1.4 内容
1.4.1 行为
你需要受众了解或者做什么？你应该通过这个问题想明白如何使沟通对受众有意义，并就他们为何要关心你说的话建立一个清晰的认识。你应该每时每刻都有一个目标，并希望受众了解或者完成它。如果你不能简洁而清楚地表达这个目标，那就应该首先重新审视是否需要沟通。
这对很多人而言都在舒适区之外，原因在于人们通常认为受众比演讲者更了解话题，因此应该是受众选择是否以及如何对展示的信息作出反应，但这样的假设是错误的。当你分析数据并进行沟通时，你很有可能是最了解数据的人——你是该主题的专家。因此你才是解读数据并帮助人们理解和作出反应的人。总之，基于分析作出具体的观察和推荐时，用数据进行沟通的人需要更为自信。如果你不经常这么做，便会感觉走出了舒适区。现在就开始吧，随着时间推移这会变得越来越简单。请记住，即使你强调或推荐了错误的结论，将沟通的过程聚焦在行为上就没有走歪路。
如果真的不适合针对行为提出明确的建议，发起讨论也是值得鼓励的。对候选行为提出建议是让交流继续下去的明智之举，因为这会让受众有东西可以参照而非从空白开始。如果你只简单地展示数据，受众很容易在说一句“真有趣”之后转入下一件事情。但如果你要求他行动，他就得决定是否回应。这就引出了更有建设性的反馈，从而让对话也更有建设性——而如果你最开始不针对行为提出建议，或许一直都在原地踏步。
提示行为
当你决定想让受众采取什么行动时，可以参考以下表示行为的词语：
接受|同意|开始|相信|改变|协作|着手|创建|辩护|想要|分辨|行动|移情|授权|鼓励|参与|建立|检查|促进|熟悉|形成|实现|包括|影响|投入|鼓舞|了解|学习|喜欢|劝说|计划|提升|追求|推荐|接收|记住|报告|答复|促成|支持|简化|启动|尝试|理解|验证
1.4.2 机制
你会如何与受众沟通？与受众沟通的方法会对以下因素产生影响：对受众如何消化信息的可控程度和信息披露的详细程度。我们可以将沟通机制视为一个闭联集，如图1-1所示，左侧是现场演示，右侧是书面文档或电子邮件。可以认为需要披露的细节量会随着对信息消化的可控程度的减弱而增长。
图1-1 沟通机制闭联集
在左侧的现场演示场景中，你作为演讲者对演讲有完全的控制权。你决定了受众看到的内容以及何时看到。你可以针对现场的种种迹象进行调整：加快、减慢或者针对某一点调整详细程度。不是所有的细节都需要直接包含在幻灯片或者展示文件中，因为你作为主题专家可以现场回答演示过程中的提问，而且不管涉及的细节是否呈现在演示当中，你都应该做好回答的准备。
现场演示熟能生巧
别把幻灯片当作提词器——不要在演示的时候大声阅读每一页幻灯片，这对受众而言是很糟糕的体验。你需要熟悉演讲的内容才能做好演示，这意味着练习、练习再练习。保持幻灯片内容简洁，只呈现能够强化演讲的内容。你要借助幻灯片想起下一个话题，但不应该把它当作讲稿。
以下是准备演讲时熟悉材料的一些建议。
· 写下每页幻灯片的重点。
· 大声讲给自己听。这有利于激活大脑半球，从而帮助你记住演讲的重点。这还能迫使你练好幻灯片之间的承接词，避免像其他人一样卡壳。
· 在朋友或同事面前做一次模拟演讲。
在右侧的文档或者邮件中，你（即便是文档或者邮件的作者）的控制权少了很多。在这种情况下，受众可以控制如何消化信息。鉴于你不在现场，无法对受众的反应进行回应，文档或邮件所需的细节程度显然要更高，也需要直接回答更多潜在的问题。
在理想情况下，闭联集中两侧的产物是截然不同的——简洁的幻灯片用于现场演示（因为你会在现场详细地解释一切），详实的文档则留给受众自行消化。但实际上由于时间及其他限制，常常用同一份文档来尝试满足两种情况的需求。这就引出了投影文档的概念——一份专用于满足两种需求的文档。当然，由于投影文档旨在解决多样化的需求，它也带来了更多的挑战。我们会在后文中研究解决和克服这些挑战的策略。
在沟通过程的初期，确定主要的沟通媒介至关重要：现场演示、书面文档或者其他方式。在开始编写内容后，思考可控程度和详细程度也是非常重要的。
1.4.3 语气
你沟通时想用什么样的语气呢？与受众沟通的语气也是另一项重要的考量。你是在庆祝成功还是鼓励行动？话题是轻松的还是严肃的？你选取的语气对后续章节探讨的设计选择同样有影响。不过暂时我们只考虑在数据可视化过程中一般使用什么样的语气。