第1堂 结构化，更省力——汇报从整理思路开始

1.1 领导说我不汇报，其实我是不知道什么时候汇报

情境

小张是一家建筑安装企业的库管员，一直兢兢业业，工作也非常认真，领导对他的工作还算满意，不过最近却因为一件事情被领导批评了。

当时，施工现场来了很多大构件，这些大构件人力根本就抬不动，需要用吊车才能清点、办理入库手续。当时施工现场并没有吊车，小张想等有了吊车再清点，于是就忙别的事情去了。过了几天，其他部门来领这些大构件，小张才想起来，这些构件还在外面堆着，没有清点，也没有办理入库手续。领导知道这件事后，批评他说：“如果不具备入库条件，为什么不及时汇报？”后来，经过协调，领导从施工队找来了吊车，才把问题解决了。小张问我：“我觉得这个问题自己能慢慢解决，还用向领导汇报吗？”

 

情境分析

小张的问题是很多年轻人都会遇到的问题，也是让领导非常头疼的问题，就是不喜欢汇报工作。

 

陈云是一家企业的区域经理，管理着20多名“90后”员工，这些员工工作热情高，鬼点子多，工作起来有股子拼命三郎的劲儿，业绩也不错，让陈云头疼的就一件事，这些员工不喜欢汇报。

为了掌握工作进展情况，她一般会在布置工作任务的时候，要求下属在某个时间节点汇报工作情况。她自己也会把约定的汇报时间记录下来，如果员工没有按时汇报，她就必须追踪。即便如此，她发现这些员工汇报工作的意愿并不高，她必须抽出时间和精力追踪工作的进展。由于很多事情总是在心里悬着，让她感觉很辛苦，有时甚至抓狂。

 

年轻人不喜欢向领导汇报工作原因很多，如不喜欢被束缚、更愿意自己做决策等，但是其中还有一个原因，也是很多年轻人的困惑，就是不知道到底该什么时候汇报？

 

时间点1：遇到问题时

即便我们周全谋划，在工作推进的过程中，总会遇到一些新情况和新问题。这些新情况和新问题，有的经过自己的努力可以克服，这样的工作可以先尝试自己来处理；有的情况和问题，处理起来则不那么简单。比如，涉及问题的决策权已经不属于你的职权范围的时候，需要与多个部门协调的时候，需要多人参与工作的时候，需要人财物支持的时候，等等，这些时候就需要领导来帮助协调或进行决策。开篇例子中，小张遇到的问题就是需要协调多个部门的情况，这时候小张就不能私自决定，而要请求领导帮助。遇到问题时，大家最需要注意的是，一定要分清职权界限，不要越权决策。

李倩在单位负责管理公章。按照规定，使用公章时要登记，使用者本人签字，如果需要带走公章，需要请示办公室主任。这一天，财务部会计陈明来借公章，说是办理外地分公司税务登记，要把公章带走三天。李倩说：“主任没在，不能带走。”陈明说：“都是公事，我又不是个人使用，就是你们主任在，也不能不让我带走啊？再说那边催得急，张总在那边等着呢，都和人家税务局约好了的。”李倩给主任打了几个电话，都没有人接，后来禁不起软磨硬泡，让陈明登记完把公章带走了。第二天，主任说要用公章，李倩说公章被借走了。主任当时脸色就不好看了，说：“谁让你私自做决定的？他是主任还是我是主任啊？”从此以后，主任对李倩的态度没有原来好了。

李倩的问题在哪里？遇到问题的时候私自做决策，并且越职权决策。如今新入职的年轻人平等观念非常强烈，不愿意受等级束缚。可是工作场合必须讲究等级，必须按照等级规范来做事。而且，领导和下属的差别来自哪里？怎么能够体现领导的权威性呢？做决策是领导主要的工作，也是领导与下属的主要差别。所以，如果你想和领导处理好关系，首先要过汇报关；过汇报关，首先要做的就是不要越职权决策。

 

时间点2：工作节点时

任何事情的发展变化都是由阶段构成的，比如，恋爱分为暗恋、初恋、热恋、结婚等几个阶段，工作也是分阶段的。在工作进行到不同阶段的时候，领导有必要知道工作的进展和发展方向。所以，虽然可能没有遇到大的问题，也并不需要领导协调事项，仍然要向领导汇报，让领导掌握工作的具体情况和进展。尤其当你的领导是中层管理者的时候，他可能遇到上一级领导向他询问工作进展却说不清楚的情况，所以有必要向领导定期汇报工作情况。

林青早晨踩着点进了办公室，一进办公室就感觉气氛不太对，以往办公室里都热热闹闹的，今天却鸦雀无声，每个人表情都很严肃，还没等她问同事，就见部门王经理站在门口，对她说：“林青，你到我办公室来一趟。”到了经理办公室，没等她说话，王经理就问她：“前几天跟踪的香港客户进展到什么程度了？”林青一时没反应过来，刚想张嘴说话，王经理就说：“告诉你多少次了，工作进展要及时汇报、及时汇报，你们就是不听！刚才李总问我香港客户的进展情况，我还想给你打个马虎眼，说正在进行呢！结果李总说，有人告诉他香港客户和我们的竞争对手打得火热，都谈到项目意向书了。”林青说：“这个情况我知道，我同学就在那家香港公司，说他们老总对竞争对手的项目意向书并不满意。”王经理更生气了，说：“这么重要的情况为什么不汇报？这么重要的客户丢了，你负担得起吗？”林青说：“我觉得没有啥大问题，所以就没说。”王经理说：“你觉得没有啥大问题，真出问题就晚了。”

林青的问题在哪里？自以为是。这是年轻人经常出现但最不应该出现的问题。领导有权力知道工作的进展情况，下属有责任让领导了解工作的具体情况。很多年轻人对领导不断追问工作进展非常反感。曾经有学员和我说：“领导总是追着问我工作做到哪了？和我妈一样，烦死我啦！工作做完不就行了吗？为啥总问？”

从宏观来讲，领导比你更了解你的工作在全局中的位置和对全局的影响，所以领导了解工作进展，是对全局工作的整体把控。从微观来讲，领导掌握工作进度，更有利于对你的工作做具体而有效的指导。所以，千万不要对汇报持抵触态度。

 

时间点3：工作完成时

一项工作做完了，也要向领导做汇报。这样做，一方面可以避免领导对你的工作不了解，另一方面一定要记住：这是让领导了解你的工作能力和水平的绝佳机会，千万不要错过。

当年，我和李悦一起到一家公司工作，年龄相仿，工作经历相近。她负责招聘模块，我负责薪资模块。我们两个都做得不错，但慢慢地我发现，部门经理和李悦的关系好像比我更近些，她们经常在一起说说笑笑，除了聊工作，有时候还聊私事。可部门经理和我在一起的时候只聊工作，很少聊别的。后来有一个升任主管的机会，李悦升了主管，而我还是普通职员，为此，我郁闷了很长时间。有一次有机会和主管人力资源的副总一起出差，我就忍不住抱怨这次升职不合理。主管人力资源的副总意味深长地对我说：“你知道为什么提拔李悦，没有提拔你吗？因为你很少做汇报。”我当时就争辩说：“我汇报了呀！”副总说：“你是汇报了，但你只是简单地说工作做完了。你没有在汇报中展示你的能力，没有在汇报中顺便聊聊天，没有借着汇报的机会与领导交心。一定要记住，领导首先是人，然后才是领导。是人就有感情，在能力相仿的情况下，领导一定愿意提拔一个自己更了解的人，这是人之常情。”

这个例子告诉我们，在工作完成的时候，必须做汇报，而且还要艺术地做汇报，把汇报变成机会，而不是负担。首先，领导是通过员工的汇报情况来了解员工工作状况的；其次，大家可以设想一下，如果你每次的汇报都在领导那里留下能力高强的印象，领导对你的总体印象就是能力高强；如果你每次的汇报都不能证明自己，那领导对你的印象也会大打折扣；再次，领导也是通过汇报与讨论工作才不断地和员工建立感情的。

 

所以，如果你把汇报视为负担，就会从心里抵触；如果你把汇报视为机会，就会每次都谨慎对待。