第一节 工作分析概述

工作分析，是工作评价与分类的基础，也是整个人力资源管理与开发工作的基础，因此，在这一节，我们主要介绍工作分析的概念、类型与内容。

一、基本概念与相关术语

分析即把对象加以分解认识，并对其中一系列因素分门别类的过程。例如，化学分析用于了解物质的结构及其组成要素。工作分析有广义的工作分析与狭义的工作分析两种。广义的工作分析，是相对整个国家与社会范围内职位工作的分析。而狭义的工作分析，又称职务分析，是相对某一企事业组织内部各职位工作的分析，即分析者采取科学的手段与技术，对每个职务同类职位工作的结构因素及其相互关系，进行分解、比较与综合，确定该职务职位工作的要素特点、性质与要求的过程。本书的工作分析主要指后一种。

工作分析作为一种活动，其主体是工作分析者，客体是工作职位，对象是职位中的工作内容、工作责任、工作技能、工作强度、工作环境、工作心理以及职位在组织中的运作关系。分析的结果是职务说明书。

工作的具体形式是职业、职务、职位、任务与要素，而分析的具体行为形式是调查、研究、分解、比较、综合、分类、排序、评价、记录、说明与描述。工作分析活动的实质，就是要从不同个人职业生涯和职业活动的调查入手，顺次找出工作群、职务、职位、职责、任务与要素，并由此确定工作的内容范围、属性关系、繁简难易与所需的资格条件。

所谓要素，即是指工作活动中不便再继续分解的最小单位。例如速记人员速记时，能正确书写各种速记符号；木工锯木头前，从工具箱中拿出一把锯子等行为。

所谓任务，即工作活动中达到某一工作目的的要素集合。例如打印一封英文信，打字员必须能够系统地操作：（1）熟悉每个英文单词；（2）在电脑中拼出相应的单词；（2）辨认与修改语法错误；（4）把电脑中拼写好的英文打印在纸上等四个要素。换句话说，打印一封英文信这一任务，是上述四个工作要素的集合。

所谓职责，即是指某人在某一方面担负的一项或多项相互联系的任务集合。例如，人事管理人员的职责之一是进行工资调查。这一职责由下列任务所组成：设计调查问卷，把问卷发给调查对象，将结果表格化并加以解释，把调查结果反馈给调查对象等四个任务。

所谓职位，即是指某一工作班制时间内某一个人所担负的一项或数项相互联系的职责集合。例如，办公室主任，同时担负单位的人事调配、文书管理、日常行政事务处理等三项职责。

所谓职务，即是指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称。例如，某大学设两个领导，一个分管教学，另一个负责科研。显然就其工作内容来说，两个人的职责内容不尽相同。但就整个学校的经营管理来说，职责相当，少了谁也不行，谁也不比谁不重要。因此这两个职位可以统称为“副校长”（职务）。职位一般与职员一一对应，一个职位即一个人。但职务与职员却并非一一对应，一个职务可能由几个人分担。也就是说，职务与职位并非一一对应，一个职务可能不止一个职位。

所谓职业，是指不同时间、不同组织中，工作要求相似或职责平行（相近、相当）的职位集合。例如，会计、工程师等。虽然第一线各单位的会计与工程师，其具体工作的内容与数量不尽相同，但他们彼此所担负的职责及对他们的任职要求却是相似的。

所谓职业生涯，是指一个人在其生活中所经历的一系列职位、职务或职业的集合或总称。

所谓职系，即是指职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件并不相同，但工作性质充分相似的所有职位集合。例如人事行政、社会行政、财税行政、保险行政等均各属于不同的职系。每个职系中的所有职位性质充分相似，而工作繁简难易、责任轻重及其任职资格要求并不相同。职系又叫职种，每个职系便是一个职位升迁的系统。

所谓职组，是指若干工作性质相近的所有职系的集合。前面提到的人事行政与社会行政可以并入普通行政职组，而财税行政与保险行政可以并入专业行政职组。职组又叫职群，它是工作分类中的一个辅助划分，并非工作评价中不可缺少的因素。

所谓职门，即是指若干工作性质大致相近的所有的职组的集合。例如前面的人事行政、社会行政、财税行政与保险行政均可以并入同一个行政职门之下。职门、职组与职系是对工作的横向划分，而下面的职级与职等则是对工作的纵向划分。

所谓职级，即是同一职系中职责繁简、难易、轻重及任职条件十分相似的所有职位集合。例如中教一级的数学教师与小教高级的数学教师属于同一职级，一级语文教师与一级英语教师就中学来说，也属同一职级。

所谓职等，是指不同职系之间，职责的繁简、难易、轻重及任职条件要求充分相似的所有职位的集合。例如，大学讲师与研究所的助理研究员以及工厂的工程师，均属于同一职等。职级的划分在于同一性质工作程度差异的区分，形成职级系列。而职等的划分则是在于寻求不同性质工作之间的程度差异的比较或比较的共同点。因为不同职系系列之间的职级个数不一定相等，而且甲职级序列中最高职级，与乙职级序列中的最高职级，其困难程度也可能不等，因此职等的概念有助于这一问题的解决。

从人力资源管理中的测评的角度来看，既要有对人的测评，又要有对事的测评。就人论人有时难以奏效，因而必须通过对事的分析或结合事的分析来测评人。换言之，无论是人员素质测评还是工作绩效考核，均离不开工作分析。我们往往需要通过工作分析来确定人员素质测评的内容与要求，通过工作分析与评价来确定绩效考核的内容与标准。

二、类型与流程

从目的上划分，工作分析有单一目的型与多重目的型两种。

单一目的型与多重目的型的工作分析，其主要区别在于细节和记录，获取与分析资料的手段与过程本质上是相同的。

比如，如果工作分析的目的只是提高甄选技能，则工作信息可以直接读入到一张简单设计的表格中。但是如果工作分析还想用于一些其他目的，如培训、安全计划等，工作分析表格就要设计得详细些，以便读出与其他目的相关的工作信息。

即使工作分析只有一个目的，记下所有的细节是较为经济的，可以避免日后的重新研究。这点在设计工作分析程序时就应予以考虑。

整个工作分析过程，一般包括计划、设计、信息分析、结果表述与运用指导五个环节，具体见图2-1-1。

其中计划与设计是基础，信息分析是关键，结果表述与运用是目的。

工作分析中的计划，主要包括：

（1）确定工作分析的目的与结果使用的范围，明确所分析的资料到底用来干什么，解决什么管理问题；

（2）界定所要分析的信息内容与方式，预算分析的时间、费用与人力；

（2）组建工作分析小组，分配任务与权限。

工作分析中的设计主要包括：

（1）明确分析客体，选择分析样本，以保证分析样本的代表性与典型性；

（2）选择分析方法与人员。人员的选择主要由经验、专业知识与个性品质等来决定；

（2）作好时间安排与制定分析标准；

（4）选择信息来源。

工作信息来源一般有如下几种：工作者、主管者、顾客、分析专家、词典、文献汇编。

工作分析中的信息分析，包括对工作信息的调查收集、记录、描述、分析、比较、衡量、综合归纳与分类。

工作分析的内容，一般包括七个问题的调查与四个方面的分析。

七个问题的调查：（1）用谁（who）;（2）做什么（what）;（2）何时（when）；（4）在哪里（where）;（5）如何（how）;（6）为什么（why）;（7）为谁（for whom）。四个方面的分析：（1）工作名称分析；（2）工作规范分析；（2）工作环境分析；（4）工作条件分析。

工作名称分析包括对工作特征的揭示与概括，名称的选择与表达；工作规范的分析包括工作任务、工作责任、工作关系与工作强度的分析；工作环境的分析包括物理环境、安全环境与社会环境的分析；工作条件的分析，包括必备的知识、必备的经验、必备的操作技能和必备的心理素质的分析。

工作分析结果的表述，有五种形式：

（1）工作描述，主要是对工作环境、工作要素及其结构关系的说明；

（2）工作说明书，主要是对某一职位或职位工作职责任务的说明；

（2）工作规范，主要是对职位或职位内工作方式、内容与范围的说明，包括完成工作操作方式方法与工具设备、职位之间的相互工作关系，但不一定包括责任、权限与资格要求；

（4）资格说明书，主要是对某一职位或职位任职资格的说明；

（5）职务说明书，主要是对某一职务或某一职位工作职责权限及其任职资格等其他内容的全面的说明。

工作分析结果的运用指导，主要包括对运用范围、原则与方法的规定。

工作分析结果的运用中，职位分类显得特别重要与具有基础性。所谓职位分类，就是将各职位按工作性质、责任轻重、繁简难易及所需人员的资格条件等因素划分为不同的类别和等级，为进行人力资源管理各项工作提供基础与依据。在工作分析结果基础上，职位分类包括横向分类与纵向分类。横向分类就是根据职位工作性质的相似程度，将职位划分为不同职组与职系的过程。纵向分类就是根据职位工作量值的大小，将职位划分到不同职级与职等的过程。

三、工作分析的内容

（一）职位责任

职位责任一般通过对不同任务进行简洁、明了与直观的描述来揭示，是工作分析内容的主要部分。

职位责任要对员工所做的每件事都要有所反映，并力求准确，而不是模棱两可或想当然的。最关键的是让每个人，即使他没见过这种工作的人，也可以看懂并知道应该做什么、如何做。

（二）资格条件

资格条件分析的内容包括：

——知识；

——工作经验；

——智力水平；

——技巧和准确性；

——体力要求。

1．知识

知识包括职位工作过程中涉及到的基础知识、专业知识与相关知识。知识是任职者开展工作、胜任职务的基础。

2．工作经验

工作经验是指对设备、技能、熟练程度等的实践经验，这些经验是圆满完成工作所必需的。

2．智力水平

智力水平涉及到头脑反应、注意力集中程度与计划水平等方面。这种条件是基于工作调整和工作中可能遇到的紧急情况所需要的。智力水平大致有四种类型：

（1）独创能力（initiative），即独立开创工作，独立做出判断，独立制作工作计划，创造新的工作方式的方法。

（2）判断能力（judgment），即根据一系列原始材料，自己做出决策。

（2）应变能力（adaptability），这是在处理突发事件中所必备的能力，也要求工作人员在生产过程或人事管理中能做出适当的调整。

（4）敏感能力（sensitive），要求工作人员精力集中、避免工作失误或发生意外。

4．技巧与准确性

技巧和准确性涉及到达到工作要求的速度和精确程度所需要的手工或操作能力。这两个相关的因素有更为细致的区别：

（1）技巧与要求的速度、及时性、敏捷程度，与视觉及其他器官的反应有关。速度可有多种表达方式，如一分钟可打50个字。技巧的其他测量方法并不直接用数量表示，而是对工作者的敏捷行动的种类和程度的描述。

（2）准确性指工作成果或者调配设备的精确程度。通常用允许范围内的误差的明确术语来表达准确性，如1%的错别字，±0.005 cm。

5．体力要求

体力要求是指工作本身对工作人员的体力方面的压力。记住这与工作本身相联系，而不包括个人出于自愿的表现，也不包括偶然性的指派，如替人值班等。

体力要求由体力活动的频率和剧烈程度来衡量。频率可表述为一天或一小时几次、一天几小时；剧烈程度可由提、举、推、拉的最大重量或某一器官需要付出的数量，或跳、跑、爬等身体运动程度来衡量。

体力要求可用语言简单表述，或根据一个或多个参数体系来表述。

一种观点认为体力要求要用什么类型的残疾可以、什么样的残疾不可以来表述。

另一种观点则认为工作的体力要求，应通过观察予以客观的描述，而什么样的人可以雇佣应归入医学问题。

分析体力时应当考虑到下列活动的要求：

（三）工作环境与危险性

工作环境和危险性是指完成工作任务时的特定环境及危险性。这两个因素有密切联系但要分别予以考虑。

1．工作环境不能由工作人员自由支配，工作环境会影响到工作人员的体力或脑力健康，工作环境会决定工作所需要的特定的人。

在工作评价系统中，工作环境作为可补偿因素来考虑，分析工作环境时，应当首先分析环境的性质及其对工作人员的影响，信息记录应当用简单的语言、叙事的体裁和方便的检查表的方式。

分析环境要考虑到以下因素：

2．危险性是指体力活动或工作环境对工作人员可能产生的危害。它包括身体损伤和职业病。应当首先分析工作人员会受到什么损伤，然后分析发生损伤的可能性，以及严重程度，损伤要用叙事体记录或检查表方式。

分析危险性时要考虑下列因素：