3.1 一般步骤
公文的写作，并不是一蹴而就的，也不是没有目的地胡编乱造，它的成文是需要按照一定的写作步骤来进行的，如图3-1所示。
图3-1 公文写作的一般步骤
只有按照图3-1中的写作步骤，一步步认真、踏实地写出来的公文，才有可能称之为一篇好的公文。
3.1.1 明确主旨
公文，是为了办理公务而存在的，是实际工作需要的产物。因此，在写作公文之前，首先应该明白为什么要写公文以及将要写的公文的中心内容是什么，也就是发文的主题与目的，它包括四个方面的内容，具体如下：
1．内容安排
一篇公文，总有一个需要表达的主题，且要求全篇都围绕这一中心主题而展开。那么，在写作前，作者就应该明白两个问题，即这篇公文要表达的中心思想是什么，全文应该怎样安排才能更好地表达这一中心思想。
在此就以一篇关于相关工作改善的公文为例。它的中心内容就是详细、清晰地介绍目前的情况和存在的问题，以及这些问题的解决办法，只有把这一中心内容具体表现出来，才能构筑这一类公文的内容和思想基础。
2．文种选择
在文种方面，内容不同，选择什么样的文种最合适也是一个关键问题。特别是对一些具有共性的文种，如报告和简报、指示与通知等。
就如报告和简报而言，当作者汇报工作情况时，假如要求对工作情况有一个详细、深层次的介绍，就应该写一篇有关于工作汇报的专题报告；假如仅仅是需要简单介绍一下工作的概况，就可以选择相对简短的简报。
可见，即使是针对同一中心内容，所选择内容的介绍方式和层次不同，那么所选择的文种也会不同。文种与公文内容之间，是有着非常紧密联系的，要求所选择的文种应该与内容相符。
3．发送限定
根据公文内容的不同，在发送公文时也应该注意发送范围和阅读对象的限定，这是公文的机密程度和行文方向与方式两个要素影响的结果。
如公文的机密程度，在确定公文主旨的过程中，作者应该明确其发送的具体目标：假如是绝密公文，就应该明确其有限的发送范围和阅读对象，做好保密工作；假如是需要广而告之的公文，就应该明确其最大程度能发送的范围和最大量的阅读对象。
4．要求明确
当收文方收到公文时，要明白这一份公文是什么性质的文件，要给予怎样的处理方式，因此，在写作公文之前，应对发文的要求有一个明确的界定。特别是对办件而言，更应该明确发文时应该要求收文方怎样回复和处理，只有这样，才能保证公文的有效性和有序实施。
3.1.2 收集资料
公文的内容组成并不是“无源之水”“无本之木”，当然也不是胡编乱造的文字组合，它是建立在一定的写作背景和现实情况基础之上的。这也是公文处理实际问题这一本质特征的要求。因此，在明确了公文主旨的情况下，就应该收集与其主旨相关的材料。
当然，并不是所有种类的公文都需要进行资料的收集，它应该根据具体情况而定。假如要拟写的就是一份简短的通知，就不需要进行专门的资料收集就可以撰写了。但是当通知的内容需要考虑外在因素，应该对一些具体事项和外在因素进行了解，如通知内容与天气有着很大关系的情况下，就应该对未来的天气情况进行了解，以免到时出现临时变更。
关于材料的收集，对公文写作而言，其实是一个酝酿发酵和系统认识的过程，如图3-2所示。
图3-2 公文收集资料的目的分析
3.1.3 拟写提纲
既然已经对公文内容涉及的材料进行了收集并有了一个系统、全面的认识，那么接下来就应该使从资料中提炼出来的要点在公文中有一个全面的体现，此时拟写提纲是非常必要且有效的，这是避免要点遗漏的最好方法。
“提纲”，即文章、讲话的内容要点，而拟写提纲，就是根据所要拟写的公文要点把框架构造出来。这就如同一本书的撰写，在选题确定的基础上，首先应该做好目录，以便对全书内容做出安排。可见，公文的提纲就是“目录”的一个缩影，是一个“小”的目录。
尽管提纲是草拟出的公文要点，但它也是有详略之分的。在提纲详略的安排上，主要可从三个方面考虑，如图3-3所示。
图3-3 公文中提纲拟写的详略要考虑的因素
从实质上来说，提纲的拟写是公文的构思过程，一些系统性的公文需要集思广益，因此，在拟写提纲时，应该召集相关人员进行讨论研究，以便确定公文的基本观点，并在听取大家意见的情况下逐步完善，从而拟写出更全面、精当的公文提纲。
尤其是对一些需要多人分工合写的公文，提纲的拟写更需要共同研究，以免当公文撰写完成后，才发现内容存在逻辑结构上的缺陷，如图3-4所示。
图3-4 合写公文容易出现的内容逻辑结构方面的缺陷
3.1.4 起草成文
一篇文章的框架确定之后，就应该把通过收集材料得出的认识按照拟写的提纲编撰成文。此时，公文的拟写要注意两个方面，才能顺利地写好一篇公文，具体内容如图3-5所示。
图3-5 公文拟写要点分析
3.1.5 修改完善
一篇文章想要写好，并确定其正确性，是需要反复修改的。公文也是如此，且在很多方面有着更严格的要求，因此，公文的修改完善工作是公文拟写过程中的重中之重，不容忽视。
具体说来，公文的修改和完善应从以下四个方面着手。
1．观点更准确
公文的主旨思想是文章的核心，只有在观点准确的情况下，才能从根本上保证公文的质量，从而奠定公文顺利成文的基础。从这一方面来说，公文的修改和完善主要应该考虑三个问题，如图3-6所示。
图3-6 公文观点更准确应该注意的问题
2．布局更合理
在布局上，公文的修改与完善主要应该考虑的问题就是公文的篇章布局是否主次分明、详略得当。只有确保文章布局的合理性和科学性，才能让读者更清楚和更容易理解公文的内容和观点。
3．语言更恰当
在语言方面，公文的语言要求恰当，即要求拟写者在修改和完善的过程中仔细斟酌，力求用最恰当的语言准确表情达意。对这一要求，公文的修改和完善要坚持三个原则，如图3-7所示。
图3-7 公文语言更恰当要注意的问题
4．材料更精当
作为服务于观点的材料，必须符合观点的统帅，因此，公文材料的使用必须围绕观点来进行推敲和增减，具体内容如下。
● 材料能否很好地说明问题；
● 材料能否切实突出公文主旨；
● 是否做到了材料与观点相统一。
基于上述三个要求，公文材料的增减也是要基于一定的原则来进行的，即：
● 切忌随意凑合，要仔细考虑；
● 该补充的地方一定及时补充；
● 没有十足把握的材料须删除。