公文的格式和特点

一、公文的格式

公文的格式相对其他文体而言较为正式，且内容规范，并且有些还具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。公文格式基本上可以分为三大部分，即版头、主体和版记。版头是公文首页红色分隔线以上的部分，主体就是公文首页红色分割线（不含）以下、公文末页首条分割线（不含）以上的部分，公文末页首条分割线以下、末条分隔线以上的部分被称为版记。下面我们具体介绍一下公文版式各部分的内容。

1．版头格式

版头包括份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。

（1）份号

份号指公文印制份数的顺序号。凡是涉密公文都应当标注份号，份号通常都是由6位3号阿拉伯数字组成，编号从“000001”开始，顶格排在版心左上方的第一行。

（2）密级和保密期限

通常而言，密级和保密期限会标注在发文机关标志的左上方，顶格排在版心左上方第二行。同时根据《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）和国家《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》）的规定，密级可以划分为绝密、机密和秘密三个级别，对于公文密级和解密时间，都需要按照国家的有关规定来进行确定。通常而言，保密公文都要标注保密期限，例如“绝密★3年”“保密★3年”“秘密★3个月”等，如果没有特殊要求的话，通常会用3号黑体字进行标注。

（3）紧急程度

紧急程度是指公文送达和办理时间的限度。通常分为“特急”和“急件”两种，一般用3号黑色字体标注，并顶格编排在版心左上方。如果一份公文需要同时标注份号、密级、保密期限和紧急程度的时候，那么要按照份号、密级、保密期限和紧急程度这样的顺序，在版心的左上方，自上而下进行排列。还有一些公文可以在标题中标注出紧急程度，例如《关于转发鲁安监发〔2013〕52号文件进一步加强烟花爆竹安全监管的紧急通知》。对于已经标明紧急程度的文件，标题中就不需要另行标注。根据《条例》规定，紧急电报的紧急程度可以分为“特提”“特急”“加急”和“平急”四种，在电文首页稿头中标注。

（4）发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关的全称或规范化简称。发文机关的标志居中排列，通常使用小标宋体字，套红，以醒目、美观、庄重为原则，例如“北京市人民政府文件”。在此需要注意的是，联合行文时需要标注联署发文机关的名称，主办机关的名称排在最前面。

（5）发文字号

发文字号简称文号，由机关代字、年份和发文顺序号三者组成，而且年份、序号等都是用阿拉伯数码进行标注。例如“湖北〔2011〕5号”，其中“湖北”是湖北省人民政府的机关代字，“〔2011〕”是年份，“5号”是序号。在发文字号中，年份不能简写，要标全称，并用六角括号“〔〕”括入。此外，发文字号不编虚位，如“5号”不编为“05号”，也不加“第”字。发文字号通常都会排在发文机关标志下方，如果没有发文机关的标志，那么就排在标题的右下方。为了能更加方便地识别，机关代字在选用上最好是选择能直接体现本机关特征的代字，并且能固定使用。如果有几个机关联合行文，那么发文字号就要使用主办机关的。发文字号的作用在于统计发文数量，同时也便于引用和查询。

值得注意的是，上行文的发文字号要居左一字编排，与最后一个签发人的姓名同处一行。

（6）签发人

签发人指核准并签发公文或会签的发文机关负责人。签发人的姓名通常标注在发文字号左侧适当的位置。按照《公文处理办法》的规定，上行文应当注明签发人和会签人姓名。其中，“请示”和“意见”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。在上行的公文中注明签发人，是为了督促各级机关负责人认真地履行职责，对行文负全责，有利于提高公文质量。

2．主体格式

主体包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关和成文日期、印章和附注等。

（1）标题

标题是公文的眉目。完整的标题由发文机关名称、事由和文种组成，例如《中共中央、国务院关于抗震减灾紧急指示》，“中共中央、国务院”是发文机关的名称，“抗震减灾”是公文的事由，“指示”是文种。

标题在某些情况下是可以省略的，通常标题省略的情况有三种：一是省略发文机关名称，仅由事由与文种组成，如《关于罢免×××市委办公室主任的决定》；二是省略事由，如《中华人民共和国国务院令》；三是省略发文机关名称与事由，如果只有文种名称，如《通告》，在这种情况下，通常就会将发文机关的名称置于正文末尾落款处。

公文的标题在排布的时候应当居中，如有回行的情况，一定要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（2）主送机关

主送机关即公文的主要受理机关。主送机关应顶格写，并且使用机关的全称或规范化简称或同类型机关统称。应根据受理机关的职能权限与行文目的选准主送机关，这是公文发出后能否得到及时处理的关键。在上行文中，通常只写一个主送机关，切记避免多头主送，以免延误公文处理的时机，同时也要注意，千万不可越级主送。在下行文中，除了普发性公文（如省政府给“各市、县人民政府、省直各单位”的文件）外，一般也只写一个主送机关。有些公文，如公告、通告、纪要等，不需要写主送机关。

（3）正文

正文是公文的主体或核心内容，正文用来说明公文的内容和制文意图。公文的首页必须显示正文内容。不同文种的正文在写作上面会稍有不同，但是整体的结构都是相同的，都是由开头、主体和结尾三部分构成。在公文的开头，要简明扼要地说明制文的根据、目的、原因或重要性。主体是内容事项，或提出解决问题的措施、意见、办法，或请求指示与批准，或询问或答复问题，或商洽和联系工作，要求具体明确、层次分明。结尾主要表述发文机关对公文办理的要求，其形式一般采用尾语惯用式、希望号召式等。

（4）附件

附件是随文附上的有关照片、图表、统计数字以及文字依据材料、参考材料，对正文内容作补充、说明和印证。如果公文要使用附件，那么应当在正文下空一行，左起空两字编排“附件”二字，后标注全角冒号和附件名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字标注附件的顺序号（如“附件： 1.×××××”），附件名称后不加标点符号。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。通常“附件”二字以及附件顺序号使用3号黑体字顶格编排在版心左上方第一行。附件标题居中，编排在版心第三行。附件序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

（5）发文机关

发文机关指发文机关的署名，即落款，是公文的法定作者，应写全称或规范化简称。当几个机关联合发文时，主办机关要排在前面；当以机关领导人的名义发文时，要同时冠以领导人的职务。

（6）成文日期

成文日期指公文发文的年月日，通常就是公文的生效期。成文日期是公文生效和查考的重要依据，它通常位于发文机关名称的右下方，年月日的填写必须是完整的，不可简写。成文日期主要是以负责人签发日期为准。如果是联合行文，那么就要以最后签发机关负责人的签发日期为准；如果是电报，那么就以发出日期为准；如果是会议通过的公文，那么就以会议通过的时间为准。

同时，要注意的是日期的编写，当用阿拉伯数字对日期进行标注时，应当标注年月日的全称，在编写的时候不可以编虚位。

（7）印章

通常印章是加盖在公文成文时间的上方，印章主要是起证实公文合法效力和信用的作用，是对公文生效负责的凭证。加盖印章，要用红色，要求上不压正文，下“骑年盖月”。根据《条例》的规定：“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机构相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报，可以不加盖印章。”印章一定要与正文同处一页，即不得在没有正文的空白页内盖印章，不得采取“此页无正文”的标志。

（8）附注

附注指需要附加说明的其他事项。附注内容，有的是需要加以解释的名词术语；有的是确定公文发送范围和阅读传达对象，例如“此件发至省军级”；有的则注明使用方法，例如“此件可自行翻印”。

附注都是居左空两个字加圆括号编排在成文日期的下一行。

3．版记格式

版记格式包括抄送机关、印发机关、印发日期、印制份数、页码等。

（1）抄送机关

抄送机关是除主送机关外其他需要执行或知晓公文内容的机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关不宜过多过滥，同时也要注意不要漏报漏送。

（2）印发机关和印发日期

一般编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年月日标全，月、日不加虚位，后加“印发”二字。

（3）页码

通常编排在公文版心下边缘之下，数字的左右两方各有一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

除此之外，我们再来了解一下公文的用纸规格及印装要求。

（1）用纸规格

公文用纸幅面规格，一般采用国际标准的A4型（长297mm，宽210mm）。不过对于需要张贴的公文，例如通告、通知等，其用纸大小则需要根据实际情况来定。

（2）印装要求

公文排印，文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以用汉字和通用的少数民族文字（按其书写习惯进行排版）。公文一律左侧装订。

二、公文格式的特点

1．公文格式的美观和庄重性

格式的美观和庄重性是公文格式的一大特性，它是反映不同层级、不同用途的公文经约定俗成后形成的不同的表述形式。

公文格式的美观和庄重性主要体现在三个方面：第一，公文要素的设置和在公文中的排列位置要体现出美观和庄重性；第二，公文传递所采用的介质纸的质量和印刷质量、装订质量的好坏，都会影响公文的美观与庄重性；第三，公文撰写人员在撰写公文过程中以及办公人员在办公过程中的态度，也会影响公文的美观与庄重性。

2．公文格式的层次性

在现代社会中，不论哪个国家都会使用公文这种简便快捷的方式进行国家管理。但是每个国家的内部又会分出很多政府部门来进行管理。这样就会形成由国家内部公文构成的国家公文体系，它时刻反映着国家机构的状况。每个内部机关的公文都会成为国家公文的一个子系统，所有的公文子系统汇总到一起就构成了国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出了公文格式的层次性。

3．公文格式的规范化

公文的作用决定了公文写作是一项普遍性和基础性的工作，因此公文的作用和能力不能削弱，只能不断地改革和加强。这样一来，公文格式的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。

所谓规范，是指约定俗成或是明文规定的规格标准。公文格式的规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。

所谓制度，就是大家共同遵守的办事规程和行动准则。处理工作的制度化，是对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范正确顺利地实施，使公文处理依法进行。

4．公文格式的法定性

在不同的历史时期和不同的社会制度中，公文写作的要求也不完全相同。在封建社会时期，公文是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务的工具，他们通过公文来巩固自己的统治地位，变相剥削和压迫广大人民群众。公文的这种性质一直到新中国成立以后才得以改变。新中国成立以后，党和国家领导人经过几十年的改革，将公文变成了管理国家，服务广大人民群众，推动社会进步发展以及经济发展的工具。