2.2 政府会计的会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任，并据以登记账簿的书面证明，分为原始凭证和记账凭证。

2.2.1 原始凭证

原始凭证又称“单据”，是在经济业务发生或完成时取得的，用以证明经济业务已经发生或完成的最初书面证明文件，是会计核算的原始资料，是编制记账凭证的依据。

1.原始凭证的分类

原始凭证的分类方法比较多样，其分类方法体系如表2-5所示。

（1）按取得来源分类

原始凭证按取得的来源可分为自制原始凭证和外来原始凭证。自制原始凭证是本会计主体内部发生经济业务时，由本会计主体内部经办业务的单位或个人填制的凭证。例如，仓库保管人员填制的入库单、领料部门填制的领料单、出差人员填制的差旅费报销单等。外来原始凭证是与外单位发生经济业务时，从外单位取得的凭证。例如，购货时取得的发票，出差人员报销的车票、飞机票、住宿费发票等。

（2）按填制手续分类

原始凭证按填制手续可分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。一次凭证是指填制手续一次完成，一次记录一项或若干经济业务的原始凭证。一次凭证是一次有效的凭证，已填列的凭证不能重复使用。外来的原始凭证都是一次凭证，例如，自制原始凭证中的收料单、发货票、银行结算凭证等都是一次凭证。

累计凭证是在一定时期内，在一张凭证上，连续多次记录不断重复发生的同类经济业务的原始凭证，随时计算累计数及结余数，以便按计划或限额进行控制。制造业的限额领料单是典型的累计凭证。

汇总凭证是将一定时期内记录同类经济业务的若干张原始凭证汇总起来编制的原始凭证。例如，工资结算汇总表、收货汇总表、发出材料汇总表等。

（3）按所起作用分类

原始凭证按所起作用可分为通知凭证、执行凭证和计算凭证。

通知凭证是对某项经济业务发挥通知或指示作用的凭证，对这类凭证的管理，不能完全等同于对其他原始凭证的管理，因为其不能证明经济业务已经完成。例如，物资订货单、扣款通知书等。

执行凭证是某项经济业务执行后填制的原始凭证，可以证明经济业务已经完成。例如，入库单、出库单、各种收据等。

计算凭证也是某项经济业务完成后填制的原始凭证，可以证明经济业务已经完成。但是，该凭证上的数字是按照一定方法计算后形成的。例如，工资结算汇总表、辅助生产费用分配表、制造费用分配表等。

（4）按经济业务分类

按经济业务，政府会计主体的原始凭证可分为以下六类。

①支出凭证。如直接用以报销经费的购货发票、领料单、工资单、差旅费报销单等。它是各单位核算实际支出数的依据。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章。自制原始凭证必须有经办单位负责人或指定的负责人的签名或盖章，并注明支出的用途和理由。其中付出款项的凭证要有收款单位和收款人的收款证明，购买实物的凭证要有本单位验收人的签章。

对一些经常性的支出，如差旅费等，应填制统一格式的报销单，将其他原始凭证作为附件附上。对一些原始凭证较多的支出项目，如会议费、体育竞赛费等，可填制“支出报销凭证汇总单”，将其他原始凭证作为附件附上。

从外单位取得的原始凭证如有遗失，应取得签发单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额、内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。如遗失的原始凭证确实无法取得证明的，如火车票、轮船票、飞机票、用餐单据等，则应由当事人写出详细情况，经单位领导签字批准，方可报销。

②收款凭证。政府会计主体收到各种收入款项，都要开给对方收款收据。收款收据是开给交款单位或交款人的书面证明，是单位核算各项收入的依据。收款收据一式三联，第一联为入账依据，第二联为给交款单位或交款人的收据，第三联为存根，定期缴销，不得撕下。收款收据要加盖收款单位公章和经手人印章。收款凭证格式如表2-6所示。

各单位对各种收款收据，要指定专人负责收发、保管和登记。收款收据要逐页、按编号顺序使用。如因填写错误需要作废，应全份保存注销，加盖“作废”戳记，不得撕毁。收据用完后的全部存根，应妥善保存，以备考查。各种专用收据，原则上由主管部门统一印发，并规定使用要求。

③往来结算凭证。往来结算凭证包括应收账款、预付账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等结算凭证，是政府会计主体各项往来款项结算的书面证明。例如，支付其他应收款时，应由借款人出具借据（借款凭证），写明用途，由借款人签章和单位负责人或授权人审批签章。收回借款时，使用三联借据的，应退还副联代替收据；不使用三联借据的，应另开收据。

④银行结算凭证。政府会计主体通过银行办理转账结算，其结算凭证由开户银行统一印制。单位使用时，要填制《空白收费单据请购单》，并加盖预留银行印鉴，向开户银行购买。经开户银行核准登记后，交付空白银行结算凭证。常用银行结算凭证包括：现金支票、转账支票、电汇凭证、汇票申请书、进账单等。

⑤缴拨款凭证。缴拨款凭证是单位同主管部门或财政机关发生收入上缴或退回、经费拨入或交还的书面证明。

应缴国家的各种预算收入，由单位填具“国库缴款书”上缴国库。应由主管部门集中缴库的，由单位上缴后通过银行汇解。误缴国库的款项，由收入机关填制“收入退还书”退库归还。“国库缴款书”和“收入退还书”由财政部门统一制定。

上级单位对所属会计单位办理各种预算拨款时，应填具银行印制的“付款委托书”或“信汇委托书”，通知银行转账；本单位如缴回经费拨款，则填具“付款委托书”或“信汇委托书”，通过银行从单位存款户转出。

⑥财产物资收付凭证。财产物资收付凭证是指固定资产、材料等收进、付出的书面证明。固定资产调入、调出，应填制“固定资产调拨单”；购进材料，应填制“收料单”，并办理入库手续；发出材料，应填制“发料单”，并办理出库手续；材料发出业务较多的单位，可按期汇总编制“发生材料汇总表”，以便进行材料发出的核算。

2.原始凭证的填制和审核

（1） 自制原始凭证

对于不真实、不合法、不合理的自制原始凭证，会计人员有权拒绝接受，不办理会计核算手续；问题严重的，应及时向单位负责人报告。属于填写不符合要求的，如手续不完整、项目有遗漏、数字计算不准确、文字说明不完整的，应当退回，要求其按照规定进行更正、补充。

自制原始凭证如果出现差错也要退回出具部门或经手人，重开或者更正，如果是更正，要在更正处加盖更正者的印章，以明确责任；金额有错误的，应当由出具或者经手人重开，不得在原始凭证上更正。

职工报销凭证具有以下严格的签字要求：（1）按规定应该签字的人员必须全部签字，签字必须签全称，不得只签姓；（2）签字人签署姓名后，还应当签署签字的日期；（3）领导签字应当明确表明是否同意报销；（4）为便于原始凭证的装订，签字如果是签在凭证的正面，应签在右上方；如果是签在凭证的反面，应签在左上方；（5）有多张凭证都需要签字时，要一张一张分别地签，不能用复写纸同时签。

根据财政部《会计基础工作规范》第48条的规定，职工公出借款的凭证，必须附在记账凭证之后。借款收回后，不得退回原借款收据，应当另行开出借款收回的收据或者退回原借据的副本给借款人。

自制原始凭证的填制和审核内容如表2-7所示。

（2）外来原始凭证

根据《中华人民共和国会计法》第14条的规定，有问题的外来原始凭证应作如下处理。

①不真实、不合法的，会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。

②记载不准确、不完整的，会计人员有权予以退回，要求其按照国家统一的会计制度的规定，进行更正、补充。对于有错误的，退回出具单位重开或者更正，更正处应该当加盖出具单位印章。对于金额有错误的外来原始凭证，应当出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

根据财政部《会计基础工作规范》第55条的规定，外来的原始凭证如有遗失，应当由原开出单位出具证明，证明经济业务的内容、原始凭证的号码、金额，证明必须加盖原开出凭证单位的公章。然后由接受凭证单位的会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人办理批准手续，手续齐全后，才能代作原始凭证。有些外来原始凭证遗失无法取得证明的，例如，飞机票、火车票等可以由当事人写出详细情况说明，然后由接受凭证单位的会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人办理批准手续，手续齐全后，才能代作原始凭证。

根据财政部《会计基础工作规范》第48条的规定，发生销货退回时，首先要取得退货验收证明，然后填制退货发票；退款时，首先要取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，然后才能填制退款凭证。特别要注意的是，不能以退货发票代替收据开具退款凭证。

根据财政部《会计基础工作规范》第48条的规定，上级有关部门批准的业务，应当将批准文件作为原始凭证的附件，证明经济业务已经发生或者完成，据此填制原始凭证。如果该批准文件必须单独归档，不能作为附件，应当在原始凭证上注明批准机关的名称、批准日期和文件的字号，以备查找。

外来原始凭证的填制和审核内容如表2-8所示。

2.2.2 记账凭证

记账凭证是根据审核无误的原始凭证，按照账务核算要求，分类整理后编制的会计凭证，它是确定会计分录、登记账簿报表的依据。政府会计主体的记账凭证的要素组成如图2-1所示。

1.记账凭证的种类

（1）通用记账凭证

通用记账凭证是不分收款、付款、转账业务的，统一使用一种记账凭证。记账凭证核算程序和科目汇总表核算程序都应选用通用记账凭证，其格式如图2-2所示。

（2）专用记账凭证

专用记账凭证是按照经济业务的性质选择使用的记账凭证，通常有收款凭证、付款凭证、转账凭证。对那些现金出纳和银行出纳分人担任的单位，收款凭证和付款凭证可再分为现金收款凭证、银行收款凭证和现金付款凭证、银行付款凭证。收款凭证、付款凭证、转账凭证的格式分别如图2-3、图2-4、图2-5所示。

2.记账凭证的编制和审核

记账凭证一般根据每项经济业务的原始凭证编制。当天发生的同类会计事项可以适当归并后编制。不同会计事项的原始凭证，不得合并编制一张记账凭证，也不得把几天的会计事项加在一起做一张记账凭证。

记账凭证必须附有原始凭证。一张原始凭证涉及几张记账凭证的，可以把原始凭证附在主要的一张记账凭证后面，在其他记账凭证上注明附有原始凭证的记账凭证的编号。结账和更正错误的记账凭证以及总预算会计预拨经费转列支出，可以不附原始凭证，但必须经主管人员签字。

记账凭证必须根据审核无误的原始凭证编制，其各项内容必须填列齐全，各种签名和盖章不可或缺。总账科目下的明细科目，如需要列入记账凭证，可将明细科目的名称和金额同时列在“明细科目名称”栏内。明细科目的金额不能填列在记账凭证的“金额”栏内。填制记账凭证的文字必须清晰、工整，不得潦草。记账凭证由指定人员复核。记账凭证按照制单的顺序，每月编一个连续号。月终连同每个记账凭证后附的原始凭证装订成册，并加盖有关人员印章及单位公章，妥善保管。

3.汇总记账凭证

经济业务较多的单位，可以把每天的记账凭证汇总编制成总账科目汇总表，作为登记总账的依据，总账科目汇总表是一种汇总记账凭证。汇总记账凭证流程图如图2-6所示。

4.记账凭证的保管

记账凭证应按照填制的顺序，按月连续编号。月终将记账凭证连同所附原始凭证装订成册，加上封面，并在左上角装订处粘贴封签，由有关会计人员加盖骑缝印章，妥善保管。对于不便随同记账凭证一起装订的原始凭证，可以抽出单独保管。但是应在有关记账凭证上注明抽出原始凭证的名称和数量，由保管人签章，年终随有关记账凭证一同归档。

记账凭证封面和封底是用来装订记账凭证时使用的一种会计档案的整理保管凭证。记账凭证封面注明：单位名称、年份、月份、起讫日期、凭证名称、起讫编号、册数等。记账凭证封底注明：凭证抽出附件登记。封面和封底的格式分别如表2-9、表2-10所示。