第一节 信息基本属性与生命周期

1．信息与数据

提起“信息”一词，人们现在也许并不感到陌生。但是，如果要问“信息是什么”，恐怕未必能轻而易举地回答清楚。在西方，科学的探源往往言必称希腊，在词源追溯方面，往往要返回到拉丁。英文中的Information （信息）一词源于拉丁的 Informatio，指消息的传递过程。中文的“信息”一词也具有久远的历史，据《新辞源》考证，我国唐代就曾有“梦断美人沉信息，目穿长路倚楼台”的诗句。

企业在生产、管理、销售中无时无刻不在与信息打交道，但什么是信息，至今尚没有一个统一的定义。1948年，美国数学家、信息论的创始人香农在A Mathematical Theory of Communication（《通信的数学理论》）一文中指出：“信息是用来消除随机不定性的东西。”同年，美国著名数学家、控制论的创始人维纳在《控制论》一书中写到：“信息就是信息，既非物质，也非能量。”作为科学术语，由于学科不同，信息一词的含义也有多种。自古至今，信息的不同定义便层出不穷，迄今为止，有文可考的已不下百种。哲学家认为它是熵的理论化，数学家认为它不过是概率论的发展，通信工作者则把它看成是不定度的描述。本书认为，在数据处理和管理信息系统领域中，采用下列描述信息更为合适：

信息是经过加工的数据，是有一定含义、能减少不确定性、对决策或行为有现实或潜在价值的数据。

那么，什么是数据呢？通常来说，数据是对客观事物的记载，数据由一些可以鉴别的物理符号组成。例如，企业的领料单、订货单、车船票等原始单据都是一些事实的记载，因而都是数据。而信息是指对原始数据进行加工处理后得到的有用的数据，因此人们占有了信息就可以加深对事物的理解并达到某些特定的目的。

在实际应用中，信息与数据的概念是相对的，在一定条件下可以相互转化，在一些不很严格的场合或不易区分的情况下，人们经常将它们当做同义词，笼统地使用。当然，如果非要严格区分“数据”或“信息”会发现，某些“数据”对一些人是“数据”，对另一些人而言则是“信息”，因为同一组数据对不同的人，其价值也不尽相同。

2．信息的基本属性

信息的类型及其表现形式多种多样，千差万别，按主客观角度可分为客观信息、主观信息；按作用大小可分为有用信息、无用信息、干扰信息；按载体性质分为电子信息、光电信息、生物信息；按应用部门又可划分为工业信息、农业信息、军事信息、政治信息、科技信息、文化信息、经济信息、市场信息、管理信息等等。但它们一般都具有以下一些基本属性。

（1）普遍性

信息是普遍存在的，它是事物运动和状态改变的方式。因此，只要有事物存在，只要有事物运动，就会有它们运动的状态和方式，就存在信息。无论在自然界、人类社会，还是在人的思维领域，绝对的“真空”是没有的，绝对不运动的事物也是没有的。因此，信息是普遍存在的。

（2）事实性

信息描述了事物运动和状态的改变，因此，它具有事实性，这是信息的重要基本性质之一，事实使信息具有价值，不符合事实的信息其价值可能为负，不但不会辅助决策，反而会将决策引入歧途。

（3）层次性

通常将管理分成三个层次，即高层管理（战略级）、中层管理（策略级）和基层管理（执行层）。对于同一个问题，处于不同的管理层次，要求不同的信息，对基层有用的信息，对高层来说就可能是数据。因此，信息与管理一样，也具有层次性。例如，在工厂，生产班组工人的出勤数据经过统计就是信息，可供班组长决策使用。车间将各班组的出勤情况汇总得到车间所需的信息，各车间的信息进一步汇总得到厂长或经理使用的信息。信息自下而上层层加工，低层的信息总是高一层所用的数据。不同层次的信息，其特征也就不同。从信息来源看，高层信息大多数来自外部，基层信息多来自企业或组织内部，而中层信息既来自外部，也来自内部；从加工的方法看，高层信息加工方法灵活多变，计算过程和使用的工具复杂，中层信息加工方法比较固定，而基层信息加工方法最为固定，如会计信息系统中的录入凭证、审核、记账、打印报表、结账等，都有一套固定的处理流程。

（4）可压缩性

信息的可压缩性是指信息经过浓缩、集中、综合和概括等处理后，而不至于丢失信息的本质。比如人们在网上聊天结束时常用“c u”这两个英文字母来代替“See you later”（再见），其目的是加快键盘输入的速度。在网上聊天那种特定的环境中，即使只向对方发送了“c u”这两个英文字母，信息接收者也同样会明白其真实含义。

在现实生活中，人们常常要面对海量的信息或数据资源，由于人的精力、脑力和财力是有限的，一方面我们不可能、也没有必要为了辅助管理决策等目的而收集所有的原始数据；另一方面在进行信息处理时，我们可通过汇总、统计等方法对原始信息或数据进行加工提炼，以便为不同的管理层次提供不同“细度”的信息。也就是说，在进行信息处理时应该抓住事物的主要矛盾，从数据中去粗取精，去伪存真，对原始数据进行集中、综合和概括，抽取出最能说清问题的信息，从这种意义上讲，信息具有可压缩性。

（5）扩散性

这是信息的本性，信息只是力图冲破保密的非自然的约束，通过各种渠道和手段向四面八方传播。所谓“没有不透风的墙”，说的就是这个道理。通常信息浓度越大，信息源和接收者间的梯度越大，信息的扩散性越强，这就要求在实际工作中重视信息资源的安全保密管理。

（6）非消耗性

信息与其他物质资源不同，它在使用过程中不但不会被消耗，而且还可能出现再生或增殖。工作中经常会遇到这样的情况：用于某种目的的信息，可能随着时间的推移，价值耗尽，但对于另一目的可能又显示出用途，比如天气预报信息，对当天有用，过后就失去了价值，但当这类信息积累到一定数量时，便可用于统计分析某地区、某时期的天气变化规律。

（7）共享性

信息是一种特殊的资源，只能共享不能交换，只有将企业的全部信息集中管理，充分共享，信息才可能成为企业可资利用的资源。信息的共享性与信息的结构化程度密切相关，实际工作中，有的信息格式明确，组织结构严格，这样的信息容易处理，易于在不同的系统间共享，例如会计的单、账、表，以及材料库存等信息。有的信息没有严格的格式，对此必须促成格式化，否则，一方面计算机处理，另一方面这样的信息很难在不同的部门间、不同的业务系统进行共享，不易实现目标要求。

（8）变换性

信息是事物运动的状态和方式，不是事物本身，因此信息可以负载在其他一切可能的物质载体和能量形式上。实际上，只要能够保持“运动的状态和状态的改变方式”的不变性，信息就不仅可以在各种物质和能量形式之间进行转换，而且可以经受一切不会破坏“信息不变性”的数字变换。信息的这一性质使人们对信息施行的各种各样的处理和加工成为可能。

（9）可转化性

人们经常说“知识就是力量”、“信息是企业生存发展的条件”，从潜在的意义上讲，信息是可以转化的。它在一定条件下（其中最主要的条件就是信息被人们有效地利用），可以转化为物质、能量、时间及其他。

3．信息生命周期理论

信息与其他资源一样具有生命周期，从信息的产生到最终被使用发挥作用，可将信息的生命周期分为需求、收集、传输、处理、存储、维护、使用和退出等过程，如图1-1所示。

当管理人员需要对所发生的问题、要达到的目标和一些设想进行分析决策时，就会提出对信息种类的要求。为了满足管理者对信息的要求，需要经过信息的收集、传输、加工、存储和维护等阶段以便获取有价值的资料供管理者使用，当信息已经老化，失去了价值，信息便进入了退出阶段，而管理者又提出了新的信息需求。下面主要对信息的收集、传输、处理、存储、维护和使用等几个阶段进行讨论。

（1）信息的收集

信息的收集是根据管理人员对信息的需求而进行的原始数据的获取过程，一般经过信息识别、采集和表达三个步骤。由于现实世界中有各种各样的信息，而在人们的生产活动中并不需要也不可能将现实世界的所有原始资料统统收集进来，因而在进行信息收集阶段面临的首要问题是如何将需要的信息识别出来，其次是收集的方法问题，最后是用何种形式将收集结果表现出来的问题。

1）信息识别的步骤

· 由信息需求者根据自身管理决策的需要及目标，向信息管理人员提出所需要的信息种类、信息内容、范畴和结构。

· 信息管理人员在充分理解管理者需求的基础上，通过调研和观察，对所需要的信息进行识别。

· 信息管理人员将识别出的信息交给信息需求人员共同讨论，进一步补充完善。

2）信息收集的方法

· 自底向上广泛收集。如全国人口普查是自底向上进行的；全厂生产情况的信息收集过程是：首先将最基层的生产班组的生产信息汇总到车间，然后再对全厂所有车间的生产信息进行汇总，最后形成全厂生产情况的总体信息。

· 有目的的专项收集。一个决策往往是通过围绕着决策的主题收集相关的信息而作出的。如生产计划是在收集并统计以往生产及市场等信息之后做出的；铁路部门在作出春运期间是否要加开临时客车、在什么时间加开等决策也是根据以往旅客出行情况及当前市场等情况作出的。围绕决策主题对信息进行有目的的专项收集是人们决策活动中常用的方法。它与自底向上广泛收集相比，具有针对性强、时间周期短、成本费用低等特点。

·随机积累。这种方法是指没有明确的具体目标，只是根据企业或系统的总体目标把一些将会对管理决策有用的、新鲜的信息收集起来。如随时将各类报纸、杂志、电视等媒体上发表的各种新技术、新政策收集起来，以备将来使用。

3）信息收集结果的表达

常规的信息表达有文字、数字、图形、表格等方式，每种方法都有各自的优缺点，应根据实际情况，尽可能地采用多种方式的混合表达形式。

文字形式是应用最广泛的方式，但在采用这种方式表达信息时，要注意表达语义的简练性、准确性，避免使用双关语和具有二义性的语句。

数字表达方式一般来说是比较准确的，但应特别注意的是不要将大量的、无用的信息与管理决策所需的信息混在一起，造成信息的过度增加，人为地增加决策的难度。

图形表达方式是目前信息表达的发展趋势，是人机交互技术的主要研究内容。图形具有信息表达的整体性、直观性和可塑性等特点，可以反映出事物的发展趋势，使人们很容易理解并做出判断。但由于图形的准确性较差，因此对于一些具体而详细的信息，如果图形很难表达，此时可用表格形式将总数和个别详细的信息罗列出来进行精确的比较。

（2）信息的传输

信息只有及时准确地送到需要信息的管理者手中，才能发挥作用。所谓及时准确，实际是一个信息传递的效率问题，表现为信息传输的速度和质量。为了确保信息传输的效率，必须注意两个问题，一是技术问题，即如何快速、准确地传输信息；一是语义问题，即在传输过程中如何确切地表达信息的意义。具体讲为了确保信息传输的效率，要做到以下几点。

1）建立大容量的信息通道。具有一定容量的信息通道是保证信息传递速度和质量的基础。如果没有一定的人力和通信设备做保障，日益频繁的信息沟通就会被延迟，信息的时间价值会丧失。

2）规定合理的信息流程。不同的部门、不同的层次管理活动，它们的任务是不同的，对信息内容和数量的需求也是不一样的。因此，什么样的信息应传送到什么位置，要有明确的规章制度，避免将信息传送到不相干的部门，造成信息失效甚至泄密，或者使信息迂回传输，导致人力物力的浪费。

最后是减少信息传递的环节。信息传递的环节越多，信息在传输过程中失真的可能也就越大，而传递的速度也会减慢。

（3）信息的处理

多数情况下，某些管理决策所需要的信息是对另外一些信息进行加工处理的结果。信息处理（加工）是信息生命周期中的必不可少的重要环节。信息加工就是对收集到的信息进行去伪存真、去粗取精、由表及里、由此及彼的加工过程。信息加工不可避免地产生时间延迟，这也是信息的一个重要特征——滞后性。信息按时间分，可分为一次信息和二次信息，一次信息是初始信息，二次信息是指按照某种规则经过变换、综合分析和统计推断所产生的信息的总称，图1-2给出了信息加工的一般模式。

（4）信息的存储

信息存储活动主要涉及保存什么信息、存储介质、保存时间、存储方式等四个问题。

1）明确保存何种信息。要存什么信息主要由信息使用的目的确定的。在信息需求及目的确定以后，根据支持目的的数学方法和各种报表的需求，确定信息存储的内容。如为了预测国家长远经济发展，我们要收集并保存人口、农业、工业等各种经济信息。而为了进行仓库库存水平分析，则需要保存各种物资的入库情况、出库情况、价格情况等信息。

2）选择信息存储介质。存储介质可以是纸、胶片、计算机内存、磁盘等。目前大量的信息仍然是用纸来存储的，纸介质的优点是存储量大、永久保存性好、存储数据和图像比较容易。但是纸存储的信息查询和传输不太方便；胶片的存储密度大，查询起来也比较方便，现在许多图书馆将书籍拍到缩微胶片上保存。但胶片的缺点是必须通过专门的接口设备才能读取，价格较贵。因此，人们往往只将一些贵重的、不常用的信息存储在胶片上；计算机磁盘主要用来存储变化迅速、常用的并需要进行快速传输的信息，这是应用最广的信息存储介质之一。

3）规定信息的保存时间。信息存储是将信息保存起来以备将来使用，这在管理活动中是十分重要的。现在，人们总是用“爆炸”这样的词语来形容信息的增长，在这样的一个时代里，信息的更新周期越来越短，如果保存的信息过多，不但不会对管理活动起促进作用，反而会因为信息的过剩而延误决策。应记住“只有正确地舍弃信息，才能正确地使用信息”。

4）确定信息的存储方式。不同的信息可以有不同的存储方式，究竟采用什么方式要视管理和决策的需求而定。在决定信息的存储方式时，首要考虑的问题是集中还是分散，集中存放便于信息的共享、信息的管理和维护，以及减少冗余。分散存放的信息共享性、可维护性要比集中式差，但使用起来较方便。一般对于公用信息，在有能力提供共享设备的支持下应集中存放，以减少冗余。而对于非公用数据，分散存储是合理的，现在通常使用的方式是集中与分散相结合。

（5）信息的维护

信息维护，狭义上是指不断更新数据、维护数据的安全性和完整性，使信息保持可用状态。广义上是指信息系统的开发和运行中的一切数据管理工作。信息维护的主要目的是保证信息的准确性、及时性、安全性、保密性。

1）保证信息的准确性。首先要保证数据总是处于最新的状态，其次数据要在合理的误差范围内。数据产生错误的主要原因有两个：一是文件报表错误；二是转录数据时产生错误。防止文件报表的错误主要是靠加强数据收集人员的责任心和采用合适的报表格式。防止转录错误的主要方法是要尽量减少转录，应尽可能做到原始数据直送计算机，在键入数据时加强校验。

2）保证信息的及时性。及时性是对信息收集、信息处理、信息传输、信息存储方式等环节的综合体现。保证信息的及时性就要求常用的信息放在易存取的地方，保持各种设备状态的完好性，各种操作规程要健全，操作人员技术熟练，信息目录清楚，并尽量减少信息的处理、传输环节。

3）保证信息的安全性。安全性是指防止信息被非法窃取，要防止信息由于各种原因而受到破坏，同时采取一些安全措施，信息一旦被破坏，能较容易地恢复数据。为了保证信息的安全，首先要保证存储介质环境的安全，比如，在计算机机房中做到防火、防湿等；其次要经常进行存储数据的备份，对于一些重要的信息甚至应考虑不只存于一个地方，以防备火灾、地震、战争等突发事件的发生。

4）保证信息的保密性。信息对企业自身而言是不可缺少的资源，它对竞争对手而言，则是更加宝贵的资源。目前信息被盗的事件越来越多，防止信息失窃是信息维护的重要问题。盗窃信息的方式很多，如电缆窃听、通过终端非法查阅他人的数据库等。为了保证信息的保密性，通常在信息系统内部可采用设置口令、检查用户权限、对数据进行加密等手段。在信息系统外部也可以采用如不让外人接触终端和存储介质、屏蔽整个机房等措施。另外，应加强工作人员的保密教育，制定科学合理的工作制度。