第二节 先论——后说

先论后说是对公文在表达上的一种要求。实用性较强的文体都有类似的表达技巧。

先论，是指结论（观点）在前；后说，是指材料（说明）在后。这种表达方法又叫“撮要”，即古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”。

一、先论后说的好处

公文之所以要采取先论后说的表达方式，其目的有以下两个。

（一）可引起读者的阅读兴趣

因观点在前，可唤起读者的注意，使读者在脑子里先有一个总的印象，不得不继续看下去。在设计版面时，为了醒目、惹眼，可把先论的文字设计成黑体字，以便引起读者的关注。

（二）有利于读者有选择性地阅读

读者在阅读公文时不一定是一字不漏地从头读到尾，大多是看过总标题（即总观点）后，先浏览文内的小标题（即分观点）。如对某一个小标题（先论）感兴趣，再详细看其后的说明。对其他的小标题如不感兴趣，就略看或干脆不看。

二、应该这样“先论后说”

要把先论后说处置得当，必须做到以下三点。

（一）总观点与分观点之间要协调

就大多数公文而言，总观点多体现在总标题中，分观点则体现在小标题中。二者应是类别与类属的关系。如果总观点与分观点不协调，就像是小人戴个大帽子，或成年人戴个儿童帽，让人觉得别扭。有一篇介绍工作经验的文章，其标题叫《加强组织领导，落实档案规划》，按《辞海》对“规划”的解释：“指较全面或长远的计划”。而此文的五个小标题却是：

一、提高认识，加强领导，坚持把档案工作纳入目标管理责任制

二、狠抓基础设施，注重基础业务，深入开展档案达标升级工作

三、健全档案制度，强化监督指导，实行规范化管理

四、增加档案门类，注重开发利用，积极主动为机关各项工作提供优质服务

五、加强教育培训，提高队伍素质，建设一支高素质的档案队伍

这里的五个小标题（分观点）与总标题（总观点）“落实档案规划”无论如何也协调不起来。既然是要“落实档案规划”，照理应有一个时间跨度为3～5年的“规划”在前，“落实”在后。而通读全文却看不出是否存在这么个“规划”，至于“规划”的内容更是看不出来。看到的是一个时期内档案工作的汇报和总结。

（二）观点与材料应泾渭分明

文学作品总是把观点溶于材料之中，且观点越隐蔽越好。正像水乳交融一样，分不清哪是水（材料），哪是乳（观点）。文学作品是供欣赏的，不同的读者可以从相同的作品中得出不同的结论，这是正常的。公文属实用文体，管用、实用、好用是第一位的。因此，必须开宗明义，先摆观点，后摆材料。且观点一定要鲜明，含义要单一，不能有歧义。观点与材料的关系应是油与水的关系，浮在上面的是油（观点），沉在下面的是水（材料），二者泾渭分明。读者毫不费劲地就可以知道作者写的是什么，可以在极短的时间内达到沟通与交流的目的。

（三）观点与材料要一致

任何文章都应该做到观点与材料相统一，对采用先论后说这种表达方式的公文而言，这一点显得更为重要。有一篇介绍计划生育工作的公文有三个小标题：

一、领导高度重视

二、工作深入细致

三、效果普遍较好

这三个小标题虽然生动性不够，但从分类看彼此并不交叉、重复。但在第二个观点“工作深入细致”后却有“领导亲自深入到户做工作”的材料，这就与第一个观点“领导高度重视”交叉了。第三个观点“效果普遍较好”后又有“深化人们对计划生育重要性的认识问题”的材料，这与观点就不一致了，且又与第二个观点形成交叉。

有一篇公文的一个观点是“完善制度，加强领导”，后面列举了五条材料。其中第四条材料是“加大投入力度，每年平均拨款3万元，以保证档案管理正常的费用开支，并使所需经费呈逐年递增趋势。”这条材料本应另立观点，因为“完善制度，加强领导”这个观点根本就统辖不了它。

三、不能这样“先论后说”

先论后说的常见问题包括以下三个方面。

（一）仅有“先论”（观点），没有“后说”（材料）

人们常说要“言之有理”，这“理”就是观点。但要想言之有理就必须“言之有物”，这“物”就是材料。正如盖房子需要砖瓦、水泥，做饭需要柴米油盐一样。一篇公文如果满篇都是观点，却没有具体的内容，文章就显得空洞无物，观点再好、再新，也不能让读者信服。

有的公文乍一看似乎既有观点又有材料，但仔细琢磨却又不尽然，如下例：

优质服务观念。提供档案信息是档案馆的基本目标，为社会有效地服务是档案馆的根本任务。在市场经济条件下社会对档案馆提出了更多更高的要求，为满足社会对档案信息的要求，档案馆必须适应形势，转变作风，牢固树立起优质服务的观念。

这一段的观点是说档案馆的工作人员应树立“优质服务的观念”。可紧随其后的并没有能够印证或说明此观点的具体材料，有的只是对观点的一再重复。给读者的感觉就像吃肉包子，但吃到最后也没吃到肉馅（材料）。

（二）只有“后说”（材料），没有“先论”（观点）

观点是骨架，材料是血肉。一篇公文如果只是摆了一大堆材料，没有鲜明的观点来统帅，给人的感觉就是一本流水账。从作者的角度来看，说明不了任何问题；从读者的角度来看，当然也就不知道作者想说明什么问题。

（三）“先论”（观点）与“后说”（材料）不统一

观点与材料一致是写任何文章都必须遵守的一条准则，公文更不例外。但不少单位的公文都比较容易在这个环节上出问题。如有一篇反映计划生育工作情况的文稿里面有这样一段话：

在计划生育工作中，存在的主要问题是重男轻女。有的人生了女孩后不愿结扎，还想生男孩；有的人生了男孩后也不愿结扎，还想生女孩。

这段话的“先论”（观点）是“重男轻女”，“后说”（材料）有两条。前一条材料与观点是一致的，不一致的是后一条。这种部分材料与观点一致、部分材料与观点不一致的情况在不少单位的公文中时有发生。

练习

1．简述写作素材分类的原则和注意事项。

2．为什么要采取“先论——后说”的表达方式？

3．到某机关找一份公文，把“分类——选择”、“先论——后说”作为评价标准，写一篇800字左右的公文评论。

4．按“分类——选择”、“先论——后说”的结构原则，改写下面这份通知。

××××××医院文件

院字〔2001〕20号

签发人：××

★

××××××医院关于加强公文稿件

印发复印费管理的通知

全院各科室：

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。为了加强公文稿件的管理，维护公文的严肃性和发文机关的形象，规范公文稿件多头自行复印、多门印制的随意性。为树立良好的文风，严格控制行政办公费用，降低医疗成本，坚持勤俭办院的方针。特制定以下规定，请实施。

一、科室（部门）根据工作需要，确需复印有关文稿文件资料者，由科室（部门）填写复印申请单，经科室（部门）负责人签署意见后，按照归口管理的原则，党务系统由党办审批，行政系统由院办审批，经两办同意批准复印制作的文稿方可复印。

二、科室（部门）拟发的文稿，必须由医院文印室印制，因特殊情况确需在院外印制者，须经党办院办批准，否则，按违犯公文处理规范给予处罚。

三、经两办批准印发复印的公文稿件复印费，由经办科室（部门）持申请复印批准单，每月结算报销一次，报销时须经两办对口核对申请批准单数量、金额后，履行报销凭单签字制，承办科室（部门）方可呈主管财务院长签报。

四、凡一次印制复印费在50元以上者，须经主管财务院长批准后，方可印制复印，否则，发生费用不予报销。

五、进行成本核算科室，印制复印费将纳入科室全部成本核算，扣除科室成本消耗。如因特殊情况，须报请院长批准。

六、未经两办批准印发复印的公文稿件复印制作费，财务科不得报销。

此规定自发文之日起实施。

附件：公文稿件复印申请单

××××××医院（章）

2001年8月14日

主题词：加强 公文稿件 印发复印 管理 通知

5．下面是某商场的一份事迹材料（摘录），请根据“分类——选择，先论——后说”的结构原则予以评改。

优秀源自何处

文化商场照测部系经营照相器材、感光材料、暗房设备、测绘仪器的专业部组。近三年来，年均收表扬信200多封，表扬意见240多条，人均受顾客表扬15次。销售额、利润率连年递增，位居同行业前茅成绩。人们不禁要问：优秀来自何处呢？他们是如何做的呢？

第一，他们积极开拓商品，严把进货关。（略）

第二，“酒香也怕巷子深”，他们积极开展营销。（略）

第三，买后无忧，他们有完善的售后维修服务。（略）

第四，买时满意，来自他们可贵的学习精神。（略）

第五，追求平凡中的不平凡，提供顾客满意的服务。（略）

第六，他们有优秀的干部，他们是先进的集体。（略）