第2章 岗位认知

全面熟悉工作环境是做好财务工作的前提。人事环境和物质环境帮助工作的衔接与协调，而财务工作的传递媒介是票据。因此对票据熟悉、分类及业务处理就是财务工作的开端。本章通过票据信息和业务处理介绍财务工作的三大主要基础工作内容和相关单据熟悉填报。

无论做什么工作，熟悉环境很重要。工作环境中涉及的人事环境、物质环境、公司的经营管理模式及工作相关的软、硬件环境都会对工作的完成质量和效率产生影响。对工作整体环境的熟悉是工作顺利开展的基础保障。

2.1 熟悉工作

2.1.1 记账方法和对软件的掌握程度

熟悉过程要从办公桌上的文件资源开始，如存货的核算是用先进先出法，还是用月末一次加权平均法？固定资产是用平均年限法，还是用加速折旧法？这些具体的应用要从账本看起。找到原材料和固定资产的明细账就可以看出。而用软件记账的企业从软件的账套中，也是要进入相应的管理模块，原材料看存货的收、发、存管理，固定资产要查看固定资产管理模块。

各企业根据实际需要采用的方法不同。存货最常用的核算方法有先进先出法和月末一次加权平均法。固定资产采用的折旧方法通常为平均年限法，这些方法将在以后的工作中进行详细介绍。

2.1.2 工作中合作的伙伴

出纳人员、其他相关的会计人员、采购人员、生产管理人员等都要有所熟悉。这里的熟悉是要在财务相关的记账单据上找到相应负责人的名字，清楚哪个人是什么岗位职务，对生产加工、管理的哪一个环节负责，具体如下图所示。

上图中采购发票入库环节过程中的经手人、部门、主管负责人、制单人、审核人等都需要列示齐全。这张是软件系统中的流程，如果没有经手人、部门的操作系统默认不会走到下一个程序。在手工流程管理中要对各流程中负责人的签字进行审核。除了本部门之外还有其他合作部门，如涉及供应商的采购部门人员、客户业务的销售部门、售后服务部门，其他业务的综合管理部等。财务部对企业的经营收付业务中所有单据的真实性、有效性负责。

2.1.3 待处理票据的熟悉

这也是很多中小企业会计上岗面临的第一个问题。因财务人员的离职导致工作中断。所以要马上进入角色。熟悉办公桌上的文件资料、已处理、待处理、处理中单据要进行一次整理。整理单据的过程也是熟悉的过程。看看都有哪些单据混乱，分类收好。票据的分类按业务类别可以分为收款类和付款类。收款类如收到客户的货款回单、收到员工的借款还款单等；付款类如付供应商的购买原材料的申请单、付公司日常办公业务的话费申请单，支付员工工资的相关单据等；按涉及的现金科目分可以分成银行相关单据、现金相关单据、非银行现金的相关单据。一个企业的银行账户只有一个基本户、可以多个一般账户。涉及银行的相关单据包含所有银行的单据。涉及现金的相关单据是指出纳保险柜中“库存现金”收付的单据，如员工还款单、销售人员的差旅费单。非银行现金的相关单据，如固定资产折旧、银行转来的托收话费发票、库房转来的出入库单等。

2.2 实务工作的分类

2.2.1 涉及现金、银行的单据

涉及现金、银行的单据包括现金收款收据，银行支票存款回执单、入账通知单等收入的单据；现金、银行的付款单，差旅费用报销单、工资支付回执单等。业务量大的企业每天有几百或更多的收付款业务时，有必要进行收、付款的，进一步分类再做凭证处理。现阶段的软件记账会计与出纳同步，也不再做收款凭证、付款凭证，可以根据工作情况选择。

1.收付款业务

实际工作中，出纳人员先对此类票据进行收付款业务处理，完成日记账登记转给会计，会计要审核票据中的相关人员签字。收款收据如下图所示，检查要素填写是否齐全，出纳收款是否有领导审批确认签字，并盖有收讫印章。

2.付款单据

付款单据如下图所示，检查要素项目填写是否齐全、符合财务制度要求。付款主要是申请人、部门领导审批、财务经理审批、总经理审批签字是否齐全。严格把关，避免错付款项的发生。

支票如下图所示（填写完毕交给收款人的支票）。

支票的填写工作由出纳人员完成。填写之前附有一份付款申请单。除收款人可以不填外，其他各项都要填写完整后交收款人。支票的左面存根联由企业留存记账用。存根联体现的要素有支票的开具日期、金额、收款单位、领款人亲笔签字。这些要素齐全将会方便以后的对账工作。

3.涉及采购的各项单据

涉及采购的单据通常由采购部门转来，附有购进发票、采购合同等。从这些单据中可以熟悉了解企业生产、经营活动中需要的材料、物料等信息（采购的发票如下图所示）。

检查进项增值税专用发票中，原材料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等与采购合同是否一致。此外，与库房收货的入库单要保持一致。这些单据是将来付款的原始凭证。增值税专用发票要由采购、入库人员等各环节人员确认签字。这是财务制度要求，也是与采购的对账工作。

涉及生产的票据如下图所示。

形成原材料与供应商的发票信息相符，如出、入库单。前面介绍过，发票要与入库单一致，两者齐全后，会计做业务处理。原材料购进发票每张都有对应的入库单。

2.2.2 涉及工资的单据（工资表）

1.直接人工核算

直接人工核算如下表所示。

这种单据一般是单位内部直接生产人工费用的核算单据，属于自制单据的一种。

其他日常单据如下。

2.差旅费报销单、业务招待费报销单

差旅费报销单、业务招待费报销单如下图所示。

差旅费报销单据中关于管理和销售人员的差旅行程及住宿、餐饮、交通补助等要据实填报。报销单中填写的内容要与附件中的票据一一对应。业务招待费报销单情况也一样，如下图所示，公司不同，对于差旅费、业务招待费的具体规定也不同。财务人员需要审核单据中发票的真实性、报销单的审签流程是否完整。

3.零星开支报销申请单

零星开支报销申请单如下图所示。

零星开支报销申请单通常由相关管理部门转来，对于零星的办公用品报销、管理用车辆的交通、加油费用报销等项目支付使用。

对于各种票据，要能很快地理出头绪。按上面的几类情况分好后在会计的账务处理中就会准确、提高效率。刚参加会计工作的新人都对凭证和分录有种亲切的距离感，最想做的就是填制凭证。记账凭证如下图所示。

2.2.3 凭证的构成要素

凭证分为收款凭证、付款凭证、转账凭证三种。现在比较常用的通用凭证。

会计凭证是财务人员依据真实有效的合法原始单据记录经济业务，反映经济业务信息情况的单据。凭证要素是指凭证必须填写的与经济业务和账务有关的事项。凭证要素齐全是反映和表达经济业务的重要条件。

（1）凭证日期、号码。依照业务日期如实填写即可。软件记账的账套里一般为自动生成默认的业务当日。

（2）附件数量。填写记账凭证后相符的原始凭证数量，如王洋报差旅费票据共13张车票和住宿票，金额合783元，附件数量为13。

（3）摘要栏填写业务的简要陈述。如前述摘要为：王洋报销××行程差旅费。

（4）借、贷方科目栏，填写会计科目的增加与减少。根据业务内容的不同，凭证的分录编制有一借一贷，也有多借一贷、一借多贷多借一贷、多借多贷等形式。本书的案例中都将会接触到相关业务。

（5）金额与合计栏填写业务的金额，也是附件中原始凭证所列明的金额。软件会自动生成合计金额并试算平衡。

（6）凭证的编制人、审核人、出纳、记账等必要的经手人签章。一方面是权限的表现；另一方面也能够保证会计业务账务处理中的合理合情、合规合法。

实务案例：账务处理

A公司为一般纳税人，给出以下10笔业务票据：请根据情况及时分类整理并做出账务处理。

（1）采购部门转来支付申请单1份，为正华商贸有限公司原材料采购款，有采购合同，增值税含税价5300元，为预付货款，已经由基本户工商银行电汇支付。

会计分录：

借：预付账款——正华商贸有限公司　　5300

贷：银行存款——工商银行　　5300

（2）车间转来顺通气体有限公司付款申请单，采购的燃料采购价（含税）金额3400元，申请单后附件有增值税专用发票，发票列明气体乙炔7瓶，金额2905.98元，税额494.02元。发票已经由库管人员王凯签字确认收货。出纳已经开具一般户中国银行支票。

会计分录：

借：制造费用——气体　　2905.98

应交税费——应交增值税——进项税额　　494.02

贷：银行存款——中国银行　　3400.00

（3）实现销售科迪亚贸易有限公司A产品100件，含税单价200元，已经开具增值税销售发票，货已经发出。符合财务收入的确认各项条件，款项尚未收到。仓库转来出库单签字完成，成本单价158元。

会计分录：

确认收入

借：应收账款——科迪亚贸易有限公司　　20000.00

贷：主营业务收入　　17094.02

应交税费——应交增值税——销项税额　　2905.98

结转成本：

借：主营业务成本　　15800

贷：产成品——A产品　　15800

（4）管理部门转来办公用品费用报销单一份，支付申请单已经完成各项审签手续，附件为普通发票金额520元。出纳已经完成现金支付。

会计分录：

借：管理费用——办公费　　520

贷：现金　　520

（5）销售部门转来差旅报销单一份，报销单填写齐全，金额为8625.38元。其中列示话费325.38元，行程车票合计3214元，住宿费用2100元，交通及就餐补助2986元。

会计分录：

借：销售费用——通讯费　　325.38

销售费用——差旅费　　（3214+2100+2986）8300.00

贷：现金　　8625.38

（6）出纳人员基本户工商银行提现支票一份、支票存根列示：金额40000元，日期3月5日，支票号码70694235。

会计分录：支票号码在做凭证的摘要中标明可以方便查账。

借：现金　　40000

贷：银行存款——工商银行　　40000

（7）工商银行回单显示收到款项153000元，为应收账款上海格泰设备有限公司货款到账。

会计分录：

借：银行存款——工商银行　　153000

贷：应收账款——上海格泰设备有限公司　　153000

（8）若10日内要安排付款单，并完成电汇付款业务大连功成机械配套厂，付款申请单金额100000元，相关业务单据对应收妥。

借：应付账款——大连功成机械配套厂　　100000

贷：银行存款——工商银行　　100000

（9）收到生产员工赵刚还借款5000元。出纳人员已经开具收款收据并盖收讫印章。

会计分录：

借：现金　　5000

贷：其他应收款——赵刚　　5000

（10）现金支付生产车间用电预存费用20000元，电费收款单据已经收妥并由车间电工李庆及管理负责人签字确认。

会计分录：

借：其他应付款——预存电费　　20000

贷：现金　　20000

票据即原始凭证，是财务记账的依据。原始凭证的分类是每一个财务人员的必要工作内容。企业在生产经营过程中产生的原始凭证很多，一般是通过不同的部门在相关的业务结算中最后传递到财务部，财务人员根据各部门的票据信息做相应的会计处理。原始凭证进行分类整理可以在提高效率的同时降低出错率。往来收付款业务的票据对应的是客户和供应商。这一类会计凭证通常由外部取得，也就是财务上所说的外部原始凭证。

原始凭证是在公司的经济业务发生或完成时取得和填制的，用来记录和证明经济业务的发生和完成情况，并且作为记账原始依据的会计凭证。

种类：

（1）按照原始凭证来源不同进行分类，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类。

（2）按照原始凭证填制手续不同进行分类，可以分为一次凭证（如收据、出库单、借款单、银行收款通知单）、类型凭证（如限额领料单）和汇总凭证（如材料发出汇总表）。

基本内容：原始凭证的名称和编号、填制原始凭证的日期、接受原始凭证的单位名称、填制单位的名称或填制人姓名、经济业务内容、数量、单价和金额、经办人员的签名或盖章、凭证附件。

混合票据分类如下图所示。