第四节　一般会议流程

会议流程是按照时间的顺序自然发生的、彼此之间有紧密逻辑联系的会议工作环节的集合。由于性质和规模的区别，不同的会议可能会在具体环节上产生差异，因此，本节强调的是所有会议都具备的一般流程。鉴于本章的知识重点，以下会议流程开始的前提是这个会议有召开的必要。

一、会前准备

1. 目标设定

决定召开会议以后，在开始做其他任何事情之前，首先要确定的就是预期在会议上达到什么目标。目标一般表现了领导决定召开会议的初衷，或者是要征询的意见，或者是要解决的问题，或者是要确定的方案，或者仅仅是为了说明情况等。确定目标的决定权在管理者或者负责人手中。一个清晰而明确的目标，会成功引导接下来工作的所有重要安排。

2. 确定与会者、会议主持人

谁来参会、以什么身份参会、在会议的哪个阶段参会，是根据实现会议目标的需要而确定的。当与会者的这些具体细节确定之后，会议的其他安排就显得容易多了。

通常情况下，会议主持人就是会议召集方的负责人。确定会议主持人等于确定了会议的规格和重要程度。

3. 拟定会议议程、会议日程表和会议方案

（1）拟定会议议程的前提是确定会议议题。简单来说，会议议程就是对确定的会议议题进行先后排序，让与会者明白会议的讨论次序。所有的会议都必须有会议议程，一旦确定，就不应再改变。会议议程表必须在会前发到每个与会者手中。根据会议的性质，提前发放的时间不确定。

（2）时间较长的会议需要制定日程表。所谓会议日程，是指会议在一定时间内的具体安排。通常，日程表中的会议时间都跨越了上午、下午，有时可能会连续几天。

会议日程表一般采用简短文字或者表格形式，以上午、下午、晚上为单元把会议的内容固定在具体的时间段内。会议日程表也要在会前发给每个与会者。

作为会议有序进行的指导，同会议议程一样，会议日程表一旦确定，也不能随意更改。

（3）会议方案是在前两者的基础上完成的。除了会议组织方、会议目的、与会者、会议议程和会议日程之外，会议方案还要对由会议产生的各项具体花费做出预算，有利于组织方对会议产生一个相对明确的认识，再次检查会议的规格、规模、议程、日程的必要性和可行性。

4. 确定会议时间、会议地点

（1）确定会议时间。包括以下几个方面的内容：首先，确定会议开始的时间；其次，确定会议结束的时间，这是保证效率的一个有力措施；最后，明确每个议题的讨论时间，每个与会者的发言时间等。

（2）会议地点的选择。除了考虑会议本身的规模和性质之外，还要考虑会议所需设备的情况。

5. 准备会议文件

为使会议在最短时间内取得预期效果，在确定好会议议程后，会议组织方要做的事情是为会议议程中安排的议题讨论准备背景资料。具体包括相关的数据、报表、各类报告、前期分析、已发布的行业法规、本单位制度等。这些文件要在会议开始前发给与会者，尤其是关键人物；同时，确保通知与会者在会前认真阅读并思考，以免在会议上继续为此浪费时间。

另外，还要准备的会议文件包括会议主体文字资料，如开幕词、重要发言、会议决议、闭幕词等。

召开大型会议时组织方还需要在会议开始前准备会议须知、作息时间、与会者名单、分组情况、小组负责人等。

6. 发布会议信息

发布会议信息就是在会前发送会议通知。发送会议通知的形式有很多种，可以通过书面、电话，也可以通过函件。为了保证通知到位，一般情况下，都是几种方式结合使用。

会议通知的主要内容就是将会议的议程（日程）、会议文件、会议时间、会议地点等重要会议信息提前告知确定的与会者，提示他们准备会议需要的材料或用品，提醒他们作好准备，按时参会。

会议通知通常需要回复。根据通知的方式，回复的方式也有多种。组织内部的通知可以通过口头告知，组织以外的通知可以通过函件回复。与会者要在规定的时间内向会议组织方确认是否参会，以便会议组织方开展相应的筹备工作。

7. 会场布置

在决定了会议需要的会场之后，组织方要及时预订，然后就是对会场进行符合会议要求的布置。会场布置最重要的是突出主题，美观大方。

会场布置时要注意的具体事务有以下几点。第一，会议将采用什么样的会议桌，或者干脆就是主席台和听众席，这要根据会议议题来决定；第二，会议使用的设备，根据议题讨论的需要，合理布置所需要的仪器设备；第三，每个会议都需要的装饰性的布置。

二、会议开始

1. 会前确认

会议开始之前，要对与会者、预订的会场做最后的确认。对于不能到会的人员及不能到会的原因要做到心中有数，清楚明白。这对于组织内部会议尤其重要。另外，主办方需要再次提醒与会者此次会议的主题和会议议程以及确认预订的会场，以确保会议能按照预计开始，防止出现意外情况。

2. 会场检查

在会议正式开始之前，为了避免在紧要关头出现差错或者造成尴尬局面，应该再次检查所需要的设备是否已经都安排在合适的地方，并将所有的设备再次调试检查一遍，出现问题迅速解决，不得已时可以变换会场。

3. 会议开始

前两项工作可以保证会议在预定的时间准时开始，这是会议走上正轨的第一步。

会议开始后要注意做好会议记录。会场上一定要指定一个人作为专门的会议记录员。正式会议的记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的档案，因此务必准确、完整和条理清楚。

三、会议结束

1. 整理会议室

（1）清理所有的文件、物品，检查是否遗漏。

（2）多余的文件、资料等要认真清点，按要求进行销毁。

（3）需要存档的文件要整理齐全。

（4）让所有使用过的设备恢复到备用状态。

2. 整理会议记录，形成会议纪要

会议纪要在会议记录的基础上形成，重点是总结会议的重要观点和重要决策。在会议主持人或领导确认无误之后，会议纪要必须在最短的时间内发到与决议有关的部门和个人手中以便贯彻落实。

3. 经费结算

按照财务制度，仔细核对并及时结算会议的各项花费开支。

4. 对会议进行总结评估

会议结束后，必须对会议的组织工作和效益、得失等进行评估和总结。通过评估，会议组织方可以了解如下信息。

（1）会议目标是否得以实现？

（2）会议的成本效益如何？即会议是否超支或者盈利。

（3）与会者是否满意？他们从会议中获得了什么？

（4）以后的会议需要哪些方面的改进？

会议评估经常采用定量评估和定性评估两种方法，对采集来的数据进行分析。