0.1 财务人员制表效率低下的原因分析

许多财务人员在利用Excel制表时的效率非常低，归根结蒂，其主要原因是缺乏Excel知识、不懂Excel的操作技巧、不善用Excel模板、缺少制表思维等。

0.1.1 Excel知识欠缺，做张表得摸索半天

由于对Excel不熟悉，以致对使用Excel制表感到吃力的财务人员比比皆是。例如，在输入身份证号码时，发现输入后得到的数据并不是身份证号码，就把身份证号码所在列的列宽调来调去，但结果却毫无变化。实际操作中在某单元格内输入身份证号码之前，应当先将此单元格的数据格式设置为“文本型”，此后再输入身份证号码就能得到想要的结果了。

有的用户习惯在网上下载一些表格模板，然后根据需要对该模板中的某些数据或格式进行修改，以达到满足自己使用的目的。对于缺乏Excel知识的用户，这种方式有可能变得更加费时、费力。例如，用户需要将表格中的红色字体改为黑色字体，但无论是修改字体颜色还是将表格内容删除后重新输入，都无法将字体颜色更改。这是由于设置了条件格式造成的。此时只需要在【开始】/【样式】组中单击“条件格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择【清除规则】/【清除整个工作表的规则】命令，就能对表格内的字体颜色进行修改了。

总之，要想熟练使用Excel进行表格制作，就必须熟悉Excel的基本知识。否则在制表过程中出现的各种问题都会浪费制表人大量的时间和精力，制表效率自然就显得异常低下了。

0.1.2 不懂Excel操作技巧，想偷懒都难

有些财务人员虽然掌握了一些操作Excel的方法，但实际制表时也感觉效率不高，其原因是不会Excel的高效操作技巧，只会按部就班、中规中矩地操作。

例如，对小于90的数据进行求和操作，有的财务人员就会逐个选择小于90的数据所在单元格，然后进行求和操作。如果逆向思维，利用SUM函数求和后减去大于90的数据来求得目标值的效率会更高。这其实就是一种高效的思维方法，虽然谈不上技巧，但是在数据量庞大的情况下，这种思维方式会大幅提高效率。

再如，删除所有姓名前面的编号和“—”符号，大部分财务人员会手动逐个删除，小部分财务人员会思考能不能通过查找替换的方法一次性快速删除。实际上，完全可以通过查找通配符“*”和符号“－”，即将“*－”替换为空值（即不替换为任何字符）的方式进行全部替换操作。

Excel在处理数据方面，有许多强大的功能，用户需要不断掌握和挖掘，但实现高效的关键在于有高效工作的思维、不断尝试简化操作的想法。只要将这种思想常用于平时的工作中，高效使用Excel也就信手拈来了。

0.1.3 不知如何利用Excel模板

哲学上有“透过现象看本质”的说法，对于会计表格而言，无论表格样式如何多样，同样可以追本溯源。通过追本溯源可以找到表格结构和数据的规律，利用这规律就能制作通用的Excel模板，以后使用时直接调用模板就可以了。使用模板的方法会在本书后面的章节中详细讲解，这里主要是建议读者建立使用模板的思维，无论什么表格，都可以考虑通过一定的设置，将其保存为模板，以便日后使用该模板快速制作相应的表格。

0.1.4 操作方法不当，缺少专业制表理念

使用Excel制表低效的原因还在于操作方法不当。例如，应该设置绝对引用的公式而设置成了相对引用，导致复制公式后计算结果出错；又如需要精确控制行高或列宽时却随意拖动鼠标进行设置；再如为了一味地追求表格美观，强制合并一些单元格区域，导致后面对表格数据进行排序、筛选、透视分析等操作无法实现等。这些不当的操作都可能破坏表格的二维结构，致使Excel无法识别数据区域，从而无法得到想要的结果。

综上，财务人员在掌握Excel知识的同时，还应当不断总结经验，养成良好的操作习惯，掌握正确且高效的操作方法，这样才能为高效制表打下坚实的基础。