1.1 出纳小李工作的第一天
小李从一所高校的财务专业毕业直接参加工作。公司见小李没有实际操作经验,就让他跟着经验丰富的机关出纳老吴学习,打算等小李对工作有一定体会后再独立上岗。于是小李跟随着老吴开始了他当出纳的第一天。
1.1.1 小李学到:做事要细心
小李看老吴上班后的第一件事情是打开保险柜,清点当日清晨的库存现金1500元。
这时有职工交来安全罚款10000元,老吴让小李先试着清点这笔现金。小李看这些钞票都是一百元的,而且几乎都很新,想着这挺容易的嘛,很快地点完了钞,交给老吴说:“10000元,没问题。”
老吴点点头,接过去自己先点了一次,摇摇头,从这叠钞票中抽出来两张,然后拿到验钞机上验,验钞机很快提示出这两张100元钞票是假钞。老吴把这两张钞票退给来交罚款的职工,那位职工很快把这两张钞票换了,经过再次检查后,老吴才给这位职工开具收到安全罚款10000元的收据。
老吴对小李说
做出纳工作不要只图一个快字,做什么事情一定要细心,刚开始工作的时候,因为不熟悉,宁愿慢一点,细致一点,但是一定要把工作做好。出纳都是和钱打交道,出了错误都是自己的损失。你不要以为出纳工作很简单,就是数数钱,开开支票,写写收据什么的,其实这里面有很多的学问。
1.1.2 小李学到:支票如何书写
上午,小李接着帮老吴整理手中需要报销的票据及借款单等需要支付的单据,熟悉财务报销和现金支付的流程和规定。
经过整理和计算,今天需要现金支付的票据金额共45000元,老吴根据现在的现金量计算出今天短缺的现金44000元,加上固定的为应急等计划外支出的现金3000元,准备开出一张从公司银行账户提取备用金47000元的现金支票。老吴在得到领导的批准后在支票使用登记簿上签字,然后拿出空白的现金支票让小李学着填写。
小李第一次写支票,心里不免有点紧张,结果错误频出。
老吴对小李说
“支票上面的字不能有任何涂改的痕迹,若写错了,则只能重新填写。在写过的现金支票上还要打上“作废”字样。
支票上面的日期没有写对。今天是11月10日,支票上的大写日期应该是壹拾壹月零壹拾日,而不是拾壹月拾日。财务方面的票据填写,都有固定的规范和要求,不能像平时写日期那样,想怎么写就怎么写。像11月和12月必须有壹字开头,像1~10的日期,前面必须加零字。
人民币的大写,也没有按要求顶格书写,这样都不对。万一别人在前面填改了怎么办。虽然你没有写错字,但是不规范,这么写出来的支票,拿到银行去,银行对公业务部门是根本不会受理的。
你再重新写一张,这次要记住。我们都没办法把什么东西一次就学会,但是要知道怎么一点一点地学,所以说人不要怕犯错误,这样我们才会一次比一次好。”
小李听完这些话,把这张支票作废,重新写了一张支票。虽然费了不少时间才开出一张支票,但是小李觉得自己学会了不少东西,心里很感谢老吴的耐心教导,决心跟着老吴好好学习出纳实务,好好积累工作经验。
1.1.3 小李学到:出纳要练好基本功
上午10点钟,老吴带着小李去公司的开户银行建设银行提取公司现金,并且办理经过公司领导批准的银行转账付款业务,取得相应的回单。回到公司的时候已经接近中午。
老吴根据报销和借款的单据把相应的现金一一支付到同事手中,然后再次清点剩余的现金,并且让小李在现金日记账上做详细的登记,使账上的金额和实际现金相符。小李拿起账本,登记几笔现金业务,然后拿给老吴看,让老吴指导。
老吴对小李说
“你平时写字是不是都习惯把字写得比较大?这在财务上是个不好的习惯,一定要改正。不说我们要把字写得多么漂亮,但是我们都要把字写得小且清楚工整。
你看你这个阿拉伯数字,也就是现金付款的数字,把账簿的一格都写满了,这样如果这笔数字有错,需要在这格更改,你要怎么更改呢?如果你把全部的数字格子都写得满满当当的,那么就连红线画线更改都没有办法。
数字不能写连体字,不能几个零就一笔写了,这也是不规范的。另外,阿拉伯数字也有专门的写法,这个你拿张白纸来,我写下来,你照着没事的时候就练练。”
老吴根据上午办理的银行转账业务登记银行日记账,使银行存款日记账上的余额和实际银行存款数相符。核对无误后,按照顺序把单据整理好,交给会计人员做账。
1.1.4 小李学到:如何精通出纳工作
老吴把今天剩余的库存现金放入保险柜里做入库手续,做好当天的记录工作,整理好当天使用的财务印章等重要物品,一一归档后准备下班。
小李问老吴,是不是每天都要清点现金和银行的余额。
老吴对小李说
“我们出纳最主要的任务就是管钱。公司现在有多少钱你都不知道,这个可不行,所以现金要随时清点,银行余额要经常查询,这样不容易出现差错。
你一定要记着,出纳是需要耐心和细致的工作,哪怕是一分钱对不上都要马上找出原因。平时我们一定要小心谨慎。千万不能疏忽大意。随时做好登记和盘点以及记账的工作。
出纳工作是非常讲原则的工作,我们一定要管好自己的‘心’,不能起贪念,还要掌握好这个‘度’,该做什么不该做什么心里要有数,清楚工作的职责所在。
只要在工作上事事留心,提高自己的业务技能,练好基本功,多积累经验,踏踏实实地做事情,认认真真地学知识,就会精通出纳这个工作。”