1.1 表格设计基本规范

Excel强大的数据处理功能是建立在标准和规范的表格基础之上的，不规范的表格很难或无法使用公式或函数进行计算、无法实现数据的排序与筛选，无法对数据进行透视分析，无法建立图表显示数据情况等。因此，要想利用Excel高效制表，首先在表格设计上就应当确保规范化。

1.1.1 单元格合并不乱用

利用Excel制作表格时，首先应根据所提供的基本信息设置表项目，然后将基础数据录入表格的各项目中。由于数据的复杂多样，表格中常常需要预留一些空白单元格，这些单元格切勿随意合并，也不要为了美观而使用多行表头、斜线表头等样式。强行合并单元格可能带来以下麻烦。

（1）无法排序。

（2）无法筛选数据或数据筛选结果不正确。

（3）不方便粘贴数据。

（4）无法精准地对单元格进行分类汇总。

（5）数据透视表结果不正确或无法使用数据透视表功能。

（6）输入公式时，无法正确选择单元格区域。

（7）使用IF、SUMIF、COUNTIF等函数处理数据时结果不正确。

实际上，除表格标题可以按需要合并外，表格正文内容最好都不要合并，应维持Excel本身的表格结构，这样在后期处理数据时也会更加方便。当然，对于那些不参与计算、统计和分析的数据，合并与否对表格功能是没有影响的。

1.1.2 字段统一要常用

由于Excel会将完全相同的单元格内容判断为同一对象，所以在制作表格时，特别是输入中文字段时，应保证内容完全相同。字段的统一主要体现在以下几方面。

（1）全称与简称要统一。如“A电子数码有限公司”“A数码公司”和“A公司”，在Excel看来，这是3家不同的公司。因此，全称与简称使用时要择其一而用，不能混乱使用。

（2）避免使用多余空格。如“张三”和“张三”，Excel同样会判断成两个不同的人员。因此，输入时应留心不能有多余的空格。

（3）中文数字与阿拉伯数字要统一。如“六年级三班”和“6年级3班”，Excel同样会判断为两个不同的班级，因为Excel会区分中文数字和阿拉伯数字。因此，要注意数字的统一性。