第一章 职场文书写作基本原理

第一节 职场文书写作基本原理

文体知识

一、职场文书写作的含义

写作，是人们在感受、认识客观事物的过程中，用语言符号把思维结果有选择地记录、表达出来的创造性的精神劳动。

职场文书写作，是在职业活动中，以实用为目的的写作。职场文书写作是职员在工作、学习和生活等实践活动中，在处理公私事务、交流传递信息、解决实际问题过程中，遵照公文、事务文书等特有的写法和规范格式所进行的所有写作过程的总称。职场文书写作属于应用文写作的一个分支，而又有别于一般意义上的应用文写作。

二、职场文书写作的特点

（一）实用性

实用性是职场文书写作最大的、最本质的特点。职场文书为解决实际问题或达到某种目的而写，对象明确，因而具有更强烈、更鲜明、更直接的实用性。

（二）针对性

所谓针对性，其一是说职场文书写作的内容都具有极强的针对性，它们都是直面社会生活的方方面面，为解决其需要解决的各样问题而写作的，写作的目的明确而具体，不是漫无目的、泛泛而论；其二是指所有的职场文书写作都是针对一定的读者而写的，都有确定的阅读范围、阅读对象。

（三）时效性

职场文书写作是针对工作、学习、生活中所出现的具体事情而进行的，往往是问题已摆在眼前或即将发生，必须想办法处理或解决时才使用的。时效性要求职场文书写作必须及时、适时。

（四）规范性

大部分的职场文书写作在长期的使用中都逐渐形成了比较固定的格式。这些格式或国家明文规定，或人们约定俗成，使得各种文体清晰醒目、界限分明，便于写作、阅读、处理。

（五）平实性

平实性是就职场文书写作的风格而言的。平实性的要求是内容简明扼要，表达清晰流畅，语言朴实平易；说明清楚而不书面化；表达准确，让人一看就懂，不拖泥带水，要条理清晰。

三、职场文书写作的构成要素

（一）主题

1．主题的含义

主题又称主旨、题旨、立意等。具体地说，主题就是通过文章的具体材料所表达的中心思想、基本观点或要说明的主要问题，是作者对客观事物的评价和态度。

2．主题的来源

一是来源于社会生活的客观需要，解决现实问题，指导实际工作。二是来源于本单位、本部门或个人处理公、私事务时的需要。三是来源于党和政府的方针政策与有关决策意图。

3．主题的表现方法

一是显现法，又叫直接法，是在文章的某一部位，用明确而简练的语言直截了当地把主题表述出来。二是对比法，是通过文章不同侧面或不同性质内容的对比来揭示主题。

4．主题的写作要求

主题要求正确、集中、深刻、鲜明。

（二）材料

1．材料的含义

材料是指作者为了某种写作目的，从实际工作、学习、生活中收集到的或写入文章中的一系列事实根据和理论根据，如人物、事件、数据、例证、原因、道理等。材料包括经过作者选择提炼后写进具体文章中的材料，以及作者在写作之前收集积累的原始材料。

2．材料的选择和使用

收集材料要求全面、深入、细致，具体方法有观察、体验、调查访问、间接摄取等。选择材料要紧扣主题选择具有真实性、典型性和新颖性的材料。材料的使用方式有二：一是作为撰写依据，具体材料并不写入文章；二是作为文章的论据或消息的主体，这些材料就必须写入文章。材料的使用还有详略问题，根据文章的撰写目的确定材料使用的详略。

（三）结构

1．结构的含义

结构是指文章内部的组织和构造，是作者按照主题的需要，对材料进行的有机组合和编排，又称谋篇布局。文章的结构具有两重含义：一是宏观结构，即文章的总体构思、大体框架；二是微观结构，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计。

2．结构的内容

（1）开头

常见的开头方式有陈述目的式、说明根据式、交代缘由式、概述情况式、提出问题式、引述来文式。

（2）结尾

常见的结尾方式有自然收尾式、总结归纳式、特别强调式、补充说明式、期望号召式、惯用语式。

（3）层次

安排层次的常见方式有：①纵式层次结构，即思路纵向展开的结构方式，具体有时间顺序式和逻辑顺序式两种类型；②横式层次结构，即思维横向发展的结构方式；③纵横结合式层次结构，即将纵向推进和横向展开结合起来交叉安排层次的结构方式。

（4）段落

划分段落要注意保持段意的单一性、段意的完整性，注意段落的有序性，段落的长短要适度。

（5）过渡

需要过渡的情况大致有三种：①从一层意思转换到另一层意思，从一件事情转换到另一件事情时；②当内容由总到分或由分到总时；③表达方式变化时，由叙到议或由议到叙时。过渡的形式有明渡和暗渡两种。明渡是指有明显标志的过渡，常用的形式有过渡段、过渡句或过渡词语。暗渡是指无明显标志的过渡，主要靠层次、段落间的逻辑关系来过渡。

（6）照应

常用的照应方法有首尾照应、文题照应、文中照应。

（四）表达方式

1．叙述

叙述是作者对人物的经历和事件的发展变化过程以及场景、空间的转换所作的叙说和交代，是写作中最基本、最常用的表达方式。写作时要求叙述以记事为主，叙述客观真实，以概括叙述为主，多用顺叙，语言较平实。

2．说明

说明就是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等进行解说的表达方式，其在旅游写作中的主要用途是介绍、讲解、注释等。写作时要求说明客观、科学，多用数字进行说明，综合使用多种说明方法。

3．议论

议论，即议事论理，是作者运用事实材料和理论材料对某个议论对象进行逻辑推理，发表见解、阐明观点的一种表达方式，语言概括、抽象，其作用在于使文章鲜明、深刻，具有较强的哲理性和理论深度。写作时要求议论要重数据、重材料，夹叙夹议，简化论证。

4．描写

描写就是通过感性、生动的语言，把反映对象的状貌、情态、心理活动等描绘出来的表达方式，其作用在于再现自然景色、事物情状，描绘人物的形貌及内心世界，使人物活动的环境具象化。写作时要求描写要对描写的对象有所了解；要根据表现主题的需要，灵活运用白描、细描、静态描写、动态描写等多种描写手法；要注意与叙述、说明、抒情等其他表达方式综合使用。

5．抒情

抒情即表达情思，抒发情感，是运用富有感情色彩的语言抒发作者内心感受的一种表达方式，具有主观性、个性化和诗意化等特征。写作中抒情的要领是，运用抒情时，无论是直抒胸臆还是借景抒情，都要注意感情的有感而发、真实自然，切忌装腔作势、矫揉造作。此外，还要注意把感情的抒发糅合在描写、叙述、议论之中，使之水到渠成地自然流溢而出，连篇累牍的滔滔抒情很容易因为缺乏依傍而令人生厌。

职场阅读

办公室公文写作的“五统一”

一、起草者的思想与领导意图相统一

公文是各级机关在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具；是领导者行使领导职能的重要手段。公文写作不同于其他文章的写作，是受命写作，而不是自由创作，是“要我写”而不是“我要写”，公文内容必须体现领导机关的工作意图，不允许掺杂作者个人的意见。作者思想与领导意图必须保持高度一致才能保证公文的质量，获得领导者的认可。在公文写作中一定要首先领会领导意图，弄清发文的目的、对象、内容、要求、时间等要素，然后再写作。

二、写作内容与客观实际相统一

公文是在公务活动中形成，用于处理公务的文书，并具有法定的效力，因而，公文的内容必须是真实的，所提措施是可行的，不允许有半点虚构和夸张。公文起草者必须时刻牢记自己的笔下有财产万千、有人命关天、有是非曲直、有毁誉忠奸。这就要求公文起草者在动笔起草公文前必须进行调查研究，充分占有第一手材料，并且进行实事求是的分析，提出的任务措施和要求必须从受文单位的实际情况出发，做到切实可行。

三、行文格式与发文用途相统一

国家规定的公文格式是为了充分体现公文的法定权威性和约束力，以便更好地实现发文目的。每种行文格式各不相同，但都与发文用途密切相连。发文用途规定了行文格式，行文格式反映发文目的，为发文用途服务。每个文种的选用是不同的，选用什么文种主要是由行文用途所决定的。遵循这一原则，就能正确选择公文的文种和体式，明确表达发文用途，实现公文的效用；违背这一原则，就可能选错文种，用错体式，不能有效地发挥公文的作用，甚至给工作造成损失。

四、公文语言与行文关系相统一

公文是以书面语言为表达形式的沟通与交流工具，它的语言既区别于文学作品的语言，具有明白、平实、简洁、规范等特点，又要符合行文双方的隶属关系，根据行文关系选择公文用语。遵循这一规律，就能实现公文表达形式与内容的有机统一，有利于实现行文目的。

五、拟制速度与公文时效相统一

公文写作往往有规定的时限要求，要在一定的时间内完成写作任务，否则就难以发挥公文的作用。尤其是在紧急的情况下，更要争分夺秒，及时起草、送审和印发。否则，对上不能使机关及时了解下情；对下，不能使问题得到及时解决。公文制作速度是由公文的时效性决定的。公文的时效性越强，要求写作速度越快；必要时要加班加点，按时完成。

写作悟语

职场文书的写作需要在实践中不断积累经验。而勤学好问是一个重要途径，如要多向有经验的同事请教学习，通过学习来提高自身解决实际问题的能力。