会议沟通的主要功能与技巧

开会最能体现一个人在团队中的地位与作用。团队管理者要想了解团队成员的想法，要想向团队成员传达上级领导的指令，要想协调各种关系，都可以通过开会来实现。开会是一项最基本的管理技能，所以，管理人员要学会如何开会。

◆会议沟通的主要功能

以信息流动方向为依据，会议形式会在头脑风暴与指示传达之间徘徊。要使用何种会议形式，主要取决于会议目的是什么。会议能达到的目的有很多，也就是说会议的功能有很多，具体分析如下：

（1）集思广益的功能：会议可以将不同的人与想法汇聚在一起，这些想法相互碰撞，最终可以将存在分歧的意见统一起来，也可以对与会者进行启发，开拓其思路，使集体智慧整合在一起，有效发挥出来。

（2）信息发布功能：在会议召开的过程中，会议组织者可以向与会者传达领导指令或决策，发布重要信息。

（3）监督员工、协调矛盾功能：通过召开常规会议，员工向领导反馈工作进展，领导可以对员工进行监督与检查，对工作进度、任务执行情况进行了解，做到心中有数，以更好地安排接下来的任务。同时，会议将领导与员工集合在一起进行面对面的交流，通过这种方式，上级领导与下级员工之间的矛盾能得到调解。

（4）解决问题的功能：在信息社会，每个人所掌握的信息都不全面，会议将不同人掌握的不同信息汇聚在一起，通过交流、讨论，促使与会者思考、创新，能催生出高质量的问题解决方案，使问题得以有效解决。

（5）激励功能：公司在特定时间召开会议能对员工产生激励作用，比如在团队组建后召开会议，在年初或者年终召开会议等等，都能振奋员工之心，让员工鼓足干劲，更好地开展工作。

（6）群体信息互动功能：会议是一种群体沟通方式。随着科技的发展，人与人之间的沟通方式越来越多，电子邮件、微信、QQ、多媒体等都能用来进行沟通、交流，但这些沟通方式都比较适用于一对一的沟通，群体沟通最有效的方式还是会议。在会议上，所有人都能发表自己的意见与想法，群体信息能有效地互动、共享。

（7）有效的沟通：会议可以进行群体交流，集思广益，实现有效的沟通。

（8）传达资讯功能：通过会议，组织者可以向员工传达一些新的公司决策以及其他部门的资讯，增强员工对公司的认识，增进部门之间的了解。

（9）巩固主管地位：通过召开一些上下协调会议，部门主管或经理能更好地巩固自己的地位。

◆会议沟通的主要技巧

人们在职业生涯中会经历各种各样的会议，其中有很多会议陷入了无休止的争论之中，不但没有有效解决问题，反而让部门或员工之间产生了隔阂，这种结果使人们对会议产生了严重的负面印象，每次参加会议时，都有一定程度的抵触心理，自然会导致会议很难取得预期结果。对于会议，人们首先关注是为了什么开会，也就开会的目的。其次是如何开会，也就是开会的方法。

企业发展遇到问题时，开会解决是很正常的选择，但开会也存在着以下几大难题：

——跑题。讨论的内容和议题有很大偏差，耗费了大量的时间成本，最终也没能成功解决问题。

——一言堂。会议组织方或某一部门居于主导，其他与会人员没有机会表达自己的观点。

——野蛮争吵。因为对方某句口误就大肆抨击，甚至爆发冲突事件。

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事实上，如果能够掌握以下技巧，企业管理者就可以有效提升会议效率：

（1）及时开会。在发现市场中存在的某一重大发展机遇或者竞争对手做出有威胁性的布局时，要及时组织会议，以便有充足的时间制定决策。

（2）在开会前确保会议有明确的目标。对议题也要进行严格筛选，议题的关键在于质量而不是数量。

（3）开会前要有足够的准备时间，并将会议议题涉及的资料发放给与会人员。

（4）控制发言人讲话的时间，每次发言间隔尽量控制在5分钟以内。

（5）确保会议有一个轻松愉快的氛围，会议主持人扮演好自己的角色，在让与会人员积极发言的同时，避免出现野蛮争执。

（6）会议内容记录，对会议制定的决策要落实为书面文件，会议完成后，要让与会人员提交会议总结。

（7）有些事情没必要通过开会解决，比如，文件通知完全可以通过微信、QQ等社交媒体直接告知各部门，而不是劳师动众地组织全体会议。