1.1 好的PPT是怎样的

现在，不管是学生、白领人士还是公司老板，都少不了使用PPT。随着PPT越来越流行，职场人员能够制作出让人眼前一亮的高质量PPT，可在职场中大放异彩。那么，好的PPT应该怎么做？有没有什么方法可依呢？下面将一一进行解答。

1.1.1 真正认识PPT

做PPT一直是职场中一项极其重要的技能。无论是项目报告、商业策划、产品介绍还是梳理流程，大多数都需要运用到PPT。既然PPT在学习与工作中使用的场景如此之多，PPT的重要性就不言而喻了。下面将从两个方面带领大家真正认识PPT。

1．PPT不是Word的翻版

我们可能经常会听到这样的言论：“PPT很简单，就是把Word里面的文字进行复制、粘贴。”这其实是对PPT的一种错误的认识。如果直接对文字进行复制、粘贴操作就能达到演示的效果，那么PPT就没有存在的必要了。

PPT的本质在于可视化，就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转换为由图片、图表、动画等所构成的生动场景，以求通俗易懂、栩栩如生。图1-1所示为对同一文档利用Word和PPT分别进行展示的对比效果，显而易见，相对于密密麻麻的文字，一目了然的PPT更利于观看。

将文字进行可视化表达的意义主要体现在以下3个方面。

● 便于理解：文字是相对抽象的，读者在阅读时需要将其转换成自己的语言，并上下联想，从而寻找其中的逻辑关系。但如果是看电影，而不是阅读文字，那么整个体验过程就轻松多了，只需要跟着故事的发展顺理成章地享受情节就行。而PPT在这方面就能够把文字变得像电影一般生动。

● 放松身心：PPT生动的动画展示、丰富的图形对象、方便的放映方法，不仅能让演讲者或放映者自如操作，更能让观众在轻松的环境下欣赏和阅读PPT内容，在欢欣愉悦的过程中获取有价值的信息。

● 容易记忆：形象化后的PPT，可以让观众轻松记住其中的图形、逻辑或结论，甚至一段时间后，人们仍然能够记忆犹新。图1-2所示为形象化PPT前后的对比效果。左图的PPT，人们或许只能记得是一大段文字，而右图的PPT却能让人们记住一些相关结论，如该集团拥有子公司4个、员工3000余人等。

2．PPT的分类

PPT主要应用于公司的公共场合或进行工作汇报时。使用PPT时，不同场合所使用的PPT类型也会有所不同。按照不同的分类标准，PPT可以分为多种不同的类型，如图1-3所示。

● 商业演示型PPT：商业演示型PPT主要用于产品推广，它能将一些产品的特点、优势、销售方式等内容用形象具体的形式表现出来。该类型的PPT侧重于演讲，PPT更多地是起到辅助作用，因此，需要页面简洁，只保留关键点，最好不要出现过多的理论或概念性的文字，绝大部分内容都由演讲人进行阐述。这种PPT应图片多一些，文字少一些，如图1-4所示。

● 页面阅读型PPT：页面阅读型PPT应该信息框架清晰，页面内容丰富，保证阅读者能充分理解，如图1-5所示。因此，页面阅读型PPT的文字内容会多一些，图片、图表或动画等内容都是为文字服务的，只起辅助阅读的作用。

● 全图型PPT：相信很多观众都曾看过这样的PPT，即一页PPT的背景都是由图片所构成的，上面只有简单的几句话，简练而又不失美观。以这种风格设计的PPT就称为全图型PPT，如图1-6所示。该类型PPT的特点非常鲜明，它的背景由一幅偌大的图片构成，并配有少量的文字进行说明，有时甚至不配文字。

● 半图型PPT：有时受限于图片尺寸或质量问题而无法制作全图型PPT，则可以考虑设计成半图型PPT。这类PPT不仅能充分利用素材，也能让版面显得更有层次，还能够提升幻灯片的视觉效果，如图1-7所示。

1.1.2 为什么你做不好PPT

为什么做不好PPT？在讨论这一问题之前，还是先搞清楚问题究竟出在哪里？很多人会觉得做不好PPT的原因在于没有精美的模板，缺少基本的制作技巧，不会排版，不会使用动画。难道这些都是做不好PPT的真正原因吗？

答案是否定的。事实上，影响PPT质量好坏的主要因素有两个：第一，PPT的内容；第二，PPT的设计。

1．PPT的内容

PPT美观是基础，提供有价值的内容才是让PPT成为职场有利武器的关键。只有这样的PPT，才能刺激观众产生就内容进行沟通的欲望，从而让观众有效记住PPT所要传递的信息。图1-8左图的PPT结构简约，通过配图和寥寥几字就让人了解了团队各成员的基本情况；相比之下，右图的PTT中大量文字只能让人感到枯燥和乏味，甚至可能不清楚团队情况。

2．PPT的设计

设计，即视觉表达上是否有美感。PPT是否美观，可以从字体、配色、图表、形状/图标、动画等方面进行判断。

● 字体：字体对PPT的风格有直接影响，不同字体会产生不同的效果。比如草书代表古典、优雅，宋体代表严谨、正式等。选对字体，PPT质量就会有质的飞跃。

● 配色：配色是设计PPT时很难把握的元素，特别对于没有受过专业培训的人而言更是如此。但色彩在PPT中的地位举足轻重，好的配色能给人以喜悦、高兴、震撼、沉重、严肃等各种感觉，不好的配色则可能直接毁掉整个PPT。

● 图表：图表是一种将枯燥数据变为生动信息的有利工具。在PPT中高效地使用图表，就能够让阅读者轻松接收图表反映出来的信息。

● 形状/图标：各种几何类基础形状，或者由形状组合或编辑得到的图标，都是提升PPT质量的帮手。它们不仅能起到丰富版面的作用，还能直接强化内容、吸引注意力等。图1-8所示的左侧PPT中几个彩色图标和下方线条的运用，没有它们，PPT的内容并不会缺失，但有了它们，PPT就变得非常有吸引力了。

● 动画：PPT最具特色的功能就是动画，它能让各类静态元素以动态方式展示，是PPT最精彩的地方之一。但在使用动画时也有许多需要注意的地方，而这些影响PPT设计的对象，本书将在后面章节一一介绍，这里就不过多讲解了。

1.1.3 如何才能做好PPT

要想做出高质量的PPT，首先要提升自己的美感，即对美有一定的认识和见解，然后提升逻辑，逻辑体现的是个人对业务的把控能力和对某些事物的洞察力，这不是一朝一夕就能达成的，需要长时间的摸索和培训。那么，如何才能提升PPT的制作能力呢？可以从以下3个方面着手。

● 模仿：很多人第一次做的PPT很简陋，并不美观，于是就萌生了“还是找别人的模板来套用吧，总比自己做的要好看”这样的想法。实际上，网上那些高质量的PPT作品，绝大部分并非原创作品，大多是精心模仿别人的风格和设计，再植入自己的内容，一点一滴改造而成的。因此，在自己没有足够能力的前提下，模仿别人的作品比自己创新更好。模仿多了，慢慢就会产生自己做PPT的灵感了。

● 创新：在大量模仿及借鉴别人的优秀作品后，自己就会慢慢积累起各种宝贵的经验，并能熟练掌握幻灯片中的设计技巧。哪怕是仅仅增加一条线，也能产生新的视觉效果，如图1-9所示。

● 创意：图1-10所示为全图型的PPT，右图的PPT借鉴了左图的版式，但同时更改了文字的字体样式和布局，采用更适合当前图片的显示方式，从而创造出一个新的作品。所谓创意，就是在不断累积的灵感基础上将别人的东西转换为自己的经验和技能，从无到有设计出属于自己的PPT。

1.1.4 新手制作PPT常见错误

PPT最主要的功能就是为了更好地表达我们的观点。我们不要仅仅为了好看而使用各种花式的背景。这是新手制作PPT时最常犯的错误之一。下面将制作PPT的常见错误总结如下，大家应当引以为戒。

● 把PPT当Word：有时为了节约时间，设计者直接把Word的内容复制到PPT上，没有提炼，使得整张幻灯片上都是密密麻麻的文字，基本上与直接在Word中阅读没有区别。

● 前景和背景颜色相似：没有注意投影和计算机显示的差异，幻灯片中很多文字的颜色和背景色用了近似色，导致幻灯片内容不清晰。

● 图表堆砌：在幻灯片的每个页面上都堆积了大量图表，却没有说明这些数据反映了什么趋势，内容过于繁杂。

● 风格不一：看到别人的公司主题模板很漂亮，借用时没有考虑和自己公司的Logo风格统一。

● 借鉴不当：虽然是模仿及借鉴他人的PPT，但由于环境不同，得到的效果完全达不到预期。比如制作庆典活动的PPT，若借鉴的是低调严肃的色彩搭配，那么自然无法展现喜庆的气氛。

● 五颜六色：觉得自己的PPT颜色太单调而加入大量颜色，导致设计出的每个页面都花花绿绿的，让观众失去继续听讲的兴趣。

● 滥用模板：看到自己喜欢的模板，想用到PPT里，却没有考虑是否和自己的PPT主题相符。

● 低劣图片：想给PPT配图来增加活力，却没找到合适的图，导致低劣的图片降低了PPT的档次。

● 滥用美图：滥用个人非常喜欢的美图，却没有考虑是否和PPT主题呼应，让观众注意力分散。

● 排版混乱：没有注意整个PPT的字体大小、段落排版、项目编号的统一，甚至故意求异为美。

● 滥用特效：刚学会一些特效制作，总想用到PPT中，结果反而冲淡了主题。