第一节 分类——选择

一、写作素材的分类

善于分类是写好任何文章的关键，公文写作尤甚。一般说来，公文写作不用临时去搜集、发掘素材。如要写会议纪要，会议记录、会议简报等就是素材，只要把相关的素材按照写作目的和恰当的方法综合到一起即可。但如果方法不对头，综合到一起后仍是头绪纷繁、一团乱麻。而且总有“剪不断，理还乱”的感觉。因此，治“乱”是第一位的。如何治“乱”？要靠对素材进行科学的分类，即把原始素材同类相聚、归堆。

要想正确分类，就涉及分类标准即分类依据的问题。

（一）应该这样分类

从宏观上说，对写作素材的分类有两个分类标准。

1．按时间先后分类

这种分类方法是把写作素材按时间顺序分成几个阶段或几个步骤，以事物发展的转折点或工作推进过程中的不同阶段作为分类标准。如某单位针对工作中的关键环节或薄弱环节决定在某一个时期内集中精力开展某一项工作，领导班子为此多次开会研究，并召开不同层次的座谈会，广泛征求意见。现在要把这方方面面的意见综合起来起草一份具体的工作方案。这时面对的素材就非常庞杂：有领导办公会记录，座谈会记录，领导人的讲话稿，与此相关的各类统计报表，社会各界对开展这项工作的呼声和期待，与此相关的声像类素材等。这么多乱七八糟的素材猛一看上去确实令人头大，但可以按时间先后把这些原始素材分成以下四类，你看会怎么样：

一、宣传发动

二、组织实施

三、检查验收

四、总结评比

如此一归类，这份活动方案的大体思路和层次已经显露出来，其基本框架也粗具雏形。把相关的素材归到相应的类里面去，治“乱”的目的就可达到。

按时间先后对原始素材进行分类是最方便、最省力、最容易显示出文章条理性的一种方法。这种方法不仅可以体现出事物发展变化的时间顺序，同时还可以揭示事物发展的规律和趋势，是公文写作整体构思时最常用的一种方法。

2．按空间分布分类

有些工作不是分阶段进行的，而是齐头并进、同步发展的。反映这类工作状况和工作经验的公文就无法再按时间先后分类，而应按空间分布分类。如某单位进行综合性改革，各种改革措施同时出台、同步实施，效果很好。事后写工作报告时面对的素材很多，头绪很乱。可按空间分布把原始素材分成以下几类：

一、改革人事制度

二、改革工资制度

三、改革管理制度

把相关的素材归到相应的类里面去，这篇文章的思路和大体框架也就出来了。

由上述两类还可派生出第三类，即把时间先后与空间分布结合起来——时空结合分类。如果工作头绪太多，仅用某一种分类方法难以奏效时可用此法。时空结合分类又分为先时间后空间、先空间后时间两种。

先时间后空间是指第一个层次按时间先后分类，第二个层次按空间分布分类。如第一层次按时间先后分为三大类：

一、存在的问题

二、采取的措施

三、改变了面貌（或取得的成绩）

在“存在的问题”这一类下有许多的问题，且问题与问题之间呈空间分布的关系，即可把这些问题按空间分布的方法予以二次分类，即所谓“先时间后空间”。至于先空间后时间，与此相反罢了。

（二）不能这样分类

交叉、重复是分类的大忌，对写作素材进行分类时必须避免。

先来看一个案例：某县交通局承担了一段总投资为1.3亿元的公路建设任务，工程竣工后写了一份总结材料，把在施工过程中采取的措施分成以下五类，即有五个小标题：

一、管理上突出一个“强”字

二、工作上突出一个“细”字

三、环境上突出一个“好”字

四、行动上突出一个“早”字

五、督查上突出一个“实”字

这五个小标题在形式上字数一样、语法结构一致，这是值得肯定的。但“管理”、“工作”、“环境”、“行动”、“督查”这些概念之间实际上是交叉的，也是重复的。“管理”难道不是一项“工作”，反之一样；“督查”也是一项“工作”，“环境”的管理也是一种“管理”，且任何“工作”都要采取“行动”。

再看“强”、“细”、“好”、“早”、“实”这些概念之间同样是交叉、重复。

1．在同一层次内分类标准必须统一

分类标准不统一是思路不清的具体表现。在同一层次内，要么按时间先后分类，要么按空间分布分类，二者只能选其一，不能兼顾。如要介绍一个地区企业发展的情况，可以按空间分布把企业的情况分为：

一、国有企业

二、集体企业

三、乡镇企业

四、私营企业

以上均是按空间分布分类，但如再来一个：

五、今后的打算

这就麻烦了。因为“今后的打算”中“今后”是相对于“以前”而言的，明摆着是按时间先后分类。其结果是第五类与前四类之间交叉、重复，给读者的印象就是思路不清。

2．同一问题不要重复设类

同一问题重复设类当然会出现重复、交叉。最常见的是：第一类说如何如何是“基础”，第二类说如何如何是“根本”，第三类说如何如何是“关键”等。这“基础”、“根本”、“关键”之中均是你中有我、我中有你，互相包容，怎么会不重复、不交叉呢？

请看下例：

一是充分认识到档案工作是各项事业发展的一个重要基础

二是充分认识到档案工作是人民法院工作的重要组成部分

三是充分认识到档案工作与审判工作密不可分，是审判工作的延续和终结环节

四是充分认识到档案工作是审判监督程序顺利进行的重要条件

五是充分认识到档案工作在服务法制建设中所发挥的积极作用

上例把认识分成五类，乍一看层次很清楚，细读却不了然。问题便出在类与类之间交叉、重复上。如“重要基础”与“重要组成部分”之间交叉、重复；“延续和终结环节”与“重要组成部分”之间也互有交叉。这样的分类与不分类实无差别。

再如，有篇文稿说档案工作要做好五项优质服务：

一是为领导决策服务

二是为机关工作服务

三是为办案工作服务

四是为调查研究服务

五是为编志工作服务

此五项服务之间也交叉得很厉害。“为领导决策服务”与“为机关工作服务”交叉，机关工作又何尝不是为领导决策服务呢？“为办案工作服务”与“为领导决策服务”、“为调查研究服务”交叉，办案也需决策，决策、办案都包括调研。

（三）分类注意事项

1．分类方法须适应写作目的的需要

有些文稿的写作素材，其分类标准的选择是唯一的，要么按时间先后，要么按空间分布。而有些是可以选择的，既可以按时间先后分类，也可以按空间分布分类。到底按什么标准分类要视写作目的而定。如果写作目的是向读者介绍开展某一工作的全过程，应按时间先后分类；如果写作目的是向读者介绍事物内部各部分之间的比较和联系，则按空间分布分类。

2．分类的层次应与写作目的相适应

如果写作目的是介绍某一事物的全貌，即广度，分类次数就不宜过多，有一个层次即可。如果写作目的是介绍某一事物的内部规律，即深度，分类次数相对要多，至少要有2或3个层次。当然，还要考虑可供利用的原始素材的多少，灵活掌握。

二、写作素材的选择

分类的同时要对写作素材进行必要的筛选。分类是第一位的、关键的环节。没有分类，就没有层次。而层次清楚是对各类文章的起码要求。但分类后得到的各类素材不一定都要写进公文里面去，要有选择、有取舍、有详略。如果没有选择，把所有的素材都毫无遗漏地写进公文里去，那必然是拉杂臃肿、面面俱到、浮光掠影。

（一）应该这样选择

就公文写作的材料选择而言，大体上有以下四个原则。

1．选择那些感受最深的材料或工作环节

面对大量角度各异、载体不同的写作素材，要选择其中自己感受最深，不但知其然，而且知其所以然的材料，这是把公文稿件写出个性的重要条件之一。

2．选择那些能说明观点的材料

每一篇公文都应有一个集中鲜明的主旨，文稿中的每一个层次还应该有一个具体的观点。凡能印证或说明主旨与观点的素材要保留，其他的素材只有割爱，或另派用场。俄国著名的短篇小说家契诃夫说过：“要知道，在大理石上刻出人脸来，无非是把这块石头上不是脸的部分剔掉罢了。”这“大理石”就是我们所说的可供利用的所有素材，这里的“人脸”就是我们所说的“主旨或观点”。只有把“大理石”（素材）中不是“人脸”（主旨或观点）所需要的那部分去掉，“人脸”（主旨或观点）才能显露出来，否则，就仍然是“大理石”（素材）。

3．选择那些典型的、有代表性的材料

写作素材经分类后，由于同类相聚的缘故，在某一类名下同类型、同角度的素材可能有很多，如果把同样的材料都写进去，不但会导致繁杂冗长，而且还会造成主次不分，冲淡重点。

4．选择那些有新意的或最近发生的素材

公文有很强的时间性，所选择的素材应该是最新的。特别是各类数据时刻都在变化，一定要认真核对，及时更新。

（二）不能这样选择

选择的关键是处理好取与舍、详与略的问题。即在一篇文稿中写什么，不写什么，什么多写，什么少写，必须通盘考虑，恰如其分。如果把所有的素材都不加选择地堆砌到文稿里面必然是面面俱到，没有重点。如有一篇1300字左右的文稿，写了以下四个问题：

一、领导高度重视，把档案工作摆到应有的位置

二、建立健全各项制度，抓好档案软件建设

三、注重硬件建设，为档案工作创造良好的工作环境

四、开发档案信息资源，服务工商业务

虽然篇幅不长，但却把档案工作从“软件”到“硬件”，再到“开发档案信息资源”都涉及了。但每一类都是点到为止，一个问题也没有说透。从分类的角度看并没有错，属按时间先后分类，且类与类之间既不交叉，也不重复。问题是平均使用力量，没有重点，没有个性。没有个性就失去了借鉴意义。其实，这四个问题里面的任何一个问题都可写一篇大文章、好文章。