项目会议管理的操作方法

随着经济的迅猛发展，各个领域的工程项目都实现了蓬勃发展，对于企业来说做好项目管理至为关键。在项目管理的众多工作中，项目会议是一项非常重要的工作内容。作为沟通管理的一种方式，会议是否经济、有效，在何种情况下召开何种类型的会议才能推动项目更好地完成至关重要。

◆项目会议的分类

项目管理要经历5个工作流程，分别是项目启动、项目计划、项目实施、项目控制和项目收尾。其中项目实施阶段涵盖了三大关键内容，分别是项目实施进度、实施费用和实施质量。在项目实施的过程中，这三项内容要相互协调、相互适应。在项目实施的过程中进度、费用、质量这三项内容相互协调、配合，就构成了项目管理的三坐标管理体系。

具体来看，项目会议包括项目启动会、计划进度与质量问题协调会、交付用户验收会、技术状态评审会等等。

（1）项目启动会

合同签订，项目启动会开启，与会人员包括项目发起人、客户经理、项目团队成员和项目经理等等。项目启动会的主要内容包括：项目概述，对项目范围及交付成果进行简介；构建项目团队，明确成员职责；发布进度计划；讨论项目管理办法，包括项目费用、项目质量、项目计划等等；对项目风险进行预估，采取合理的措施予以规避。

（2）项目计划会

项目计划会的主持工作要交由项目经理或计划主管负责，项目团队成员、生产加工人员、器械采购人员等都要参加会议。项目计划会的主要内容有：

第一，确定里程碑，规划项目完成的方法，明确活动和任务之间的关系与开展顺序，编写详细的项目计划，做好任务分配工作；

第二，参照项目时间表制定各种计划，比如项目进度计划、质量计划、成本计划、沟通计划、项目采购计划和风险控制计划等等。

第三，对计划执行过程中制约任务完成的各方关系进行协调，保证项目能按计划有序完成。

（3）项目例会

一般情况下，项目例会都是由项目经理主持的，与会成员包括项目团队成员、项目负责人和客户。为了做好项目会议管理，要定期召开项目例会，会议的时间间隔要根据项目持续时间与合同要求来确定，一般有日例会、周例会和月例会。

项目例会的主要内容包括：

第一，介绍项目进展，明确里程碑；

第二，报告项目进展，比如进度是否与计划一致，如果进度偏离了计划，那么导致进度偏离的原因是什么，要采取何种促使予以解决，在接下来的工作中要采取何种措施防止再次偏离等等。

第三，报告项目执行过程中出现的问题和将来有可能发生的问题，探讨问题解决措施和潜在问题的应对措施。

第四，以项目进展及需要完成的工作内容为依据对项目完工日期及成本进行预测，将其与项目目标和基准计划放在一起进行比较；

对项目实际耗费成本、实际进度与计划间的差异进行明确，如果项目提前完成这个差异就是正值，如果项目没有按时完成或预算超支，这个差异就是负值，如果差异是负值，就要找出其中的原因；

在某些情况下，在项目例会上，与会人员可提出一些措施获得经理批准，比如为了让项目在计划时间内完成可以在例会上申请加班权等等。另外，针对项目执行过程中出现的问题，项目经理可要求召开问题解决会议，以探究出更科学的纠正措施。

第五，要告知客户及项目负责人一些应注意的事项，比如提醒客户签署某些文件等等。

（4）项目技术状态评审会议

如果项目属于研制项目，那么在项目定义及项目设计阶段都要召开技术评审会议，以保证技术方案、研究成果等都能得到项目业主及客户的认可。评审会议的内容有方案设计、设计鉴定、样机评审、项目验收等等。

比如方案设计评审会要根据研制总要求或合同编写技术方案，邀请客户或客户代表、同行专家、上级机关领导、配套单位领导等人士参加会议，对其进行符合性评审，最终形成评审报告。评审报告要包含评审意见、会议纪要、评审组员签字名单等内容。

（5）解决问题的会议

解决问题会议要按照以下9个流程召开，分别是：描述问题——明确问题成因——发掘问题解决方案——对各种可行方案进行评价——确定最佳方案——修订项目计划——实施解决方案——明确问题解决效果。

在解决问题的会议召开之前，项目经理要明确会议目标，目标要以结果为导向，具体、可测量、可实现。

◆会议管理人员组织结构及分工

会议管理人员包括会议主管、会场助理、会务秘书、车辆票务助理、餐饮住宿助理等等。

（1）会议主管

会议主管的主要工作是做好会议前期策划，将各项会务工作落实下去。

（2）会务秘书

会议秘书要辅助会议主管将各项会务工作落实下去，形成会务手册与会议决策表。除此之外，会务秘书还要负责发放会议通知，收集、整理各种会议代表信息，预订会议室食宿地点，预租会议车辆、组织并落实会议文件。

（3）会议现场助理

会议现场助理的工作内容是按照策划表策划会议现场，包括布置会场、制作会标、打印并摆放参与代表的座签、发放并回收会议文件、准备茶水、打印会议召开过程中产生的文件等等。

（4）住宿餐饮助理

住宿餐饮助理主要负责做好会议食宿工作，包括组织会议代表签到，预订并分配房间，做好住宿表，安排会议代表用餐等等。

（5）车辆票务助理

车辆票务助理的工作内容包括前往各站点接送会议代表、接送会议代表往返会场、合理地调度会议临时用车、做好会议代表返程信息的收集工作、统计好会议代表的返程车票、帮会议代表购票或退票等等。

◆会议管理实践

某单位承接了一个项目的研制任务，按照合同要求，该单位要组织正样设备技术状态评审。会议主管接到评审会召开任务之后，按照会议流程做了前期策划，形成了策划表。之后，会议主管组织召开了预备会，将会议背景、会议内容、与会单位等情况做了通报，并根据策划表分配了任务，并为各项任务分配了负责人。

预备会议结束之后，会议秘书拟制并发放会议通知，落实与会代表与专家，形成与会人缘名单。同时，会议秘书还对参与评审的样机技术文件予以落实，比如样机研制工作总结报告、检验大纲、质量分析报告、检验报告等等。

在评审会议召开之前，会议助理预订好了会议室，并按照要求对会场进行了布置，比如制作会标，打印、摆放与会代表的座位标签，发放会议文件，准备投影仪、扩音设备、幕布、笔记本电脑等设备，为会议的顺利进行做好保障工作。在会议开始之后，会议助理组织与会代表签到，组织评审组人员签名，打印会议召开过程中产生的各种文件，为与会人员添加茶水等等；在会议结束之后，会议助理负责做好会议现象的清扫工作。

负责与会代表食宿的餐饮住宿助理事先为与会人员预订了宾馆，并参照活动安排及秩序册制作了会议行程表，将行程表事先放在各个房间中；参照与会代表名单确定食宿人员，为其安排住房和餐食，形成与会代表食宿表。

车辆票务助理根据与会代表明显及联系方式对与会代表的来往行程进行收集，如有必要要请与会代表填写订票单或送站单，根据单据购买车票，安排车辆接送。同时要安排车辆接送与会代表在会场与宾馆间往返。

通过这一系列工作，评审会如期举行，圆满结束。