第三节 文种的选用

一、文种的作用

不同的文种有不同的作用。要选用文种，首先要弄清楚不同文种的不同作用和使用范围，这是正确使用文种的前提。

1．文种不同，性质不同

决定、决议，都有一个“决”字，即决策的意思。所以，决定、决议都是具有决策和指挥性质的文种。通知、通报、通告，都有一个“通”字，“通”即传达意图，使对方知晓、配合的意思。所以，通知、通报、通告都属于告知性的文种。总结有一个“总”字，“总”即全局，“结”即了结、结论，是从总体的角度来了结一下，也有记录在案的意思。所以，总结属于记录性的文种。

2．文种不同，行文方向不同

请示，是用来请求指示和批准的文种，其行文方向只能是自下而上，是上行文种。批复，是用来答复请示事项的文种，其行文方向只能是自上而下，是下行文种。函，是不相隶属机关之间用来相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的文种，属平行文种。

3．文种不同，行文目的不同

不同的文种反映了不同的目的和要求。通知、通报虽然都是告知性文种，但目的是不同的。通知不光是要把发文机关的意图告诉下级机关，目的还在于要求下级机关或有关人员在了解上级意图的同时还要配合行动。而通报的主要目的在于向下级机关或有关人员通报情况，不一定要其配合行动。请示、报告虽然都是上行文，但目的是不同的。请示的目的在于向上级请求指示或批准，而报告的目的在于让上级阅知，不能在报告中向上级提出具体要求。

4．文种不同，处理方法不同

不同的文种应采取不同的处理方法。请示是用来请求指示和批准的，对于收到请示的上级机关来说，不管是否同意下级机关的请求都一定要尽快答复对方，必须“热”处理。报告是用来汇报工作、反映情况的，对上级机关没有肯定性的要求，对收到报告的上级机关来说，可以“冷”处理，阅后存查也可。

二、文种的选用标准

1．文种的选用要严格执行有关规定

该用什么文种不能想当然，要按规定执行。如按照规定，请示和报告是两个文种，应分开行文，就不应再用“请示报告”这个文种。“复文”不是一个文种，应停止使用。有些文种，如总结、简报、信息、计划等，没有规定可依，也应按照共同的习惯用法为依据，切忌标新立异。

2．文种的选用要与发文目的相一致

选用文种的目的是为表达公文内容服务的，文种只是达到行文目的的一个手段。目的不明确，就容易造成文种误用。弄清发文目的是正确选用文种的前提之一。如目的是给某些人和事以实质性处分，就用“决定”；只是一般批评，可用“通报”；目的是要求上级批准，用“请示”；无须上级批准，只是一般性的工作汇报，就用“报告”。

3．文种的选用要依据发文机关的职权范围

文种的使用对不同层次的机关有一定的选择性。层次、权限不同的机关，应选用与自己职权范围相适应的文种。有些文种适合中下级机关使用，如请示、报告等；有些文种适合上层领导机关使用，如命令（令）、公告等。如公告，按照规定是“向国内外宣布重要事项或者法定事项”时才用。一般来说基层单位很难有什么重要事项需要向国内外宣布，但我们在报刊的广告栏里见到的各类公告很多，这显然是文种误用使然。

4．文种的选用要考虑隶属关系和公文去向

向直接上级行文，只能在“请示”和“报告”或上行的“意见”中选其一；向直接下级行文，选择余地就大了，如命令（令）、批复、通知、通报、决定等全是下行文种；向平级机关或不相隶属的机关行文，可使用的文种有限，要么是“函”，要么是平行的“意见”。至于有些管钱、管物、管审批的平级机关，给函他不批，只有给请示才批，那就另当别论了。

5．文种的选用要考虑发文机关的工作性质

文种的使用对不同性质的领导机关也有选择性。如党委机关一般不单独使用命令（令），必要时可与行政机关或军事机关联合使用。行政机关不使用决议，党委机关不使用公告、通告等文种，这都是由机关性质和领导体制决定的。