6.1.2 重点功能概述

供应商关系管理中包含了订单管理、交货管理、询价和报价管理、品质管理、往来管理、供应商管理等主要的功能。

1．订单管理

采购订单在采购业务中处于核心地位。在供应商协同平台系统中，采购订单也是采购业务协同流程的核心单据，整个采购业务的协同都是围绕采购订单进行的。

（1）采购订单

当企业在K/3 ERP系统中录入采购订单后，供应商可以在线查看和确认采购订单。对于有能力交付的采购订单，供应商进行接受；对于无法交付的采购订单，可拒绝，并注明原因。

如果供应商确认采购订单，则采购订单的确认状态将做标识，系统会同时将确认的消息发送给企业采购人员，以便采购员随时掌握和跟进各个订单的执行情况。

通过供应商协同平台，可以加快企业采购员与供应商之间的信息交流过程，并通过消息、邮件等方式驱动流程快速、顺畅进行。这种协作模式将有效降低企业与供应商之间的订单处理成本，缩短企业的采购周期。

（2）采购订单变更通知单

当供应商由于各种原因（包括生产能力不足、设备故障、原料不到位），导致采购订单不能按照确认的日期交货，就需要在网上生成采购订单变更通知单，并给出变更原因的解释。

同样，企业如果由于市场的条件发生变化，或者生产计划的调整等原因，需要调整以前的采购订单，就应该在企业的K/3 ERP系统中生成采购订单变更通知单，并给出变更原因的解释。

变更申请人在变更时可以选择采购订单的某一行，进入单据界面后输入新的承诺信息，以及改变的原因。当变更申请提交后，系统自动通过消息、邮件等方式通知对方的业务部门进行确认。

当变更申请经对方批准后，系统将修改采购订单中的承诺信息。同时，对采购订单的修改内容也会记录下来。系统会产生一个消息通知对方，以便双方沟通。

（3）样品试制申请单

在企业进行产品的批量生产之前，有大量的样品试制工作。另外，在正式确定某个供应商之前，也会提交一些样品给供应商试制，以考核供应商的产品质量。

该业务可以由企业的采购员先和供应商进行沟通，如果确认可以制作样品，则采购员在企业K/3 ERP系统的供应商管理部分中录入样品试制申请，供应商就可以在网上看到样品申请单，并进行确认，或者拒绝。

当样品试制完成后，供应商可以在网上提交送样信息，系统将自动通知企业的采购人员注意收样。

企业采购人员在企业K/3 ERP系统的样品管理中进行收样，填写样品的数量、收样日期等相关信息。如果样品需要交接给其他部门，应同时填写样品交接的相关信息。

当样品经过企业内质检等相关部门验收合格后，企业的质检人员可以在系统中填写样品判定结果。供应商可以在网上查看到送样的检验结论，以便及时跟踪和改进问题。

（4）采购订单执行报表

供应商可以查看到自己的采购订单的执行情况，包括每个订单入库数量、未交货的数量，便于后续持续跟进，完成采购订单的执行。

（5）采购业务汇总报表

供应商可以查看到每个物料汇总的执行报表，包括已经入库的数量、未入库的数量，便于查询和跟进。

2．交货管理

当供应商进行交货时，可以在网上及时提交发货信息，通知企业的相关人员准备接收货物。发货信息可以按照采购订单编制，以实现按订单交货。同时，发货通知还可打印出来与货物一起交给企业的收货人员，便于该人员及时核对和确认收货信息。

供应商通过在线查询，可以随时了解采购订单的接收进展。企业的收货人员可以对供应商所提供的交货信息以及实物接收情况进行确认，将信息反馈到供应商协同平台上，便于供应商查询。供应商还可以查看到历史的交货信息、退货记录，以及退货原因等。

因此，通过交货管理，能够帮助供应商及时掌握采购订单的交货信息，获得更好的客户满意度，与企业的协作更加密切。

（1）交货通知单

当供应商准备好货物发货时，在网上生成交货通知单，通知企业采购人员准备接收货物。企业采购人员通过查看K/3 ERP系统中的收料通知，就能确认收货。

（2）退货通知单

当企业在收货质检时，发现品质不合格，会在企业的K/3 ERP系统中生成退料通知单。该信息也会同时发布到网上，供应商可以在网上及时查询到自己所交货物的退货情况，以及具体原因，便于尽快进行问题改进，加强与企业在供应链上的密切合作。

3．询报价管理

询报价管理可以让企业的采购人员在供应商协同平台上发布询价信息，并通知多家供应商参与报价。通过对多家供应商的报价结果进行对比分析，并与供应商进行商务谈判，更加快速和方便地选择合适的供应商。

基于供应商协同平台，可以让多家供应商共同参与报价，并记录下整个询价、报价的过程和相关的信息，便于及时跟踪掌握询报价业务的进度。同时，系统通过对多家供应商的询价信息进行对比分析，能够方便地对供应商的评估和选择提供决策和参考信息。因此，在线询价和报价能够有效缩短供应商与专业采购员之间频繁的交流过程和很长的招标报价周期，从而有效缩短整体采购周期。

（1）询价单

企业采购人员在K/3 ERP系统中发布询价信息，系统将询价单发布到供应商协同平台并发送电子消息告知供应商，邀请供应商报价。供应商登录供应商协同平台，选择询价单并在指定的报价截止日期前完成报价。这种询报价模式可以大大缩短双方的交流时间和报价周期。

（2）报价单

供应商登录网上，查看到企业对货物的询价单，可下推生成报价单。系统自动将报价信息反馈到企业的K/3 ERP系统中，便于企业的采购人员及时查询到报价信息。

4．品质管理

供应商所提供物料的品质，将严重影响企业最终产品的品质。因此，企业会通过各种质量检测和监控方式，严格管控供应商所提供产品的品质。而如何让供应商在第一时间获知每批产品的质量检测结果，是一个非常重要的话题。

通过供应商协同平台，可以让品质部门将供应商所交运的每批货物的质检信息及时发布到网站上。供应商也可以快速查询到产品的品质信息，并对质量问题进行排查，找到问题产生的原因，给企业做出明确的解释，同时提出临时解决方案和最终的整改方案，促进自身产品不断进行质量上的改进。

品质异常报告

供应商协同平台提供了企业和供应商在线处理品质异常报告的功能，企业在K/3系统中编制的品质异常报告发布到供应商协同平台，供应商对品质异常报告进行确认，并按企业的要求回复。

针对供应商的回复，企业可以接受或拒绝，要求供应商进一步提供合理的解释和完善的改善方案。

企业和供应商关于质量问题的处理过程将由系统记录下来，供应商可以查看自己交付货物的质量历史信息，这些能够促使供应商不断改善质量水平，进一步加强与企业之间的合作。

5．往来管理

当企业和供应商约定的付款账期快到期时，企业将和供应商进行对账，以便进行后续的应付账款结算。

供应商协同平台提供了在线对账功能，让供应商和企业之间的对账变得更加容易。供应商可以在网上及时查询到企业发布的对账信息，还可以通过对账单中的附件了解重要的对账结算信息描述和说明，简化传统对账中双方大量的电话往来和纸质单据往来确认的工作。

因此，通过供应商协同平台，可以大大降低企业与供应商之间的对账结算成本，增加财务结算的透明度，促进结算过程的高效。

（1）对账单

企业处理对账业务的人员可以在企业的K/3 ERP系统中选择某个供应商相应的外购入库单生成对账单，系统发布到网站上。供应商可以登录到网站上查看对账结果，并进行确认。

（2）付款单

企业的财务人员根据采购订单，或者采购发票生成付款单。系统将该付款单的信息发布到网上，供应商可登录到网站上查看企业的付款情况。

6．供应商管理

完整的供应商管理包含的内容非常多，包括供应商档案的管理、供应商的评估、供应商的绩效管理、询报价管理、品质管理、采购订单变更管理、对账管理等。前面几部分已经介绍了供应商管理的主要内容，本小节重点介绍供应商的绩效管理。

在供应商管理中，对供应商的绩效管理是最重要的工作。企业必须建立完善的供应商评估体系，通过从日常采购业务交易、与供应商沟通洽谈等过程中获取对供应商的评估数据，并经过统计和分析，形成对供应商的综合评分表，作为供应商筛选的标准，同时也有效促进供应商在供货等业务交易方面的持续改善。

供应商评分表

企业的供应商管理小组在企业的K/3 ERP系统中建立供应商的评估指标，选择不同的评估指标构成对供应商的各种评估方案。

在对供应商进行评估时，需要选择相应的评估方案，并结合企业与供应商的日常业务交易，对供应商进行评分，作为供应商考核、筛选的依据，并促进供应商不断改进。