第二节 公文处理

围绕公文的发出、收进、运转和日常管理需要进行一系列互相衔接的工作，这些工作统称为公文处理工作。如收到外机关送来的公文要送给领导人阅批或交有关业务主管部门阅办。其中有的收文要在本机关传达贯彻，有的收文需要向所属单位转发，有的收文需要直接办理，办完后还要将结果告诉来文机关，这叫收文办理。

本机关对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送秘书部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好以后才能发出，这叫发文办理。

无论是收文还是发文，办完以后都要随时归入相应的卷宗保存备查，每年的全部公文还要按规定立成案卷后归档，这叫公文管理，又叫立卷归档。

收文办理、发文办理、公文管理这三大环节统称公文处理工作。

一、公文处理的三大环节

机关公文处理工作包括发文办理、收文办理、公文管理三大环节，每一个大环节内又包含许多的工作程序，是一个内容复杂的系统。

（一）发文办理

发文办理主要包括以下几个工作程序。

1．拟稿

拟稿是指把领导人或机关的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。

2．审核

审核是指由办公厅（室）负责人或机关领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

3．签发

签发是指由机关领导人签写发文具体意见，对文稿的内容和法定效力负责。

4．复核

公文正式印制前，办公厅（室）的工作人员应当对其进行复核。重点是看审批、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。

5．发文登记

发文登记是指为待发文稿注册、编注发文字号、设计版面格式等。

6．缮印

缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。

7．用印

用印是指由办公厅（室）对已缮印好的公文盖印或现场监印。

8．发文登记

发文登记是指由办公厅（室）将待发公文登记造册，以备存查。

9．分发

分发是指由办公厅（室）把用过印并已登记过的公文通过适当的方式（如邮寄、传真、电报、电子邮件、专人递送等）传递给收文单位。

10．注发

注发是指由经办人对发文办理结果予以注明。如经谁手，发了一份什么文件，经由什么渠道发出，发给哪些机构等。

（二）收文办理

收文办理主要包括以下几个程序。

1．签收

签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。

2．收文登记

收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。

3．审核

收到下级机关上报的需要办理的公文，办公厅（室）应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门和地区职权的事项是否已协商会签；文种使用、公文格式是否规范。

4．拟办

经审核，符合公文处理相关规范规定的公文，办公厅（室）应及时提出办理意见和建议，送请领导人批示后交有关部门办理。

对不符合公文处理相关规范规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

5．批办

批办是指领导人对收文的办理写出指示性意见。

6．承办

承办是指按照领导人的批办意见，由相关的业务主管部门或负责人具体承担收文的办理。

7．催办

催办是指根据领导人的批办意见，由办公厅（室）或专门的催（查）办机构督促承办部门尽快上报办理结果。

8．查办

查办是指对本机关领导和上级机关交办的重要公文或事项进行检查督促，并上报结果。

9．办复

办复是指由办公厅（室）把收文办理结果告诉来文单位。

（三）公文管理（立卷归档）

无论是收文还是发文，都有一个科学管理的问题。已发出的公文，要把定稿、存本管理好，以备查考或归档；收进办结的公文，也要妥善保管，以备随时调用。

公文管理主要包括以下几个程序。

1．制定立卷类目表

对本单位的公文如何管理，首先要有一个通盘考虑，要有一个计划。立卷类目表实际上就是一个单位公文管理的实施方案。

2．归卷

按立卷类目表上规定的项目准备卷夹或橱柜，并随时把已办完的公文归到相应的卷夹或橱柜里面去。

电子文件也应按相关规定把已办完的公文归到相应的文件夹或类目里面去。

3．调用

对已经归卷的任何一份公文要能随时调出，以便为机关工作服务。

4．立卷

按公文立卷的有关规定把已归入卷夹的公文立成合乎规范的公文案卷。

5．归档

把已经立好且经过验收的案卷向档案部门移交。

6．销毁

把一些没有保存价值的公文按规定程序进行销毁。

二、公文处理的四大原则

公文处理必须遵循一定的原则才能更好地发挥公文的作用，提高公文处理的工作效率。

公文处理工作的原则可概括为八个字，即准确、及时、安全和统一。

（一）公文处理必须坚持准确的原则

1．文意要准确

要能准确地反映客观情况，准确地表达发文机关的真实意图，不能让人误解、曲解。写入公文中的每一个字、每一个概念都要反复推敲、认真琢磨。

2．文种使用要准确

准确使用文种的目的仍是为了准确表达发文意图。如果把请示写成报告，把公告写成通告，把通知写成通报，就会让人误解或误读，甚至造成严重后果。

3．公文传递要准确

不要错投、错送、错传，以免造成不必要的损失。

（二）公文处理必须坚持及时的原则

1．公文的形成要及时

当反映或解决某一问题的时机成熟时，要能及时地形成并发出相应的公文，以求得工作上的主动。

2．公文的传递要及时

公文传递除了邮寄、专人递送外，还可根据工作需要采用电话、电报、电传和电子邮件等方式来传递。

随着办公自动化的逐步普及以及网络技术的发展，通过网络传递的电子公文将会越来越多，公文处理的时效将更为快捷。

3．公文的办理要及时

对收到的公文，要根据内容的轻重缓急及时处理，不积压、不拖延。一般收文不过夜，急件随到随办。

（三）公文处理必须坚持安全的原则

1．要保证公文物质上的安全

在公文处理过程中要维护好公文，使公文不受损坏。不乱堆、乱放、乱折叠，发现破损，及时补救。接触公文时，吸烟、喝茶都要特别小心，不要使公文受潮或被火烫。杜绝用铅笔或不合档案规定的圆珠笔批阅公文。今天的公文将会转化为明天的档案，如果书写材料不合要求，时间一长就会褪色，甚至成为一张白纸。

2．要保证公文政治上的安全

在公文处理过程中要确保公文不丢失、不被盗、不失密、不泄密。机密公文要有专人处理，并要有严格的保密制度。

（四）公文处理必须坚持统一的原则

1．收发公文的渠道要统一

为了提高机关工作效率，加快公文的运转，公文处理必须由专门的公文处理机构（秘书处、办公室等）统一收发和处理。一般情况下，领导人不要私自受理下级机构送来的公文，下属单位也要主动按规定渠道投送公文。

公文、电报（用于公务的电报也是公文）要统一立卷。

2．公文的格式、纸形要统一

公文的格式要按规定执行，不能别出心裁、标新立异。公文纸形规格目前一般要求采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm）。

3．公文的书写材料要符合规定

印制公文所使用的油墨要符合档案部门的有关规定：黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%, M80%；印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

签批公文时，须用毛笔或钢笔书写，不能用铅笔或圆珠笔。

练习

1．公文的定义是什么？

2．简述公文的分类标准。

3．找一份新近制发的公文，说明它有哪些特点和作用。

4．概述机关公文处理的三大环节。

5．追踪某一份公文的处理情况，并写出调研报告。