第2章　文档的美化操作

2.1　制作公司简介

企业在进行宣传时，常会涉及制作公司简介的文档。公司简介的内容一般比较简单，只需在文字信息中添加一定数量的公司图片，然后通过对文字和图片的格式设置，达到美化文档的效果。文档中也可以包含公司组织结构图，它形象地反映了组织内各机构、岗位之间的关系，它是公司组织结构最直观的反映，也是对组织功能的一种侧面诠释。图2.1所示为公司简介文档的效果。

图2.1　公司简介文档效果

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素材文件：第2章\1.jpg、2.jpg、3.jpg、4.jpg、5.jpg、6.jpg

效果文件：第2章\公司简介.docx、组织结构图.docx

2.1.1　输入文本并设置字符格式

新建“公司简介.docx”文档，设置页眉后，打开“页面设置”对话框设置页面，其具体操作如下。

1　新建“公司简介.docx”文档。双击文档顶部，进入页眉编辑状态，输入页眉内容。双击文档空白部分，退出编辑。单击“关闭页眉和页脚”按钮，如图2.2所示。

2　在【页面布局】/【页面设置】组中单击对话框启动器按钮，打开“页面设置”对话框，在“页边距”栏中将上、下页边距设置为“3厘米”，左、右页边距设置为“2.5厘米”，如图2.3所示。

图2.2　输入页眉内容

图2.3　设置页边距

3　单击“纸张”选项卡，在“纸张大小”栏中设置宽度为“30厘米”，高度为“20厘米”，单击按钮确认设置，如图2.4所示。

图2.4　设置纸张大小

2.1.2　插入形状和图片

公司简介的编排可根据公司风格来进行具体设置，其中要突出显示“公司名称”和“公司简介”字样，文档的整体风格要一致，颜色设置也不宜太过复杂。编排公司简介的具体操作如下。

1　输入“公司简介”文本和公司简介的主要内容。设置“公司”文本格式为“汉仪雁翎体简、小初”，设置“简介”文本格式为“汉仪哈哈体简、一号”，字体颜色都为“蓝色，强调文字颜色1，深色25%”，如图2.5所示。

2　将鼠标光标定位到标题前面，在“段落”组中单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在打开的列表框中选择项目符号。为正文中的各小节标题应用与标题不同的项目符号，如图2.6所示。

图2.5　设置文档标题文本格式

图2.6　设置文本项目符号

3　在正文前插入一个空行，在【插入】/【插图】组中单击“形状”按钮，在打开的下拉列表中的“线条”栏中选择“直线”选项。按住【Shift】键不放拖曳鼠标绘制横线，在【格式】/【形状样式】组中选择直线样式，如图2.7所示。

4　将正文中小标题的字符格式设置为方正中倩简体、加粗。定位鼠标插入点到已设置格式的小标题段落，在【开始】/【剪贴板】组中单击“格式刷”按钮，通过格式刷复制格式到其他小标题，如图2.8所示。

图2.7　绘制和设置直线

图2.8　设置标题文本格式

5　选择正文部分，设置段落格式为“首行缩进，2字符”，设置文档的行距为“1.5倍行距”。单击按钮，如图2.9所示。

6　将文档最后的标语字体设置为“汉仪雁翎体简、四号”，如图2.10所示。

图2.9　设置首行缩进和行距

图2.10　设置文本格式

7　选择地址等内容文本，在【开始】/【段落】组中单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在打开的列表框中选择项目符号，为选择的文本添加项目符号，如图2.11所示。

8　在【插入】/【插图】组中单击“图片”按钮，打开“插入图片”对话框，选择要插入的图片，单击按钮，然后适当调整图片大小即可，如图2.12所示。

图2.11　添加项目符号

图2.12　选择插入图片

9　选择图片，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“自动换行”命令，在弹出的子菜单中选择“紧密型环绕”命令，设置图片的显示方式，拖曳图片，将其放置于合适的位置，如图2.13所示。

10　选择图片，在【格式】/【图片样式】组中设置图片样式为“简单框架，白色”，如图2.14所示。

图2.13　选择图片排列方式

图2.14　选择图片显示效果

11　继续在文档中插入图片，设置与前面图片相同的自动换行格式和图片样式，调整图片的位置，使其位于文档第1页的最下方，如图2.15所示。

12　在文档的第2页添加3张图片，设置自动换行格式和图片样式，然后将其移动至页面的最上方，整体调整板式后，保存文档，如图2.16所示。

图2.15　插入其他图片

图2.16　设置和调整图片

2.1.3　添加组织结构图

公司组织结构图可以客观地反映出公司的结构，使用SmartArt图形可以快速制作组织结构图，对图形进行适当编辑即可满足需要，其具体操作如下。

1　新建“组织结构图.docx”文档，设置纸张高度为“30厘米”，宽度为“25厘米”，如图2.17所示。双击文档顶部，进入页眉和页脚的编辑状态，为文档制作页眉。

2　输入文档文字内容，将标题、版式和内容设置为与公司简介相同的字符格式，再将版本字号设置为“二号”，如图2.18所示。

图2.17　设置页面纸张

图2.18　设置文本格式

3　在【插入】/【插图】组中单击“SmartArt”按钮，打开“选择SmartArt图形”对话框，在“层次结构栏”中选择“组织结构图”选项。单击按钮即可，如图2.19所示。

4　在组织结构图的形状中直接输入文本内容，选择多余形状，按【Delete】键将其删除，如图2.20所示。

图2.19　选择图形

图2.20　输入文本

5　选择组织结构图中最下层的“董事会”形状，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加形状”命令，在弹出的子菜单中选择“在下方添加形状”命令，系统会自动添加形状并呈选择状态，如图2.21所示。

6　连续执行两次“在下方添加形状”命令，选择中间空白形状，执行“在后面添加形状”命令。继续执行两种命令，制作组织结构图的主框架，如图2.22所示。

图2.21　添加形状

图2.22　添加形状

7　形状添加完成后，根据制作的草稿文档，在每个形状中添加部门名称。选择组织结构图，2设置“自动换行”格式为“四周型环绕”，调整组织结构图在文档中的位置，如图2.23所示。

8　选择组织结构图中的所有形状，设置颜色为“彩色填充，强调文字颜色5”，设置SmartArt样式为“中等效果”，最后进行适当调整并保存文档，如图2.24所示。

图2.23　输入部门名称

图2.24　设置组织结构图样式