第一节 小企业建账流程

建账流程分为选择准则、准备账簿、科目选择、填制账簿。

一、选择准则

企业应根据企业经营行业、规模及内部财务核算特点，选择使用《企业会计准则》或《小企业会计准则》。

①《小企业会计准则》适用于在中华人民共和国境内设立的、同时满足三个条件的企业（即小企业）：第一，不承担社会公众责任；第二， 经营规模较小；第三，既不是企业集团内的母公司也不是子公司。

② 如果不能同时满足上述三个条件，企业需要选择《企业会计准则》。

③ 按规定需要建账的个体工商户参照执行《小企业会计准则》。

二、准备账簿

1. 小企业建账时应考虑的因素

小企业在建账时应考虑三大因素，如图1-1所示。

2. 小企业应设置的账簿

（1）现金日记账。一般小企业只设1本现金日记账。但如有外币业务，则应就不同的币种分设现金日记账。

（2）银行存款日记账。小企业一般应根据每个银行账号单独设立1本账。如小企业只设了基本账户，则设1本银行存款日记账。

（3）总分类账。一般企业只设1本总分类账。外形使用订本账，根据单位业务量大小，企业可以选择购买100页的或200页的。这1本总分类账包含企业所设置的全部账户的总括信息。总分类账的格式有四类，见表1-2～表1-5。

（4）明细分类账。明细分类账可采用卡片式、三栏式、多栏式、数量金额式等多种方式。新手往往在建账初期不知道各种明细账到底适合哪些业务。

①三栏式明细账。三栏式明细账适用于只需进行金额明细核算，而不需要进行数量核算的账户。例如，债权、债务等结算账户，其他只核算金额的账户也可采纳。一般格式有收发存三栏式（表1-6）、借贷余三栏式。

②数量金额式明细账。数量金额式明细账在“收入”“付出”“结存”三大栏内分别设置“数量”“单价”“金额”三小栏，一般适用于既要进行金额核算又要进行实物数量核算的各项财产物资，如原材料、库存商品等，见表1-7。

③多栏式明细账。多栏式明细账是根据管理需要，在一张账页内不仅按借、贷、余三部分设立金额栏，还要按明细科目在借方或贷方设立许多金额栏，以集中反映有关明细项目的核算资料，这种格式的明细账适用于“生产成本”“制造费用”“销售费用”“管理费用”“主营业务收入”（分产品的）等账户的明细核算，见表1-8。

此外，本年利润的形成和分配类的科目以及“应交税费──应交增值税”等科目，则需采用借贷双方均为多栏式的明细账（表1-9）。

④平行式明细账。平行式明细分类账也叫横线登记式明细账。平行式明细分类账页设“借方”和“贷方”两栏。其登记方法是采用横线登记，即将每一相关业务登记在一行，从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。平行式明细账适用于“材料采购”“其他应收款”等账户的明细分类核算；由会计人员逐笔进行登记。同一行内如果借方、贷方都有记录，表明该项经济业务已处理完毕，如果只有借方记录，没有贷方记录，则表示该项经济业务还未结束。“材料采购明细分类账”账页格式见表1-10。

⑤卡片式账簿。卡片账是以发散的卡片组成，放在卡片箱中可以随取随放的一种账簿。采用这种账簿，灵活方便，可以使记录的内容详细具体，可以跨年度使用而无需更换账页，也便于分类汇总和根据管理的需要转移卡片。但这种账簿的账页容易散失和被抽换。因此，使用时，应在卡片上连续编号，以保证安全。卡片式账簿一般适应于账页需要随着物资使用或存放地点的转移而重新排列的明细账，如固定资产登记卡，见表1-11。

小企业的明细分类账采用活页形式。存货类的明细账要用数量金额式的账页；收入、费用、成本类的明细账要用多栏式的账页；应交增值税的明细账另有账页；其他的基本全用三栏式账页。因此，小企业需要分别购买这四种账页，数量的多少依然单位业务量等情况而不同。业务简单且很少的小企业可以把所有的明细账户设在一本明细账上；业务多的小企业可根据需要分别就资产、权益、损益类分三本明细账；也可单独就存货、往来账项各设一本（注意：此处没有硬性规定，完全视小企业的管理需要来设）。

三、科目选择

小企业可参照《小企业会计准则》中附录的会计科目及主要账务处理要求，结合自己单位所属行业及企业管理需要，依次从资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类中选择出应设置的会计科目。

1. 总账科目

原则上讲，只要是小企业涉及的会计科目就要有相应的总账账簿（账页）与之对应。会计人员应估计每一种业务的业务量大小，将每一种业务用口取纸分开，并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称，以便在登记时能够及时找到应登记的账页，在将总账分页使用时，假如总账账页从第一页到第十页登记库存现金业务，会计人员就应在目录中写清楚“库存现金……1～10”，并且在总账账页的第一页贴上口取纸，口取纸上写清楚“库存现金”；第十一页到第二十页为银行存款业务，会计人员就应在目录中写清楚“银行存款……11～20”，并且在总账账页的第十一页贴上写有“银行存款”的口取纸，以此类推，总账就建好了。

为了登记总账的方便，在总账账页分页使用时，最好按资产、负债、所有者权益、收入、费用的顺序来分页，在口取纸选择上也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用按不同颜色区分开，以便于登记。

小企业通常要设置的总账业务包括库存现金、银行存款、其他货币资金、短期投资、应收票据、应收账款、其他应收款、材料采购、在建物资、原材料、材料成本差异、周转材料、长期债券投资、长期股权投资、固定资产、累计折旧、无形资产、长期待摊费用、短期借款、应付票据、应付账款、其他应付款、应付职工薪酬、应交税费、应付利润、长期借款、长期应付款、实收资本（股本）、资本公积、盈余公积、本年利润、主营业务收入、主营业务成本、营业税金及附加、其他业务收入、其他业务成本、营业外收入、营业外支出、销售费用、管理费用、财务费用、所得税费用等。

因工业企业会计核算使用的会计账户较多，所以总账账簿的需要量可能会多一些，购买时需多购置几本，但也要根据业务量多少和账户设置的多少购置。因工业企业的存货内容所占比重较大，另外还要配合成本计算设置有关成本总账。有关存货账户有原材料、在途材料、材料采购、委托加工材料、低值易耗品、包装物、自制半成品、产成品等。小企业要根据账户设置相应的总账。

成本计算账户包括待摊费用、预提费用、辅助生产成本、废品损失、基本生产成本，小企业也要根据成本计算账户设置相应的总账。

另外，工业企业需设置的总账还有产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用、产品销售税金及附加。

2. 明细分类账的科目

明细分类账的设置是根据企业自身管理需要和外界各部门对企业信息资料需要来设置的。小企业需设置的明细账通常如下。

①短期投资，根据投资种类和对象设置。

②应收账款，根据客户名称设置。

③其他应收款，根据应收部门、个人、项目来设置。

④长期债券投资和长期股权投资，根据投资对象或根据面值、溢价、折价、相关费用设置。

⑤固定资产，根据固定资产的类型设置，另外对于固定资产明细账账页每年可不必更换新的账页。

⑥短期借款，根据短期借款的种类或对象设置。

⑦应付账款，根据应付账款对象设置。

⑧其他应付款，根据应付的内容设置。

⑨应付职工薪酬，根据应付部门设置。

⑩应交税费，根据税金的种类设置。

⑪销售费用、管理费用、财务费用，均按照费用的构成设置。

小企业可根据自身的需要增减明细账的设置。

四、填制账簿

1. 封面

封面主要用来标明会计账簿的名称，如总分类账、库存现金日记账、银行存款日记账、应收账款明细账等，如图1-2所示。

2. 扉页

扉页亦称账簿启用表（表1-12），在明细账中称经管人员一览表。其填写内容如下。

①“单位名称”栏。填写本企业的全称。

②“账簿名称”栏。填写账簿的名称，如现金日记账。

③“账簿页数”栏。填写账簿的总页码数。

④“启用日期”栏。填写开始使用的时间。

⑤“经管人员”栏。盖相关人员个人名章。另外记账人员更换时，应在交接记录中填写交接人员姓名、接管及移交时间和监交人员职务、姓名。

⑥“会计负责人”栏。由本单位财会部门内负责人签字或盖印。

⑦“接管”栏。登记会计开始接账的时间。

⑧“移交”栏。按会计因故离职时交账的时间填写。

⑨“单位公章”栏。必须加盖企业的行政公章，公章的名称与“单位名称”栏的名称应完全一致，不得使用财务专用章或者其他公章代替。

⑩粘贴印花税票并画双横线，除实收资本、资本公积按万分之五贴花，其他账簿均按5元每本贴花。

如果明细账分若干本的话，还需在经管人员一览表中填列账簿名称。

账簿启用表一定要认真填写。

3. 总分类账的账户目录

（1）总分类账。总分类账外形采用订本式，印刷时已事先在每页的左上角或右上角印好页码。但由于所有账户均须在一本总账上体现，所以，应给每个账户预先留好页码。如“库存现金”用第一页至第二页，“银行存款”用第三页至第六页，根据单位具体情况设置，并要把科目名称及其页次填在账户目录中，账户目录见表1-13。

（2）明细分类账。明细分类账由于采用活页式账页，在年底归档前可以增减账页，因此，不用非常严格地预留账页。

（3）现金或银行存款日记账。现金或银行存款日记账各自登记在一本上，因此，不存在预留账页的情况。

4. 账页

新建企业的账页不存在期初余额，现金日记账和银行存款日记账不用对账页特别设置。

（1）总账账页。按资产、负债、所有者权益、成本、收入、费用的顺序把所需会计科目名称写在左上角或右上角的“会计科目”后面，或直接加盖科目章（图1-3）。

（2）明细账账页。按资产、负债、所有者权益、成本、收入、费用的顺序把所需会计科目名称写在左（右）上角或中间的横线上，或直接加盖科目章，包括根据小企业具体情况分别设置的明细科目名称。另外，对于成本、收入、费用类明细账还需以多栏式分项目列示，如“管理费用”明细账借方要分成办公费、交通费、电话费、水电费、工资等项列示，具体的是按企业管理需要，即费用的分析项目列示，每个小企业可以不相同。