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第1篇 Office基础篇

第1章认识Office 2013

学习目标

Office 2013是一款具有触控平板和云端优化效果的办公室套装软件。本章主要从Office 2013的安装、启动与注册，触屏设计，新增或改进功能，操作环境的初步设置等方面，全面介绍新版Office 2013办公软件的基本知识。

知识要点

●切换至触摸模式的方法

●Office三大组件的工作界面

●Office 2013的新增功能

●Office背景与主题的设置方法

●自定义功能区的方法

学习效果

1.1 Office 2013的安装、启动与注册

本节教学录像时间：6分钟

Office 2013是继Office 2010后的新一代套装办公软件。本节主要介绍Office 2013的安装、启动与注册方法，帮助用户正确使用Office 2013。

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1.1.1 安装Office 2013

在使用Office 2013之前必须先安装其应用程序，下面具体介绍Office 2013的安装过程。

步骤01 解压安装程序后，运行“setup.exe”可执行文件，弹出“用户账户控制”对话框，直接单击“是”按钮，如下图所示。

步骤02 进入“阅读Microsoft软件许可证条款”界面，❶选中“我接受此协议的条款”；❷单击“继续”按钮，如下图所示。

步骤03 进入“选择所需的安装”界面，单击“自定义”按钮，如下图所示。

步骤04 进入自定义安装界面，❶单击“安装选项”选项卡；❷根据需要选择Office 2013的组件，如下图所示。

步骤05 ❶单击“文件位置”选项卡；❷单击“浏览”按钮设置文件的保存安装位置，如下图所示。

步骤06 ❶单击“用户信息”选项卡，输入用户信息；❷单击“立即安装”按钮，如下图所示。

步骤07 进入安装状态，并显示安装进度，如下图所示。

步骤08 安装完成，单击“关闭”按钮，如下图所示。

小提示

安装Office程序时，如果要安装全部组件，在步骤3中直接单击“立即安装”即可。

1.1.2 启动Office 2013

Office 2013安装完成以后，用户可以根据需要打开Office 2013中的任意组件，如打开字处理软件Word 2013。

步骤01 在任务栏中，❶单击“开始”按钮；❷在“所有程序”列表中选择“Microsoft Office 2013”“Word 2013”选项，如下图所示。

步骤02 进入Word模板界面，然后选择“空白文档”选项，如下图所示。

步骤03 此时即可启动Microsoft Word 2013，打开一个名为“文档1”的Word文档，如下图所示。

1.1.3 使用新的Microsoft账户

可以将任何电子邮件地址（包括来自Outlook.com、Yahoo或Gmail的地址）用作新的Microsoft账户的用户名。如果你已登录到Windows PC、平板电脑或手机、Xbox Live、Outlook.com或OneDrive，请使用该账户进行登录。

1．注册Microsoft账户

注册Microsoft账户的具体方法如下。

步骤01 登录Microsoft账户注册网址“https://login.live.com/”，直接单击“立即注册”按钮，如下图所示。

步骤02 进入“创建账户”界面，填写注册信息，如下图所示。

步骤03 填写完毕，单击“创建账户”按钮，如下图所示。

步骤04 注册成功后，进入“Microsoft账户”界面，此时即可查看注册的账户信息，如下图所示。

2．登录Microsoft账户

在Word中登录Microsoft账户的具体方法如下。

步骤01 在“文件”界面中，❶单击“账户”选项卡；❷单击“登录”按钮，如下图所示。

步骤02 进入“登录”窗口，❶输入用户名；❷单击“下一步”按钮，如下图所示。

步骤03 ❶输入密码；❷单击“登录”按钮，如下图所示。

步骤04 安装完成，此时即可登录Microsoft账户，如下图所示。

1.2 认识配合触屏设计的Office 2013界面

本节教学录像时间：3分钟

随着平板电脑的不断普及，触屏功能得到越来越多的客户的信赖。新版的Office 2013办公软件提供了配合触屏设计的一系列新功能，如基于Ribbon并改进设计的用户界面、轻松切换至触摸模式等，接下来分别进行详细介绍。

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1.2.1 基于Ribbon并改进设计的用户界面

Office 2013在界面上依然是基于简单且容易理解的Ribbon菜单，并作了很大改进，具有更加清爽的风格画面，图示颜色更加简化，让使用者不会分心，看起来越来越像手机、平板电脑上的Apps，而非传统的Windows应用程序。

接下来从Office 2013组件的启动界面和操作界面两个方面来进行介绍。

1．新的启动界面

所有Office 2013的组件都采用了新的启动界面，具有标准的Metro UI风格，简约而不简单。

步骤01 Word 2013的启动界面，如下图所示。

步骤02 Excel 2013的启动界面，如下图所示。

步骤03 PowerPoint 2013的启动界面，如下图所示。

步骤04 Access 2013的启动界面，如下图所示。

2．新的操作界面

当打开Office 2013任意组件时，就会看到在左边的菜单中会显示所有历史的文档，而右边是文档的模板。接下来以打开Word 2013为例，介绍Office 2013的界面特色。

步骤01 Word 2013为用户预装了一些模板，包括空白文档、书法字帖、报告文件和博客文章等，如下图所示。

步骤02 选择“空白文档”选项，此时即可打开Word 2013操作界面，具有Ribbon风格的菜单及工具栏的布局和设置更加合理，界面更加清晰，如下图所示。

1.2.2 轻松切换至触摸模式

随着平板电脑的兴起，Office 2013在预览版上就增加了强化触控功能，让使用者可以手动开启触控模式，此时各菜单中的按钮与工具间的空间加大，方便用户点选控制按钮。

接下来以打开Excel 2013为例，介绍如何将Office 2013切换到触摸模式，具体操作如下。

步骤01 打开Excel 2013应用程序，❶在“快速访问工具栏”中单击右侧的下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“触摸/鼠标模式”选项，如下图所示。

步骤02 此时在“快速访问工具栏”中出现一个“触摸/鼠标模式”按钮，❶单击“触摸/鼠标模式”按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“触摸”选项，如下图所示。

步骤03 此时即可进入“触摸”模式，各菜单和命令间的间距变大了，更加方便进行触摸操作，如下图所示。

步骤04 如果要退出“触摸”模式，❶再次单击“触摸/鼠标模式”按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“鼠标”选项即可，如下图所示。

1.3 Office三大组件的工作界面

本节教学录像时间：4分钟

Office 2013是一款功能强大的办公软件，集文档编辑、数据处理、图形图像设计、数据传输等功能于一体，在企业日常办公中发挥着不可替代的作用。Office 2013包括10多款应用组件，其中常用的三大组件是Word 2013、Excel 2013和PowerPoint 2013。

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1.3.1 认识Word 2013的工作界面

Word 2013的工作界面主要包括标题栏、快速访问工具栏、功能区、文件按钮、文档编辑区、状态栏以及比例缩放区等组成部分，如下图所示。

（1）标题栏

标题栏主要用于显示正在编辑的文档的文件名以及所使用的软件名，另外还包括标准的“帮助”“最小化”“还原”和“关闭”按钮。

（2）快速访问工具栏

此处的命令始终可见。右键单击相应的命令，可以将其添加到此处。

（3）功能区

功能区主要包括“文件按钮”“开始”“插入”“设计”“页面布局”“引用”“邮件”“审阅”“视图”“加载项”等选项卡，以及工作时需要用到的命令。

单击功能区上的任意选项卡，以显示其按钮和命令。当用户在Word 2013中打开一个文档时，会显示功能区上的“开始”选项卡。该选项卡包含了很多常用的Word命令。

（4）导航窗格

您可以通过在此窗格中拖动文档标题以重新组织文档；或者使用搜索框在长文档中迅速搜索内容，或按【Ctrl+H】组合键打开“查找和替换”对话框。

1.3.2 认识Excel 2013的工作界面

Excel 2013的操作界面与Word 2013相似，除了包括标题栏、快速访问工具栏、功能区、文件按钮、滚动条以及比例缩放区域以外，还包括名称框、编辑栏、工作表区、工作表标签等组成部分，如下图所示。

（1）名称框和编辑栏

在左侧的名称框中，用户可以给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选取定义过的名称来选中相应的单元格。选中单元格后可以在右侧的编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。

（2）工作表

工作表是由多个单元表格行和单元表格列组成的网状编辑区域。用户可以在此区域内进行数据处理。

（3）工作表标签

工作表标签，通常是一个工作表的名称。默认情况下，Excel 2013自动显示当前默认的一个工作表“Sheet1”，用户可以根据需要，单击左侧的“添加”按钮生成新的工作表。

1.3.3 认识PowerPoint 2013的工作界面

PowerPoint 2013和Excel 2013、Word 2013的操作界面基本类似。PowerPoint 2013操作界面分为“文件”“开始”“插入”“设计”“切换”“动画”“幻灯片放映”“审阅”及“视图”和“加载项”等选项卡，其中“文件”“开始”“插入”“审阅”“视图”等项目在使用中的功能和Word、Excel中的相似，而“设计”“切换”“动画”“幻灯片放映”是PowerPoint特有的菜单项目，如下图所示。

（1）编辑区

PowerPoint 2013工作界面右侧最大的区域是幻灯片编辑区，在此可以对幻灯片内容进行编辑。

（2）视图区

PowerPoint 2013工作界面左侧区域是视图区，默认视图方式为“幻灯片”视图。“幻灯片”视图模式将以单张幻灯片的缩略图为基本单元排列，当前编辑幻灯片以着重色标出。在此栏中可以轻松实现幻灯片整张复制与粘贴，插入新的幻灯片，删除幻灯片，幻灯片样式更改等操作。

小提示

启动Office任意一个组件时，首先进入带有模板的“欢迎界面”。在“欢迎界面”中选择空白模板或其他模板即可启动应用程序，进入工作界面。

1.4 Office 2013的新增功能

本节教学录像时间：7分钟

Office 2013为了适应平板电脑，与“云”更紧密地结合，其在界面和功能上都有重大的改进，界面采用流线型，更加符合平板电脑的触碰技术。Office 2013也更加强调“云”，用户可以使用Live ID进行登录。这意味着，我们对Office软件的设置，编辑的文档都可以同步到云上，而后，我们可以在其他电脑，甚至平板电脑、智能手机上都可以轻易读取这些文档和设置，更加易于使用。

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1.4.1 Office 2013的改进功能

1. Word 2013中的PDF功力大升级

在新版的Word 2013中，新增了PDF的编辑功能，不但可以直接将文档保存为PDF文件，还可以对排版简单的PDF文件进行直接读取、直接编辑操作。

另存为PDF文件时，在“另存为”对话框中选择合适的保存位置，❶在“保存类型”下拉列表中选择“PDF（*.pdf）”; ❷单击“保存”按钮，如下图所示。

使用Word文档时，❶选中PDF文件；❷单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“打开方式”“Word（桌面）”选项，如下图所示。

小提示

就目前来说，适用编辑功能的PDF还是那些直接由Word存档成的文件，不管是纯文字，还是文字加图片，Word 2013都能有效辨识出来，再次编辑非常方便。

2．文档的修订过程更简明

在新版Word 2013中，在“修订”状态下，对文档进行修改后，预设会将更改的内容隐藏起来，使用者只会在段落的左边看到一条红色直线，如下图所示。

该直线表示此处内容有修改，如果想要查看详细修改信息，单击直线，直线变成灰色，同时在文档的右侧显示出修订框，如下图所示。

除了对文档进行修改以外，还可以在文档中添加批注，标示修改原因或提出疑问，如下图所示。

Word 2013不仅提供了直接添加批注的功能，还可以对其他用户的批注进行答复。选择要答复的其他用户的批注，❶单击其右侧的“答复”按钮；❷在该批注的下方弹出一个新的回复批注框，在批注框中进行回复即可，如下图所示。

3．弹指间进行快速分析

在新版的Excel中，可以直接对数据区域中的数据进行快速分析。使用者只要选取特定的数据区域，右下角就会出现一个“快速分析”按钮，❶单击该按钮；❷弹出“快速分析”界面，可以选择格式分析、图表分析、汇总分析、表分析或迷你图分析，展现出这段数据背后代表的意义，如下图所示。

4．幻灯片播放模式的变革

为了配合主流显示器，新版PowerPoint 2013中的幻灯片变宽了，支持16:9播放模式，但是如果公司或学校用的还是传统显示器，仍然可以转换为4:3模式。❶单击“设计”选项卡；❷在“自定义幻灯片大小”组中单击“幻灯片大小”按钮；❸在弹出的下拉列表中选择“宽屏（16:9）”或“标准（4:3）”选项即可，如下图所示。

在幻灯片播放界面中，新增了很多实用的功能，播放起来更加得心应手，如下图所示。

1.4.2 程序中的新增功能

Office 2013除了对一些功能进行改进外，还新增一些实用功能，如云保存、翻页阅读、推荐图表等功能。

1．让档案自动备份到云端

Office 2013最大的改变就是把SkyDrive整合进来。存档时除了在本机电脑上存储之外，也会在SkyDrive内存一份，让档案自动备份到云端，这样能确保档案的安全性，非常实用。

只要你的工具能够上网，就能编辑、存取放在云端的档案。另一个好处是让跨平台编辑、存取变得更方便，未来工作环境和工具会不限于办公室、台式机、笔记本电脑，可能还会需要用平板电脑、手机进行文书工作，这时只要登入SkyDrive就能立刻进行线上编辑，既快捷，又简单，如下图所示。

2．适用平板模式的翻页阅读功能

在Word 2013中，文档的阅读模式为了应对未来的平板触控功能而不断改进，在阅读模式中，除了界面更加简洁之外，单击【Page Up】【Page Down】键，或者按←、→键时，文件会左、右翻页，如果连接一个平板电脑，就好像真的拿着本书在翻页一样，如下图所示。

小提示

Word 2013除了具有翻页阅读功能外，更令人惊艳的也是微软特别强调的，阅读时眼睛的舒适性，在阅读模式中可以选择暂时转换文件的底色。例如，选择米黄色时检视文件会较白色舒适，如果需要强调文字内容，也可选择高对比的黑色底色配白色文字。

3．直接插入联机图片或视频

Word 2013已经可以直接在线搜寻图片、影片，在“插入”选项卡中单击“联机图片”或“联机视频”按钮，即可在线搜寻、浏览图片或视频，并进行下载，然后将其插入到文章中即可，如下图所示。

4. PPT内图片、影片资料智慧排版

在新版PowerPoint 2013中移动图片、影片资料的视觉效果更加直观，只要直接拖动就可以即时看到文章的新排版，不需像过去一样要真的移动或复制过去，才能看到新版。拖曳调整图片、影片资料时，如果靠近页面边缘或居中，也会看到一条辅助线，提醒使用者目前这些图片、影片处在文件中的哪个相对位置，如下图所示。

5．推荐图表功能省时又省力

分析资料时，运用图表来说明无疑是最清楚的，但使用者总是犹豫应该选择哪一种类型的图表。新版的Excel 2013提供了“推荐图表”功能，选择要分析制作成图表的数据区域后，❶单击“插入”选项卡；❷在“图表”组单击“推荐的图表”按钮，弹出“插入图表”对话框，在对话框中给出了多种推荐的图表，用户根据需要进行选择即可，省时又省力，如下图所示。

1.5 综合案例：Office操作环境的初步设置

本节教学录像时间：6分钟

安装Office 2013后，接下来就要对其操作环境进行初步设置，主要包括设置Office背景和主题、设置启动菜单、自定义功能区、设置快速访问工具栏等。

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1.5.1 Office背景与主题设置

Office 2013提供了多种背景和主题，用户可以根据个人爱好进行选用。

1．设置Office背景

Office 2013提供了10多种背景样式，如春天、稻草、电路、云等，供用户进行选择，设置Office背景的具体操作如下。

步骤01 进入“文件”界面，❶单击“账户”选项卡；❷在“Office背景”下拉列表中选择“春天”选项，如下图所示。

步骤02 返回Office文档，此时文档顶部就会显示“春天”样式的背景，如下图所示。

小提示

Office 2013默认背景设置为“无”，登录Microsoft账户后，默认背景变成“云”，除此之外，还可以将背景设置为“春天”“稻草”“年轮”“书法”等。

2．设置Office主题

Office 2013提供了三种Office主题颜色，分别是白色、浅灰色和深灰色。用户可以根据实际需要设置Office的主题颜色，具体操作步骤如下。

步骤01 进入“文件”界面，❶单击“账户”选项卡；❷在“Office主题”下拉列表中选择“浅灰色”选项，如下图所示。

步骤02 返回Office文档，此时文档的主题颜色就变成了“浅灰色”，如下图所示。

1.5.2 启动菜单的显示设置

启动新版Office 2013时，不会像其他版本一样直接进入空白文档，而是进入一个开始欢迎的界面。为了更加方便地使用Word、Excel、PPT等常用组件，接下来对Office 2013的启动菜单的显示选项进行设置，使其启动时直接进入空白文档。具体操作如下。

步骤01 进入“文件”界面，单击“选项”选项卡，如下图所示。

步骤02 弹出“Excel选项”对话框，❶单击“常规”选项卡；❷在“启动选项”组中撤选“此应用程序启动时显示开始屏幕”复选框；❸单击“确定”按钮即可，如下图所示。

1.5.3 功能区的自定义

Office 2013各组件的功能区通常包括“文件”“开始”“插入”“页面布局”等不同的选项卡。默认情况下，功能区中选项卡的排列方式是完全相同的，当然，用户也可以根据工作的不同需要进行个性定制。接下来以在Excel 2013中自定义“常用工具”选项卡、添加常用组和常用命令为例，介绍自定义功能区的方法。