第一部分 文书写作
第一章 餐饮企业文书写作概述
第一节 餐饮企业文书的含义和种类
一、餐饮企业文书的分类
在餐饮企业的实际工作中，文书有很多种，根据其形式和用途可以大致将其划分为以下的类型。
1.按形式来划分
以形式作为划分标准，餐饮企业文书可以大致分为以下两类，如图1-1所示。
图1-1 按形式来划分文书种类
2.按内容用途来划分
以内容或用途作为划分标准，餐饮企业文书则可以分为以下两类，具体如图1-2所示。
图1-2 按内容用途来划分文书种类
二、餐饮企业文书写作的作用
餐饮企业文书写作与其他任何文本的撰写一样，其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通，而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。如果理解了这一点，那么我们就可以认识到，在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就是来自于简单传递的单向沟通。
因此，在餐饮企业文书写作方面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出文书的沟通作用。
三、餐饮企业文书写作的特点与要素
餐饮企业文书的写作与其他文体写作有着显著的不同，它有自己的写作特点及要素。
1.餐饮企业文书写作的特点
叶圣陶先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚，十分明确，字稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解说的内容是什么”，这个论述其实就提到了餐饮企业文书与标准公文（如人民日报的社论等）相一致的规范性特征。
另外，唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一个餐饮企业文书写作的典范，之所以这样评价，是因为白居易写文章和诗歌非常的直白和通俗易懂，少有引经据典，并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风。
通过以上的比较，可以提炼出餐饮企业文书以下的特点，如图1-3所示。
图1-3 餐饮企业文书写作的特点
2.餐饮企业文书写作的要素
餐饮企业文书写作有以下4个要素，如图1-4所示。
图1-4 餐饮企业文书写作的要素
第二节 餐饮企业文书写作的步骤
餐饮企业文书写作有以下六个步骤。
步骤一：制定正确的行动目标
在撰写餐饮企业文书之前，应该首先确定该文书的行动目标，即希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动，有两个要点，如图1-5所示。
图1-5 制定行动目标的要点
步骤二：决定文书的正式程度
餐饮企业文书正式程度所表现的3个方面，如图1-6所示。
图1-6 文书正式程度的表现
步骤三：设定文章的总体风格
1.把握总体风格
对餐饮企业文书总体风格进行判断和把握，主要有两个方面：一是沟通的内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，二是双方是否相互认可，这两个方面的因素共同决定了对餐饮企业文书总体风格的最终选择。文书总体风格主要有4种，如图1-7所示。
图1-7 文书总体风格
2.总体风格的设定
根据以上文书风格的分析判定结果，可以按照以下的方式来把握餐饮企业文书的总体风格，如图1-8所示。
图1-8 文书的总体风格
（1）简单型。如果是简单型文书，那么其总体风格就是以罗列事实为主。这是因为这类文书的行动目标对于目标读者而言难度并不大，并且在立场上对方也持相同一致的态度，所以这类文书的内容只要告诉目标读者有这样一件事情即可，在篇幅上可以相对简短。
（2）说服型。如果是说服型文书，由于其行动目标与目标读者的初衷并不一样，撰写者需要通过文书来使其改变原来的想法或者认识，所以尽管资源状况是充足的，但仍然会需要与目标读者进行反复多次的沟通才能达到目标。因此，这类文书通常篇幅较长，并且需要特别突出强调撰写者的利益所在，充分分析自己观点或者想法的优势和好处，以达到转变目标读者立场的目的。
（3）解决问题型。解决问题型的文书通常运用于员工与领导进行沟通并且意见并不一致的时候，其总体风格是有问有答且篇幅较长；换而言之，在这种类型的文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形式向目标读者提供包含一种甚至多种方法的解决方案。
（4）艰难型。艰难型文书在资源和立场两个方面都遇到了障碍，因此成功达到有效沟通的概率会很小。
步骤四：选择文章的层次结构
餐饮企业文书的层次结构是非常重要的，主要的层次结构包括以下5种类型，如图1-9所示。
图1-9 文书的层次结构
1.连贯式
所谓“连贯式”，就是指餐饮企业文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开，其中有两个要点，具体如图1-10所示。
图1-10 连贯式结构要点
2.并列式
所谓“并列式”，就是餐饮企业文书中层次与层次之间是并列的关系。有两个要点，具体如图1-11所示。
图1-11 并列式结构要点
3.分析问题式
所谓“分析问题式”，实际上就是围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开的一种层次结构。在实际的工作环境中，出于不同的需要，分析问题式的层次结构还有着以下4个类型，具体如图1-12所示。
图1-12 分析问题式结构的四种类型
4.问答式
所谓“问答式”，就是指运用问答的形式来组织餐饮企业文书的全篇，具体如图1-13所示。
图1-13 问答式结构的要点
5.行动结果式
所谓“行动结果式”，就是在文书中先摆问题，后突出结果以及结果的实现方式的一种层次结构。
步骤五：列出文章的大纲
在明确了餐饮企业文书的行动目标、正式程度、总体风格以及层次结构之后，就需要列出文章的大纲。
1.列出大纲的好处和目的
列提纲的过程实际上就是一个建立自己思维次序的过程，在合理的撰写次序确立了之后，具体内容的行文就是水到渠成的事情了。
2.具体的做法
利用大纲来有序地组织撰写者的思路，可以有以下两种方法。
（1）提纲法。提纲法是很常见的一种列提纲的方法，实际上就是围绕餐饮企业文书的核心主旨，按照时间的顺序以及逻辑关系将主要内容全都罗列出来，然后往里边填充具体的内容。
（2）辐射法。辐射法则是一种发散的思维方法，即撰写者从一个中心点出发，随性地把联想到的东西或者想法都体现出来。在这个过程中，一开始并不必着急去考虑其是否具有价值以及整理这些想法的内在逻辑关系，当所有的想法都呈现出来之后，再将它们梳理清楚。
辐射法又叫“脑力激荡法”或者“头脑风暴法”，好处在于不会漏掉任何一个想法。
步骤六：撰写初稿
当很好地完成了以上五个步骤完成后，撰写初稿就已经变得非常容易了。当然，初稿撰写完成之后，还应该进行细致的校对，以使得文书更加的规范和生动。
第三节 餐饮企业文书写作的规范性
一、数字的使用规范
对餐饮企业文书写作规范性的要求首先表现在所应用的数字上。对于在餐饮企业文书中应用的数字，有以下的使用规范和要求，如图1-14所示。
图1-14 数字使用规范
1.数字要真实准确
表现在文书中的数字通常对实际工作有着极大的指导作用和意义，因此其中所援引的数字数据必须是真实准确的。
2.各个分数之和与总数相等
各个分数之和与总数相等也是运用数字的基本要求之一。
3.统计口径一致
在餐饮企业文书中援引的数字的统计口径也是非常重要的，不同统计口径的数据放在一起是没有任何意义的，只有在统计口径一致的前提下，才能进行数据之间的对比。
4.列举数字有可比性
除了明确数字比较的基准之外，根据我国公文写作的法规规定，按惯例“××以上”以及“××以下”都应该是包含该数字在内的。
5.注意倍数关系
在餐饮企业文书中，数字之间的倍数关系反映在“降低”“降低了”以及“降低到”等表示数字变化的用语上。需要强调的是，“降低70%”与“降低了70%”表达的是同样的倍数关系，即原来为100%，现在变为了30%；而“降低到70%”则不同，它表示原来为100%，现在变为了70%。
6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合
汉字与阿拉伯数字的使用场合是在餐饮企业文书写作过程中需要注意的另一个问题，需要予以明确的界定，具体的规定为：“餐饮企业文书中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外，其他情况应当使用阿拉伯数字”。
二、部分结构层次叙述的规范性
所谓的“部分结构层次叙述”，就是对餐饮企业文书中的几级嵌套的分层次编号。在这个方面，国家标准规范的具体要求如下。
（1）结构层次的第一层，其层次编号用“一”“二”“三”……来表示。
（2）结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”“（二）”“（三）”……来表示。
（3）结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字来表示：“1.”“2.”等来表示。
（4）结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”“（2）”“（3）”……来表示。
需要注意的是，国家标准规范还要求文书的结构层次最好不要多于四级，否则逻辑关系的复杂会给读者带来极大的不便；另外，还应该注意不要越级使用各个层次的编号。
三、计量单位的使用规范
在国家标准规范中对于计量单位也是有明确要求的，详见表1-1。
表1-1 计量单位的使用规范示例表
四、综合校对的注意事项
在前文的内容中曾经提到，完成餐饮企业文书写作之后，还应该有综合校对的过程。在这个过程中撰写者应该按照餐饮企业文书的各种规范要求来审视自己的文书，其中应注意以下事项，如图1-15所示。
图1-15 综合校对的注意事项
五、词语的使用规范
在餐饮企业文书写作中，还应该特别注意词语的使用规范。其中，“等”和“等等”这两个词的用法尤其值得分辨清楚。
（1）表示列举未尽且后面再无其他词语的时候，“等”和“等等”都可以使用，而当后面有其他词语的时候则只能用“等”。
（2）无论是“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项，但其中有一个特例，即当前面这个词是一个专有名词或者人名时，可以只列举一个后面用“等”概括。
（3）表示列举未尽且细指人的名词和专有名词的时候，一般只能用“等”。
（4）“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间则可以用逗号隔开。
六、标点符号的使用规范
标点符号的使用会对餐饮企业文书最终呈现出来的意思产生重大的影响，如果使用不当或者错误，则很有可能造成理解上的偏差和歧义。
1.标点符号的种类
标点符号实际上分为点号和标号两大类：
（1）点号。点号包括“句末点号”和“句内点号”两种，句号、问号和叹号表示一种停顿和语气的并且通常放在句子最后的称之为“句末点号”；而逗号、顿号、分号和冒号表示句内停顿的则称之为“句内点号”。
（2）标号。标号包括了以下9种。
——引号，又可分为单引和双引。
——括号，在文书写作范围内我国承认的括号主要有3种。
——破折号。
——省略号。
——着重号，用于在需要突出的内容下用点做出标记。
——连接号，即两个同类词语中间的那一小横，如秦岭－淮河。
——间隔号，通常用于西方人名之间，如迈克·乔丹。
——书名号，又可分为单书名号和双书名号。
——专名号，即画于特点文学作品下边的横线。
有关标点符号的使用规范，我国相关机构专门出版了一个小册子，其中对每一种符号的用法都有详尽的描述并进行了举例说明，这个小册子可以作为我们进行餐饮企业文书写作的参考。
2.具体的用法
尽管有相关的工具书可以参考，但是在这里还是就4个常见的、容易出错的标点符号的问题进行以下的辨析。
（1）反问句的标点符号。在反问句的末尾是用问号，还是感叹号？对于这个问题很多人都有不同的意见，在这里我们认为两种选择都是可以的，只是适用问号和适用感叹号的情形并不相同：在同样一个反问句中，需要表现特别强调语气的时候就用感叹号，而当所表现的语气一般强烈的时候则选择使用问号。
（2）引号的用法。在使用引号的时候，需要注意以下的情况。
——非法规性的文件，用引号加以强调而不用书名号。比如，准发××省××厅“关于人文韩大招生问题的通知”。
——特定称谓用引号，如“渤海二号”钻井平台，“神舟六号”等。
——缩略语可以用引号，如“农转非”（即农业户口转非农业户口的缩写）。
——需要着重论述的对象用引号予以标识，如有物就是要有内容，有序就是要有条理，那么加上引号变为“有物”和“有序”之后，就表明作者在句子当中分别强调说明有物和有序。
（3）括号的用法。括号可以表示一个文件的成熟程度，比如说某一个政府文件是试行办法还是最终的版本，其只能用于需要进行说明的词语的结尾，如《××市人民政府住房公积金管理办法（试行）》。
（4）省略号的用法。省略号表示的是引文的省略、列举的省略或者说话断断续续的状态，需要特别注意的是，省略号不能与“等”以及“等等”这些词语一起使用。
3.标点符号的点放位置
关于标点符号的点放位置，需要注意以下4点。
（1）点号可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的开头，换而言之，点号应该要紧跟前面的文字，而不要把它单独放到下一个行。
（2）标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头。
（3）标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中同时另一半在后一行文字中。
（4）引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在，则句号在先，反之，则句号在后。