5.9 语音留言

现在许多机构都有语音留言系统。每个员工都有一个个人的语音信箱让别人可以留言；你也可以在同事的信箱上留言。如果电话没人接，通常会自动转到语音信箱。

语音信箱的好处

· 节省成本：如此就不必由秘书或同事帮忙记留言。

· 直接：打电话的人会觉得很放心，因为知道自己的留言被录下来，而且是录在他要找的人的信箱上，因为他在信箱上听到对方事先录好的招呼语。

· 效率：大部分的语音留言系统都可以让你把留言一次传给好几个人。

· 便利：你可以从任何一部电话进入语音留言系统。

· 简单：对许多人来说，留言比写电子邮件简单。

· 避免“互相扑空”：双方互相回电，偏偏对方打来时你不在，你打去时对方不在。

语音信箱的坏处

· 机构里大部分（最好是所有）的员工都需要一个语音信箱。

· 大家都经常听自己的信箱留言，整个系统才有意义。

· 滥用语音信箱。比如说，留太长的留言。通常一个留言最长可达三分钟，但是如果三分钟还不够，结果你连续留好几个留言，对方听起来也很累。

· 有些人会一整天都让电话自动转到语音信箱，让别人几乎跟他讲不到话。

善用语音信箱

· 在语音信箱上只留简短的留言。

· 不要连续留两个以上的三分钟留言。如果你的留言有这么长，把它写成备忘录（电子邮件的形式），因为阅读备忘录比听留言快。

· 每天听信箱留言，一天至少三次。

· 如果你要外出或出差一段时间，无法听留言，在信箱的招呼语中特别说明。