第二章 公文写作技巧

第一节 公文汉字使用规范

公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，联系和处理各种公务的工具，具有很强的政策性、权威性和现实的效用性。因此，要求其在用字方面必须做到标准化，关于公文的用字问题，国家有关公文的一些法规中有明确的规定。比如说《党政机关公文处理工作条例》第十一条规定：“公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。”可是，尽管国家有关公文法规中已经作出了明确规定，但是在日常公文写作的实践中，汉字使用不规范的问题仍然不同程度地存在，有的甚至还比较严重。特别是在一些基层机关所制发的公文中，问题就更多了。这已经在很大程度上影响了公文的质量和效果，给工作带来不应有的麻烦甚至损失。因此，我们应高度重视公文规范使用汉字的问题。那么，在公文中怎样使用汉字才能做到规范呢？可以从以下几方面入手：

（一）要讲求书写美，做到字迹清晰工整，美观大方。草拟公文应该做到清楚工整，而“工整”本身就是一种美。它要求在书写公文时必须做到横平竖直，撇、捺、折、点都要“各就各位”才行。公文用字虽然不是艺术，但也应该保持其基本笔画、笔顺和偏旁部首的正确，而且间架结构要得当。

要做到书写的工整、清楚，除了要做到以上内容外，还应注意对于数字的书写，如果使用的是阿拉伯数码，那么应让每两位数码占一格，而且同一个数字不能断行；百分比的书写也是这样，但是要注意除一位数外，百分号应当独占一格。

（二）要严格执行党和国家制定并且正式颁布的关于汉字使用的法律、法规的规定，不写繁体字、异体字，也不能随意滥造简化字。国家制定的《中华人民共和国国家通用语言文字法》对语言文字的规范使用，包括公务文书中的文字使用作出了明确的规定，在公文写作实践中应当严格遵照执行。对此，我们要特别注意把握好以下几点：

1.不写繁体字。1956年《汉字简化方案》公布并批准推行后，繁体字的使用范围受到了严格限制，即凡是面向社会大众的社会用字必须规范化，要使用国家正式公布的简化字，已经被简化了的繁体字，只能用于古籍整理出版、文物古迹、书法艺术等方面。因此，公文中所使用的汉字也应该以国家正式公布的简化字为准。

2.不使用异体字。废除异体字是国家公文改革的重要内容之一，1955年国家公布的《第一批异体字整理表》，废除了1055个异体字。除了翻印古书或是用作人的姓氏外，一般不能再使用，公文写作当然也要依照执行。可是在实践中，这些不规范的异体字仍然时常能见到，这种现象应当坚决加以纠正。

3.不要滥造简化字。公文中所使用的简化字应该以1986年国家公布的《简化字汇总表》为准，凡是不符合表中规定的简化字，都不符合规范，不能使用，更不能随意滥造。公文中如果使用了不规范的简化字，又或是随意滥造简化字，势必会严重损害公文的质量和效用。

（三）要注意把握汉字的字形、字音、字义，坚决纠正错别字，也要防止出现漏字或是多字。汉字是形、音、义的高度统一体，我们在书写的时候必须认真把握它的基本笔画、笔顺规则以及偏旁部首和间架结构，还要注意分辨多音字、同音字、形近字和多义字，读准字音，认清字形，了解字义，做到正确使用。

在公文写作实践中，因字的错用、漏用或是多用而对文意造成影响，从而给工作造成损失的例子其实并不少。比如说某部门所发的一份会议通知，将要求有关人员“务须参加”写成了“勿须参加”，结果导致会议没有能够如期举行；还有的部门将“欢迎领导莅临指导”写成“泣临指导”，影响很坏。在公文工作实践中，类似的事例还有很多。

之所以会出现这样的问题，首先是因为公文撰制者的责任心不强，起草公文后没有认真检查修改；其次是对汉字的结构规律把握不准，特别是对同音异义字、形近字和多义字，不能够正确地加以区分。因此，公文写作人员必须努力加强自身的修养，要以严肃认真、一丝不苟的态度去对待公文写作，同时还要努力提高自己的文字水平，力求不出现错误。

（四）要正确使用各种数字。公文用字还包括数字的用法和书写在内。科学准确地使用各种数字，是公文写作的一项重要内容，它直接关系到了公文的质量和办文效率。在公文写作中特别是当涉及表示事物数量的增减、表示比例关系等的数字时，更要做到准确和规范，不容出现疏忽和错误。