销售数，而这样的图表在Excel 2019中也可以一键生成了。用户只需先输入好地区（最小单位为省），并输入该地区对应的销售额，然后切换至“插入”选项卡，单击“图表”组内的“地图”按钮即可直接用地图来显示各地区的数据，如图1-11所示。

Excel 2019可以创建地图图表来比较值和跨地理区域显示类别。当数据中含有地理区域（如国家/地区、省/自治区/直辖市、市/县或邮政编码）时，使用地图图表。

地图可以同时显示值和类别，每个值和类别都具有不同的颜色显示方式。值由2～3种颜色的轻微变体表示。类别由不同的颜色表示。

例如，按人口划分的国家/地区使用值。值表示每个国家/地区的总人口，每个值使用两种颜色的渐变图谱。每个区域的颜色根据其值在图谱上相对于其他区域的位置进行指示。

3. 多条件函数

用户在使用Excel函数时，IF函数肯定是使用频率最高的函数之一。然而有时候需要设定的条件太多，以至于在使用IF函数（如图1-12所示）时，往往需要层层嵌套，例如：

IF（条件A，结果A，IF（条件B，结果B，IF（条件C，结果C，结果D）））

像这样来写条件式，基本上嵌套三四层就有点头昏眼花了——不知道用了多少个IF、多少个括号。但在Excel 2019中，有了IFS函数（加个S表示多条件，如图1-13所示），使用起来就直观许多。例如：

IFS（条件A，结果A，条件B，结果B，条件C，结果C，条件D，结果D）

与IFS函数比较类似的多条件函数，还有MAXIFS函数（区域内满足所有条件的最大值）和MINIFS函数（区域内满足所有条件的最小值），此外，Excel 2019还新增了文本连接的Concat函数和TextJoin函数。

1.2.3 Word篇：更方便的阅读模式

在了解了PowerPoint和Excel的新功能之后，接下来介绍Word的更新内容。除了在PowerPoint中就提到的“图标”和“3D模型”外，Word 2019最主要的新功能都是偏向阅读类的，主要有横式翻页、沉浸式学习工具、语音朗读等。

1. 横式翻页

打开Word文档，切换至“视图”选项卡，在“页面移动”组内单击“翻页”按钮即可开启横式翻页，如图1-14所示，这是模拟翻书的阅读体验，非常适合使用平板的用户。但如果用户使用一般计算机来开启Word文件，使用“翻页”功能后竖直的排版会让版面缩小，而且无法调整画面的缩放，由于文字本身比较小，反而会变得难以阅读。该怎么办呢？可以利用下一个提到的功能“学习工具”。

2. 学习工具

在Word 2019的新功能里，“学习工具”可以说是一大亮点，切换至“视图”选项卡，在“沉浸式”组内单击“学习工具”按钮，如图1-15所示，即可开启“学习工具”模式，如图1-16所示。

进入“学习工具”模式后，用户可以调整“列宽”“页面颜色”“文字间距”“音节”和“朗读”，而这些调整除了方便阅读内容以外，并不会影响到Word原来的内容格式。当用户想结束阅读时，直接单击“关闭学习工具”按钮就可以退出此模式。

·列宽：文字内容占整体版面的范围。

·页面颜色：改变背景底色，甚至可以反转为黑底白字。

·文字间距：字与字之间的距离。

·音节：在音节之间显示分隔符，不过只针对西文显示。

·朗读：将文字内容转为语音朗读出来。

3. 语音朗读

除了在“学习工具”模式下可以将文字转为语音朗读以外，用户也可以切换至“审阅”选项卡，单击“语音”组内的“朗读”按钮开启“语音朗读”功能，如图1-17所示。

开启“语音朗读”后，在窗口右上角会出现一个工具栏。用户可以单击“播放”按钮选择从鼠标所在位置的文字内容开始朗读，可以单击“上一个/下一个”按钮来跳转上下一行朗读，也可以开启“设置”调整朗读速度或选择不同声音的语音，如图1-18所示。

1.3 Office 2019自带的帮助功能

使用Office 2019时往往会遇到这样或那样的问题，尤其是对新手来说。如果找不到命令按钮的位置，不确定某个效果使用什么方法来实现，或者根本不知道功能区中某个按钮的功能是什么，可以使用Office 2019的帮助功能来查询遇到的问题。Office 2019提供了强大而高效的帮助功能，用户可以在学习和使用软件的过程中，随时对疑难问题进行查询。下面以Word 2019为例介绍一下使用Office 2019帮助功能的方法。

步骤1：启动Office 2019，按“F1（Fn+F1）”键或者切换至“帮助”选项卡，在“帮助”组内单击“帮助”按钮，如图1-19所示。

步骤2：此时组件窗口右侧即打开“帮助”对话框，显示了不同类型的问题分类，单击任一问题，如图1-20所示。

步骤3：稍等片刻，对话框内即可显示更详细的问题，如图1-21所示。

步骤4：单击需要查询的问题，即可打开其详细操作步骤，如图1-22所示。

此外，用户还可以直接在搜索框内输入想要查询的问题，按Enter键即可。