1.8 计划沟通内容的七大步骤
步骤一:写下目的
思考过上面五大基本问题之后,你就可以开始计划信息的内容。首先,把你希望达到的目的写下来,用一到两个句子即可。把它摆在眼前,有助于你之后组织信息的内容,并避免离题。
步骤二:收集信息
把你觉得需要提出的想法或重点全部写下来,尤其是如果你的信息篇幅很长的话,例如书面报告或口头报告。你可以写在白纸上、卡片上,也可以打在计算机上。在这个阶段,你要注意只选择重要的相关信息,不相关的信息全舍弃,不管你多想保留这些信息,先自问:
· 这跟我的信息真的有关系吗?
· 我的听众真的需要这些信息,才能理解我的信息吗?
· 这真的有助于我达到目的吗?
步骤三:把信息分类
自我检查
我们最常用哪种顺序来呈现信息?
现在看看你列出来的信息,把相关的信息归为一类。把各项信息按照类别重写一次,不妨再加上一个标题,每个类别稍后可能就各自成为一段或一节,而标题就可以继续当作标题使用,或是协助你撰写该段的“主题句”,因为它涵盖了该段的主旨。记住,一个段落应该只有一个主要的想法。段落中的其他内容是用来支持这个想法的例子、细节、说明等。(见图13-1:段落的结构)
步骤四:决定顺序
下一步就是把笔记上的各个类别按照某种逻辑顺序排列出来,方便读者理解。内容排列顺序的方式如下:
按照时间顺序 按照事件出现的时间顺序叙述,是最常用的排序方法。在某些状况下,“顺叙法”是最合适的做法,但不要盲目采用。由于在商务场合上需处理的事务都有一个时间顺序,因此我们很容易就想到采用顺叙法,没考虑到顺叙法可能并不是最合适的做法。所以,务必先看看各类信息之间是否存在其他的逻辑关系。
按照空间顺序 便于描述机械、建筑、家具、地理位置等。按照空间呈现各项信息,例如从北到南、从上到下、从左到右、从高到低、从内到外、从近到远等。
按照重要性 “重要性递减法”(或称演绎法),先说明最重要的信息,引起读者的注意;或是“重要性递增法”(或称归纳法),先说明最不重要的信息。商务书信中通常不建议采用“重要性递增法”,除非是以说服对方为目的的书信,这时这种做法会很有效果。
复杂性递增法 先提出简单的信息,渐进到复杂的信息。
熟悉度递减法 从“已知”的信息渐进到“未知”的信息。
按照因果关系 “因为……,所以……。”也就是先说明原因,再说明结果。
按照主题 有时候各类信息之间似乎没有明显的逻辑关联,这时唯一的做法就是按照主题逐项说明。
步骤五:制作大纲
完成前面四个步骤后,你其实就已经有一个现成的大纲了。但是如果你的内容很多,最好再把这个大纲清楚地写在纸上或打在计算机屏上。这样会使你之后撰写时更轻松,对方也更容易理解你的信息。
步骤六:撰写初稿
现在你可以开始撰写了。把这篇初稿先写给你自己看,先不要担心风格和用词的问题,这部分可以稍后再修饰。不管是多长多短、多简单多复杂的内容,很多人都觉得下笔是最困难的一步,但是,只要你按照这里说明的做法,并做好必需的准备与计划,像是先想想要在开头、正文和结论中要写些什么,就会发现下笔容易多了。
步骤七:编辑初稿和完稿
初稿写好之后,就可以开始进行编辑,但是这时你要从对方的角度来阅读你的稿子。从对方的立场,看看有没有含糊不清、错误、用词别扭的地方,有没有恰当的连接词,例如“首先”“其次”“最后”“另一方面”“因此”等,以协助对方掌握前后关系。此外,在文字风格上,力求简洁清晰。以下是编辑内容时的要项与技巧:
· 变化句子的长度,不要让句子过长。如果是英文句子,一个句子平均18~22个词为佳。
· 一个段落,只表达一个主要的想法。
· 使用对方能够理解的词语。例如,不要对一般大众使用行话、暗语。
· 避免不正式的口语说法。例如,英文的to cut a long story short(长话短说);中文的“酷哦”“超赞”等流行用语。
· 省略赘字。例如,英文的“serious crisis”(严重的危机)中的serious其实是多余的;中文的“自己本身”中的“自己”和“本身”其实是相同的意思。
· 用简短或常用的字眼来替代冗长的单词或词组。例如,用start替代commence(开始),用buy替代purchase(购买)。
· 避免陈腔滥调。例如,“please find enclosed”(随信附上)、“If I can be of further assistance, please do not hesitate to contact me.(”如果还有我能效劳的地方,请不吝告知)。
· 避免重复同样的单词和词组,尽量使用不同的表达。
· 用词中肯,不要言过其实。
· 多用正面积极的说法,少用负面消极的说法。
· 多用主动式,少用被动式。(第19章和第20章还会说明这一点及其他英语语法)