第二节 公文的特点和作用

一、公文的特点

通常来说，公文具有以下特点：

1.作用的权威性。公文具有代行法定职权的功能，具有法定的效力和权威，对受文机关在法定的时间和空间范围内，具有强制性，要求所属机关、单位或是个人都必须遵照执行，不得违抗，否则就要受到法律或规章制度的制裁。

2.效用的现实性。公文主要是在现行工作中使用，效用具有一定的时间性。

3.作者的法定性。公文的作者是法定的，只能是依法成立并且能够以自己的名义行使权力和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文的起草者只是组织的代笔人，而且不管以任何名义制发公文，签发者都不能签署笔名。

4.读者的特定性。公文的读者具有特定性，有的公文的读者是特指的受文机关，有的公文读者则是社会的全体成员。

5.体式的规范性。公文的体式，必须符合《党政机关公文处理工作条例》规定的体式，也就是我们平常所说的规范体式。

6.制作的程序性。公文从准备撰写到最终制作成文，都有着严格的程序。

7.功用的现实性。公文是为了解决现实问题、完成现实任务而制发的，它往往对现实生活中所存在的某一问题阐明解决方法，又或是针对某一方面的工作任务提出落实措施。相关问题一旦得到解决或是工作任务得以完成，又或是客观情况已经发生变化，那么公文的使命也就结束了，将不再具有现实效用。因此公文具有较强的时效性，没有一份公文的时效是永久的。

8.公文语体具有简明性，其观点严谨、鲜明，文字朴实、庄重。

9.对机关工作的依赖性。机关工作是公文形成的基础，公文是机关工作的专用工具。

10.真实性。公文所具有的真实性指的是事实上的真实性与方针政策上的真实性，这是公文的一大原则。事实上的真实性通常是指：公文所涉及的事实以及所引用的材料和数据，都必须是没有丝毫出入的，是没有任何虚假和错漏的，是绝对真实可靠的；而方针政策的真实性则指的是我们在制定方针政策时也要从客观实际出发，科学地进行拟订，而且还要遵循事物发展的客观规律。

11.特定的处理程序。公文的处理活动是党和国家行政管理工作的一部分，其处理质量、过程和处理的结果都直接关系到了国家和人民的切身利益。所以，公文的处理程序也是具有高度的政治性、权威性、周密性和机密性的，它的处理过程是必须履行法律程序的。

12.具有很强的政策性。各级党和国家机关所制发的公文，都必须用来贯彻党和国家的相关政策，执行国家的法律和法令，绝对不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道。

二、公文的作用

1.联系和沟通作用。党和国家各级机关、企事业单位、人民团体或是其他法定的社会组织，都必须通过制发公文联系和商洽工作，介绍和交流经验，传递和反馈信息。正是在各种横向的、纵向的联系和沟通中，才能够上情下达、下情上达，大家的思想认识才能得以统一，各项工作才能正常而有序地开展。

2.领导和指导作用。首先，公文是上级机关对下级机关进行领导和指导的重要工具。上级机关通过制发公文，传达党和国家的路线、方针、政策，颁布国家的法律、法规，组织开展各种公务活动，责成下级机关严格按照所发公文的要求，采取一些切实有效的措施予以贯彻落实。

需要注意的是，上级机关制发的公文不一定都具有指令的性质，有一些公文只是对本行业、本系统的业务工作提出原则性的指导意见，要求下级机关结合本地区、本部门的实际情况，去创造性地加以贯彻执行。

3.宣传和教育作用。各级党政机关所制发的许多重要公文，在作出工作部署，提出贯彻要求的同时，通常要分析国际国内形势，阐明党的路线、理论、政策、方针和国家法律法规，对广大干部群众进行宣传教育，以便统一思想认识，增强贯彻执行的自觉性。一些公文，比如说表彰性或是批评性的通告，本来就是为了达到宣传教育的目的而制发的，其宣传教育作用则更为突出。

4.规范和约束作用。在党政机关制发的公文中，有相当一部分具有法规的性质，如办法、规定、条例等。这类公文是一定范围内人们行动的准则或是行为的规范，具有明显的规范和约束作用，一旦制发的公文生效了，就必须遵照执行，不得违反。

5.依据和凭证作用。公文作为处理公务的专门文书，真实反映了发文机关的意图，具有法定的效力，是收发机关作出决策、处理问题、开展一系列工作的依据和凭证。比如说上级机关制发的公文是下级机关组织开展工作的依据和凭证；下级机关制发的公文是上级机关制定决策、指导工作的依据和凭证；平级或是不相隶属的机关所制发的公文，是彼此之间交流情况、商洽协调工作的依据和凭证。