第十章　信息管理

1什么是信息？信息与其载体之间的关系是怎样的？

答：（1）信息的含义

①信息，有狭义和广义两种理解，狭义的信息就是指消息、数据或资料；广义的信息是指物质的一种普遍属性，是物质存在的方式与运动的规律和特点的表现方式。

②信息是以语言、数据、图像、文字以及其他符号等为载体的，但是语言、数据、图像、文字以及其他符号等并不就是信息，信息是这些载体所代表的含义和所要说明的事情。对于信息的接收者来说，信息需要通过对语言、数据、图像、文字以及其他符号等进行解读才能获得。

（2）信息与其载体之间的关系

信息如果总是与固定的载体联系在一起的话，那么对于信息的解读就会变得非常容易。正是在这种意义上，人们并不特别把信息与信息的载体相区别。信息与信息的载体之间的区别还是相当明显的：

①对某些人来说有信息载体功能的物体对其他人却没有这种功能；

②信息与其载体的区别还在于，同一信息可以通过不同的载体来承担。

2试分析信息的属性。

答：（1）信息有以下两项基本属性：

①客观事实性。信息必须是客观事物的反映，事实是信息的中心价值，不符合事实的信息不仅没有价值，而且可能导致错误决策等严重后果。

②交流共享性。与其他资源相比，信息的使用结果不是物质的消耗，而是表现出了共享性。

（2）在以信息为根据的管理和其他社会活动中，信息还会表现出：

①等级性，不同管理层所需要的信息是不同的，按照由高到低的关系可分为战略信息、战术信息和业务信息；

②压缩性，可以对信息进行浓缩、综合和概括，但要保证不至于丢失信息的本质；

③储藏性，可以把信息储藏在人脑中，也可储藏在计算机等其他存储器中；

④可处理性，信息可以通过各种形式进行转换，如信息可以从一种形态转换为另一种形态，从一种载体转换到另一种载体上，甚至可以通过数据间的转换而形成新的信息等。

3信息在管理中有何重要性？

答：在任何一个管理系统中，管理者都是借助于信息实施其管理的。所谓管理者的管理活动，就是根据环境提供的信息来选择自己的管理行为的活动，是把自己的想法以口头或书面的形式传送给被管理者，并得到被管理者的理解和执行的活动。也就是说，管理活动实际上是不断地把信息转换为具体行动的决策活动，是根据已有的信息做出行动选择。管理活动中的执行则是把来自上级管理层的信息落实到具体的行动上。一切管理层都极力地去准确获取信息和适时地使用信息，努力地把管理的成功寄托在对信息的占有和使用上。同时，信息还可以起到把整个管理系统连接起来的作用，正是信息成了管理系统整体的“黏合剂”。

4什么是管理信息？它对现代管理来说具有怎样的作用？

答：管理信息是指对那些进入管理系统的能够对管理活动产生影响的信息所进行的管理，这些进入管理系统的信息是管理者与被管理者、管理者之间、被管理者之间沟通和协调的介质。

管理信息已渗透到管理的各个领域、各个环节。概括起来管理信息在管理中的作用主要体现在以下几个方面：

（1）管理信息是保证决策和计划科学性的前提条件

决策和计划是管理的基本职能，科学的决策和计划，必须以全面反映客观过程的信息资料为依据。因此，了解情况和掌握信息是对决策者和计划人员的起码要求，是在决策中作出正确判断和决定的基本前提，是使计划切实可行的根本保证。

（2）管理信息是管理系统控制的依据和手段

控制是管理的一个重要职能，在某种意义上，管理就是从各有关方面获得信息，对这些信息进行加工，然后发出控制指令，驾驭系统沿着既定轨道运行，并达到预期目标。在实际控制过程中，正是根据反复不断的信息输入、输出和多回路的反馈，才使活动得到及时的调整和按照预定的轨道顺利发展。

（3）管理信息是管理系统中各工作环节和管理层次互相沟通、联络的纽带和桥梁

信息是组织的生命，组织内各要素之间，组织与组织之间的联系，都要靠信息来维持。信息是组织有序化程度的标志，是系统的组织性、确定性的量度。管理信息使管理系统有序化，使管理系统中的各个层次、各个环节的活动协调于系统整体之中，从而使组织功能得到充分的发挥。

5简述管理信息的类型。

答：管理信息系统是多种多样的，根据其应用的技术的不同，可以分为三种主要形式的管理信息系统。

（1）手工操作系统

这是一种通过人工方式进行数据收集和根据人的经验对信息进行处理的管理信息系统。这种系统非常简单，技术要求也很低，各种操作和处理都需要手工完成，它的信息存储设备往往是卡片箱、写字台、文字柜等。

（2）机械处理系统

这种系统利用机械协助人工来处理信息，即数据的记录和处理通过机械装置来完成，它在技术上的要求稍高一些。这种信息系统的机械装置可以使信息的收集、处理达到半自动化的程度，因而，信息处理的速度和数据都会有较大的提高。

（3）电子系统

这是一种电子信息系统，由于信息处理主要是通过计算机来进行的，所以也称作电子计算机信息系统。这种系统利用计算机进行各种数据的处理，速度非常快，处理后的信息可以在各种存储器中加以保存，与计算机配套的存储器往往都是些体积很小但容量很大的介质，从而大大增加了管理系统占有信息的量，并且在使用信息方面也极为便捷。

6什么是管理信息系统？管理信息系统具有什么功能？

答：（1）管理信息系统(MIS)是现代管理系统的一个重要组成部分，是专门为管理者提供其所需要信息的系统。管理信息系统专门进行资料处理、存储和调用，也就是说，它从环境和系统内部获取数据，进行筛选、组织和选择，并组成信息迅速地传递给管理者，各级管理人员借助于这些信息能够开展有效的管理活动。

（2）管理信息系统，都首先应当具有三种功能：①确定信息需求；②搜集和处理信息；③促使信息得到使用。在现代管理活动中，时时都会遇到大量信息，应当确定哪些信息是自己真正需要的，然后根据这个前提去收集信息并加以处理，精选出准确、真实、有用的信息。同样，信息的时效性和准确性是同样重要的，管理信息系统又应当及时地把准确的信息传送给管理者。

7简述管理信息系统的构成。

答：一个管理信息系统大致包括这样几个子系统：数据的收集、整理系统，输入系统，加工系统，传输系统，存储系统，检索系统，输出系统等。但就管理信息系统的构成要素看，它主要包括：

（1）人员。管理信息系统是一项系统工程，不是只靠一些计算机开发人员就可以完成的，必须要有管理人员尤其是领导的积极参与。

（2）设备。以计算机为主的设备是管理信息系统得以实施的主要硬件，只有计算机进入管理的实际应用，管理信息系统才能显示其功能。

（3）数据。数据也是一项重要的内容。如果输入数据不及时，计算机再快，没有数据，也等于无米下锅；如果输入的数据不准确，计算机再聪明，也算不出正确的结果。

8简述管理信息系统的工作原理。

答：管理信息系统的工作原理是存在于整个管理信息的处理过程中的，它主要是由以下几个步骤构成的一个完整过程。

（1）数据的收集。数据是人工记录下来的事实情况，主要包括数值、文字、字母、图像、声音以及一些约定的特殊符号等。管理信息系统将这些数据收集起来，并转化为所需要的形式。

（2）数据的处理。收集到的原始数据通常是杂乱无章的，需要进行加工处理才能成为有用的信息。数据的处理方法很多，最为基本的是对数据进行排序、核对、分类、比较、合并、统计、更新、选择、分配，直至对复杂的数据处理模型进行调试等。数据处理能力的强弱，直接反映了信息系统的强弱。

（3）信息的存储。经过加工处理的信息，有的并非立即就得到使用，即使立即被使用的信息，日后也可能会被重复使用，因此，必须把它们存储起来。信息可以存储在不同的介质中，像纸张、卡片、磁带、磁盘等，都可以成为存储信息的介质。选择信息存储介质应当遵循这样的原则：在考虑体积小、容量大、失真度低、保存时间长的同时，力求经济、方便。信息的存储不单是机械地保存，也包括定期地对信息进行逻辑组织，即按照信息本身的内在逻辑关系或按照信息使用方便的要求，把信息组织成合理的结构。

（4）信息的传输。信息只有被准确及时地送到需求者的手中，才能发挥作用。信息传递效率的高低主要表现在传递的速度和质量上。为使信息传递的速度快、质量高，管理信息系统需要拥有稳定的信息通道，编制科学合理的信息流程，并尽量减少信息传递的环节和层次。

（5）信息的输出。信息输出是管理信息系统的最终目的，因为数据的收集、信息的处理，都是为了输出高质量的信息，以便为管理服务。应当注意，信息的接收者不是信息专家，一切输出的信息，都应当直观醒目、简明易懂和合乎正常的使用习惯。

9试分析管理信息系统的工作步骤。

答：管理信息系统的工作原理是存在于整个管理信息的处理过程中的，它主要是由以下几个步骤构成的一个完整过程。

（1）数据的收集

数据是人工记录下来的事实情况，主要包括数值、文字、字母、图像、声音以及一些约定的特殊符号等。管理信息系统将这些数据收集起来，并转化为所需要的形式。

（2）数据的处理

收集到的原始数据通常是杂乱无章的，需要进行加工处理才能成为有用的信息。数据的处理方法很多，最为基本的是对数据进行排序、核对、分类、比较、合并、统计、更新、选择、分配，直至对复杂的数据处理模型进行调试等。数据处理能力的强弱，直接反映了信息系统的强弱。

（3）信息的存储

信息可以存储在不同的介质中，像纸张、卡片、磁带、磁盘等，都可以成为存储信息的介质。选择信息存储介质应当遵循这样的原则：在考虑体积小、容量大、失真度低、保存时间长的同时，力求经济、方便。信息的存储不单是机械地保存，也包括定期地对信息进行逻辑组织，即按照信息本身的内在逻辑关系或按照信息使用方便的要求，把信息组织成合理的结构。

（4）信息的传输

信息只有被准确及时地送到需求者的手中，才能发挥作用。信息传递效率的高低主要表现在传递的速度和质量上。为使信息传递的速度快、质量高，管理信息系统需要拥有稳定的信息通道，编制科学合理的信息流程，并尽量减少信息传递的环节和层次。

（5）信息的输出

信息输出是管理信息系统的最终目的，因为数据的收集、信息的处理，都是为了输出高质量的信息，以便为管理服务。应当注意，信息的接收者不是信息专家，一切输出的信息，都应当直观醒目、简明易懂和合乎正常的使用习惯。

10建立管理信息系统需要什么条件？

答：对于某一个具体组织而言，必须衡量其是否初步具备建立管理信息系统的四个基本条件：

（1）具有一定的科学管理基础，能将大量的数据及时、准确地进行加工处理，使之变为对管理有用的信息。只有输入的数据准确、完整，才能得到真实反映客观情况、具有指导意义的输出结果。

（2）领导重视、业务人员积极性高。建立管理信息系统是一个非常复杂的工程，也是管理的一次改革，常常涉及体制、机构、人员、规章制度的变化和调整以及统一数据编码、表格形式等很多协调工作。

（3）建立一支高水平的信息系统开发专业队伍。信息系统的开发主要依靠具备管理知识和计算机知识，并能熟练掌握先进的系统分析与设计、技术和方法的信息系统开发人员。开发人员的水平和素质往往会影响到开发的效果。

（4）具有一定的资源条件。计算机系统的主机、外设和软件都十分昂贵。因此，要开发管理信息系统，必须具备一定的资源条件。

11建立管理信息系统需要遵循哪些原则？

答：在管理信息系统的设计中，以下几项基本原则是应当加以遵循的：

（1）要有明确的目的性。管理信息系统是为管理系统提供信息服务的，因此它的设计必须依据管理系统的性质、规模以及所需信息在数量、质量、时间等方面的要求来进行。

（2）要坚持系统的完整性和统一性。完整性，是指根据信息加工需要，必须具备的环节不能缺少，同时要保证各环节的相互联系和正常运转；统一性，是指要求整个信息系统的工作统一化、制度化，整个系统各个工作环节和输送的信息在语法、语意和格式上要标准化、规范化，从而保证管理信息系统的每个环节工作上的协调。

（3）要具有可靠性。管理信息系统的可靠性，集中表现在所提供的信息的准确性、适用性和及时性上，只有这样，才能真正成为管理的助手。

（4）要有相对的独立性。允许管理信息系统拥有相对的独立性，主要目的是保证信息的真实性和可靠性，不受管理者的主观意志和情感好恶的影响。

（5）要注意其适应性和灵活性。在科学技术的发展日新月异、社会和经济形势千变万化的情况下，现代管理要求有很强的适应性和灵活性。

（6）要讲究经济效益。在信息系统设计中注重经济效益就是指不但要考虑所需信息的准确性、及时性、适用性，而且要考虑获取、加工和输送这些信息的费用和成本，其中也包括管理信息系统的效率。