第五节 公文的特定格式

《格式》规定的特定格式有三种，即信函式格式、命令格式、会议纪要格式。

一、信函式格式

信函式格式的公文主要用于处理日常事务的平行文，但又不限于平行文。

《格式》规定：“信函式公文的‘发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明’。”

与“文件式”公文相比，信函式公文主要有以下特点。

1．发文机关标识不同

信函式公文的发文机关标识只标发文机关名称，不缀“文件”字样。由于不加“文件”二字，发文机关名称用全称不用简称。如国务院的文件式公文叫“国务院文件”，而信函式公文叫“中华人民共和国国务院”。

2．不标识签发人格式

按照规定，上行文才要求标识签发人的格式。信函式公文主要用于平行文，因此没有签发人格式。

3．上白边留得较少

信函式公文发文机关名称上边缘距上页边只有30mm，打破了文件式公文上白边为37mm的界限。

4．间隔线不一样

在发文机关名称4mm之下有一条上粗下细的武文线（作用同文件式公文的红色反线），在距下页边20mm处印一条上细下粗的文武线。

5．份数序号、密级、紧急程度、发文字号等都在武文线之下

其中份数序号、密级、紧急程度在武文线左下角顶格，发文字号在武文线右下角顶格，如：

××市人民政府

0000001

×政函〔2010〕9号

紧急

秘密

二、命令（令）格式

《格式》规定：“命令标识由发文机关名称加‘命令’或‘令’组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。”

命令（令）是国家行政机关发文的最高级形式。按照《办法》的规定：“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。从命令的适用范围可以看出其重要性和权威性。为了维护国家政令的权威性和统一性，命令（令）的格式要全国统一，而且要严格执行。

1．发文机关标识=发文机关名称+文种

发文机关名称要用全称，不能用简称或规范化简称。文种也是发文机关标识的一部分。如国务院令的发文机关标识就是“中华人民共和国国务院令”，河南省政府令的发文机关标识就是“河南省人民政府令”。发文机关名称后加“命令（令）”即构成发文机关标识。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定，但不能超过上级同类型公文的版头字号，可以相等。

2．首页上白边为57mm

按照《格式》的规定：“公文用纸天头（上白边）为：37mm± 1mm”，“版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”，“命令标识上边缘距版心上边缘20mm”。命令（令）发文机关标识的上白边应这样计算：37mm+20mm=57mm。

即使是联合发文，排在首位的主办机关也应在此处标识，协办机关下移，文种“命令”或“令”的字样置于发文机关名称右侧，上下居中。

3．发文字号的顺序号可以不受年度限制

在发文机关标识之下空2行标注令号，居中排列。与文件式公文发文字号不同的是，令号前要加“第”字，如“第9号”。要注意的是：文件式公文的顺序号是以年度为限，每年从1月1日起重新编号。而同一个发文机关的令号可以依次编下去，可以不受年度限制，也可以不因领导班子的更替而中断。

4．命令（令）版头与正文之间没有红色反线

令号之下空2行即是正文。与文件式公文不同的是：正文与版头之间没有红色反线。命令（令）正文的格式与文件式公文相同。

5．命令（令）无须加盖机关印章而要由机关负责人签署

签署是指机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的执行效用，并将签署的公文向外发出。

签署的位置在正文之下空2行，签名章用红色，右空4字。签名章左空2字标识签发人职务，命令（令）的签发人应是发文机关的最高领导人即一把手，副职不能联署，也不能代署。

签名章之下空1行标识成文日期，成文日期右空2字。

6．没有主送、抄送而用“分送”

命令（令）正文之前没有主送机关，版记处也没有抄送机关。如何分发呢？在版记处设“分送”栏，分送机关的标识与抄送机关的标识相同。

三、会议纪要格式

按照《格式》的规定，会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置是“发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm”。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。

这里说的会议纪要是指各级各类机关的办公会会议纪要（即简报式会议纪要）。这种会议纪要的显著特点如下。

1．发文机关标识由“发文机关名称（或发文机关领导人职衔）+会议名称+文种（会议纪要）”组成

因与常用的简报报头非常相似，因此又称简报式会议纪要。机关的办公会议是本机关的最高决策机构，议定事项多是本机关的重要决策事项，有必要以固定格式的会议纪要印发。

××县人民政府县长办公会会议纪要

第1期

××县政府办公室

二〇一〇年一月一日编发

2．会议纪要不加盖印章

《办法》规定：“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。”《格式》也规定：“会议纪要不加盖印章。”因为这种会议纪要正文之前没有主送机关，成文日期又不在正文之后，无法盖章。