第1章 文档的创建和编辑
1.1 制作和打印通知
通知是日常事务中被广泛运用的知照性公文，主要用来发布法规和规章；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文，以及要求下级机关办理某项事务等。
图1.1所示为将要制作的通知文档排版前后的对比效果。合理的段落格式设置可以使通知更易于阅读，主要包括设置段落对齐方式、段落缩进、项目符号和编号等。通知文档不仅要简单明了，还要做到格式规范、段落层次清晰，通知的对象、时间和内容要明确。
图1.1 通知文档排版前后效果
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素材文件：第1章\公司通知.docx
效果文件：第1章\公司通知.docx
1.1.1 设置字符格式
打开“公司通知.docx”文档，由于整篇文档没有进行格式设置，不便于阅读，因此首先需要对字体格式进行设置，其具体操作如下。
1 打开“公司通知.docx”文档，选择文档中的标题文本与副标题文本，设置字体为“黑体”，设置标题字号为“三号”，设置副标题字号为“五号”，设置标题和副标题的字体颜色为红色，如图1.2所示。
2 按住【Ctrl】键选择第11、12、13行与第15、16、17、18行文本，通过“字体”组设置字体为“楷体_GB2312”，字号为“小四”，如图1.3所示。
图1.2 设置标题文本字体格式
图1.3 设置正文文本格式
3 在【插入】/【插图】组中单击“形状”按钮
，在打开的下拉列表中选择“线条”栏中的“直线”选项，然后按住【Shift】键不放在标题下方绘制直线。选择直线，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置形状格式”命令，打开“设置形状格式”对话框，单击“线条颜色”选项卡，设置颜色为“红色”，单击“线型”选项卡，设置宽度为“1.25磅”，然后单击
按钮，如图1.4所示。
图1.4 设置线条颜色和宽度
1.1.2 设置段落格式
通知文档的标题应居中对齐，正文使用默认的两端对齐，落款为右对齐，文档中正文设为首行缩进2字符，并根据内容的多少和用途设置行距及段间距，其具体操作如下。
1 选择标题与副标题文本，单击“段落”组中的“居中”按钮
，使标题文本居中对齐，如图1.5所示。
2 选择文档末尾的落款文本，在“段落”组中设置文本为右对齐，如图1.6所示。
图1.5 设置居中对齐
图1.6 设置右对齐
3 选择正文部分的第1段和第2段，在【开始】/【段落】组中单击“对话框启动器”按钮
，打开“段落”对话框，在“缩进”栏中设置特殊格式为“首行缩进”，磅值为“2字符”，设置段前和段后间距为“0.3行”，完成后单击
按钮，如图1.7所示。
4 保持文本的选择状态，单击“段落”组中的“行和段落间距”按钮
，在打开的下拉列表中选择“1.5”选项，将行距由默认的1倍调整为1.5倍，如图1.8所示。
图1.7 设置首行缩进和行距
图1.8 设置段落行间距
1.1.3 设置编号与项目符号
通知中的部分文字，可利用项目符号与编号将其进行排列，并以列表形式显示，从而使文档结构更加合理。下面为“公司通知.docx”文档中的指定段落添加编号与项目符号，其具体操作如下。
1 选择需要设置编号的文本段落，单击“字体”组中的“加粗”按钮
，设置字体加粗。设置编号样式为“一、二、……”样式，如图1.9所示，打开“段落”对话框，取消选中“间距”栏中的“在相同样式的段落间不添加空格”复选框。
2 同时选择两个编号列表下方的段落，单击“段落”组中的“项目符号”按钮
，为其设置圆点符号样式，设置“行和段落间距”为1.5倍行距，如图1.10所示。
图1.9 设置编号
图1.10 设置项目符号
1.1.4 设置主题词、抄送和英文字体
对于正式的公文，可标1~5个主题词，但最多不超过5个，主题词词目之间不用标点分隔，而是彼此间隔一个字的距离。主题词和抄送格式应通过表格来制作，下面将设置主题词、抄送字体格式，其具体操作如下。
1 将鼠标光标移到落款文本下面的空行，在【插入】/【表格】组中单击“表格”按钮
，在打开的下拉列表中选择“插入表格”选项，打开“插入表格”对话框，在“列数”数值框中输入“1”，单击
按钮。在“行数”数值框中输入“3”，插入一个3行1列的表格，如图1.11所示。
2 在【设计】/【表格样式】组中单击
按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中依次选择“上框线”“左框线”和“右框线”去除框线，只保留下划线，如图1.12所示。
图1.11 插入表格
图1.12 隐藏边框线
3 选择主题词行的文本，按【Ctrl+X】键剪切文本，将文本插入点定位到表格第1行，按1【Ctrl+V】键，将文本移动至表格中，使用相同的方法，将抄送行的文本移动至表格第2行，将最后一行文本移动至表格的第3行，将冒号及冒号前的字体设置为“三号、黑体”，冒号后的字体设置为“三号、方正小标宋简体”，如图1.13所示。
4 将表格中最后两行的文字利用空格键向右侧移动一个字符的距离。按【Ctrl+A】键全选文档内容，将字体设置为“Times New Roman”，即可设置所有的英文字体和数字字体，中文字体将保持不变，如图1.14所示。
图1.13 设置字体格式
图1.14 设置英文字体和数字字体
注意：根据文档性质的不同，英文字体设置也不同，一般都设置为“Times New Roman”。
1.1.5 预览和打印文档
编辑完通知文档的内容后可对其进行打印预览，并根据预览效果设置文档中字号的大小和行距等。下面对文档进行预览和打印，其具体操作如下。
1 选择【文件】/【打印】命令，此时将在右侧中间列表框中显示页面的大小和打印设置等，在最右侧显示文档的预览效果，如图1.15所示。
2 按【Esc】键返回文档编辑区，由于页面下方空白较多，选择二级标题，设置其“行和段落间距”为1.5，并为主题词上方的落款应用相同的间距，如图1.16所示。
图1.15 选择打印
图1.16 设置行间距
3 选择【文件】/【打印】命令，此时在最右侧显示调整后的文档打印预览效果，可以看出文档内容已布满整个页面，如图1.17所示。
4 在中间的列表框中设置打印参数，在“份数”数值框中输入打印份数。在“打印机”下拉列表框中选择要使用的打印机。开启打印机的电源开关，放入A4大小的纸张，然后在Word中单击“打印”按钮
便可开始打印文档，如图1.18所示。
图1.17 预览文档效果
图1.18 选择打印机