第8章 “会计科目”设置与应用
会计科目的设置根据企业的核算需要选择。原则为合法、相关、实用和全面。科目的设置合理能够准确和清晰地反映核算的账务内容。科目的设置合理是财务数据核算准确清晰的保证,也是科目实务应用的重要前提。本章还要介绍资产类的会计科目实务应用案例。
会计科目的设置可以把各项会计要素的增减变化分门别类地归集起来,一目了然,便于企业内部经营管理和向有关方面提供一系列具体分类核算指标。但会计科目的设置有标准和要求,不能随意设置。特别是一级科目,前面介绍是由财务部统一设置。此外,会计科目是复式记账的基础,是编制记账凭证的基础,为成本核算及财产清查提供了前提条件,使会计报表编制简化和方便。
8.1 科目设置的原则
会计科目设置原则包括以下几点。
(1)合法性原则:是指所设置的会计科目应当符合国家统一的会计制度的规定。
(2)相关性原则:是指所设置的会计科目应当为提供有关各方所需的会计信息服务,满足对外报告与对内管理的要求。
(3)实用性原则:是指所设置的会计科目应符合单位自身特点,满足单位实际需要。
在此基础上还有全面性,会计科目作为对会计要素具体内容进行分类核算的项目,其设置应能保证对各会计要素做全面的反映,形成一个完整的、科学的体系。具体地说,应该包括资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的若干会计科目,不能有任何漏洞,要覆盖全部核算内容,而且,每一个会计科目都应有特定的核算内容,要有明确的含义和界限,各个会计科目之间既要有一定的联系,又要各自独立,不能交叉重叠,不能含糊不清。
全面性的同时还要兼顾简要性,会计核算的目标就是向各方使用者提供有用的会计信息,以满足他们的判断、决策需要。一方面会计科目的名称要明了,代表了经济业务的主要特点,使人易懂;另一方面,不同的信息使用者,如国家宏观调控部门、企业内部管理部门、投资者、债权人、公众等对会计信息的需求不尽相同,会计科目设置既要兼顾不同信息使用者的需要,又要考虑会计信息的成本。也就是说,会计科目设置应简单明了、通俗易懂,要突出重点,对不重要的信息要合并或删减,尽量使报表阅读者一目了然,易于理解。同时,要考虑会计信息化的要求,方便计算机操作,要加设会计科目编号。
8.2 科目设置的注意事项
为了保证会计信息的连贯性、可比性,便于在不同时期、不同行业间的会计核算指标的分析和比较,提高会计信息的有效性,会计科目的设置应在一定时期内保持稳定,不能经常变更。值得注意的是,强调会计科目的稳定性,并非要求会计科目绝对不能变更,当会计环境发生变化时,会计科目也应随之做相应的调整,以便及时全面地反映经济活动。
为了适应国家宏观管理的需要,保证对外提供会计信息指标口径的一致性和可比性,国务院财政部门根据《企业会计准则》制定了统一的《企业会计制度》,相应规定了统一的会计科目名称,并对每一会计科目的使用做了详细的说明。统一性就是要求企业设置会计科目时,应根据提供会计信息的要求,对一些主要会计科目的设置及核算内容应保证与《企业会计制度》的规定相一致;灵活性是指在不影响会计核算要求和会计报表指标汇总,以及对外提供统一的财务会计报告的前提下,企业可以根据本单位的具体情况、行业特征和业务特点,对统一规定的会计科目做必要的增设、删减或合并,有针对性地设置会计科目。
注意科目总账科目排列顺序,与前面的资产负债表、利润表中各科目的位置加以熟悉,通过这三个表了解熟悉科目的记账借贷方向,余额的方向通常都是在科目的增加一方,即余额为正数。另外要熟悉会计科目在财务报表中的位置,为以后编制财务报表工作奠定一个好基础。
8.3 科目的具体设置
会计科目的具体应用,以设置原则为基础。在应用中根据需要可以设置二级科目、三级科目,如有外贸业务时,要根据情况设置主营业务收入的二级科目“内销收入”、“外销收入”。现金核算的是企业日常业务中往来的货币现金额。设有工会组织的企业还要设置“工会现金”明细科目,核算工会业务相关的现金收支情况。后面还要做更进一步的科目学习。
8.3.1 会计中的必设科目
新建企业的科目设置,可按资产负债表的列示情况进行科目设置。也可以选择在常用设置,不常用科目在实务业务发生时再增加相应设置。
必设的科目:流动资产中“现金”、“银行存款”、“应收账款”、“其他货币资金”、“坏账准备”、“其他应收款”、“预付账款”、“存货”,存货中的科目“原材料”、“产成品”商贸企业为“库存商品”,生产加工企业多道工序还有“自制半成品”等。企业的运营离不开现金和银行存款的业务,除了现金和银行存款,现在的交易途径和方法很多,如果有订立大笔的合同需要开立保函时就会用到“其他货币资金”,在销售的过程中也不能够保证全是现金收款。对于不能及时收账的就要挂到“应收账款”科目中……
8.3.2 设置科目类别和记账方向
科目设置中最重要的工作还是要设置好分类和发生时的记账方向,也是前面介绍的增加和减少时的记账是借方还是贷方。有了增加和减少自然就会有余额,在科目设置时也一定要设置好余额的借贷方向。前面的总账科目可以看到各科目的发生额,在记账中的借贷方向和余额方向。通常情况下科目的余额与科目的增加是同一个方向,如现金增加计入借方,通过报销费用、支付款项以后余额也在借方。现金不可能在贷方(出现负数)。而应收账款则不同,如果出现了贷方余额,表示我们多收了客户的款项,往往是客户多付给我们的预付款部分。
科目设置中有几个特殊的科目,资产类中的“预付账款”、“坏账准备”、“累计折旧”科目是增加时计入贷方,减少时记借方。负债中的“预收账款”增值时计入借方,减少时计入贷方。
8.3.3 快速记住会计科目的方法
如何能够简单轻松地记住会计科目,结合经验总结分享如下:
把自己设想成是所在企业的老板,看看营业执照上的经营范围,就可以想到公司经营的业务情况。
接下来介绍实务业务情况和涉及的会计科目:有赊购有赊销(应收账款,应付账款),购进时作为企业的存货(原材料、库存商品),销售是产成品的出库和成本结转(产成品、主营业务成本)有借款有还款(其他应收款、其他应付款),有预收款也有预付款(预收账款、预付账款),有工人就有应付职工薪酬,有销售人员就有销售费用的差旅费。同理,管理人员也存在管理费用,财务部门在开立银行账户起就意味着会产生财务费用,有了经营业务就要缴纳相关的税费(应交税金、主营业务税金及附加),有生产加工离不开机器设备(固定资产、制造费用),向银行借款经营的现象(短期借款)如果有融资租入固定资产设备时(长期应付款),收到投资款(实收资本)其他就是年末涉及的科目了(本年利润、未分配利润)。详见资产负债表和利润表。
本年利润这个科目是每月都用到的,每个月末终了时都要对当月的收入成本费用进行核算,最后核算出来看看企业的盈余情况。月末将全月的收入转到本年利润的借方,而成本费用类的科目借方发生额全部转入本年利润的贷方。余额如果在借方就是盈余,余额如果在贷方就说明成本费用大于收入数,表明企业是亏损的状态。
8.4 资产类科目应用实务
8.4.1 库存现金
库存现金是存在保险柜里的钱,相当于生活中自己钱包里的钱。
库存现金是企业的资产,在资产负债中的货币资金成科目反映。库存现金是流动性最强的资产,可以随时用于购买商品和劳务、支付费用、偿还债务及存入银行。
现金科目属于资产类科目,按照资产类科目进行核算。
会计相关法律对现金管理做出了明确规定,3~5天的公司日常业务零星开支是安全的现金库存量。有个真实的案例,一个单位有一天收了大量现金,没有及时存入银行,结果晚上被盗,现金全部丢失。报案时也没敢说出实情,因为说出实情会被处罚。老板只能自己掏钱补齐。不“按章办事”只能“后果自负”。因此大家一定要警惕,不要失去财务人员应有的谨慎。如果如实报告,这里的损失属于营业外支出。
实务案例1
正华公司出纳员李雪3月2日发现库存现金余额不足。填写了一张30000元的现金支票和提现业务申请单。并到基本户银行进行了提现业务,相关业务单据已由总经理审批签字并收妥。
会计分录:
借:现金 30000.00
贷:银行存款——工行 30000.00
实务案例2
支付销售部王波报销差旅费5385.25元。报销单据已经审核完毕,各签字环节确认无误,符合报账付款流程。出纳李雪凭单据现金支付此笔报销业务。
会计分录:
借:销售费用——差旅费 5385.25
贷:库存现金 5385.25
实务案例3
收到生产管理人员张华以前临时借款5000元。已经收妥款项,并开具了收款收据。交款人、收款人等均完成签字确认。
会计分录:
借:库存现金 5000.00
贷:其他应收款——张华 5000.00
实务案例4
收到一笔现金销售A产品100件,含税单价为200元/件。已经开具增值税专用发票。发票货款金额17094.02元,税额2905.98元,现金已经收妥。
会计分录:
借:库存现金 20000.00
贷:主营业务收入 17094.02
应交税费——应交增值税——销项税额 2905.98
8.4.2 银行存款
银行存款是企业存放在各银行的货币资金。按照国家现金管理和结算制度的规定,每个企业都要在银行开立账户,用来办理存款、取款和转账结算业务,方便结算和监管。银行存款账户分为基本存款账户、一般存款账户、临时存款账户和专用账户。一个企业只能开立一个基本账户。一般存款和临时性存款账户可根据需要开立多个。下面先看一下爱华公司银行存款科目余额明细表。
实务案例5
工行基本户收到进账通知单100000元,此笔收款为收回北京旺达公司前欠货款。
会计分录:
借:银行存款——工行 100000.00
贷:应收账款——北京旺达公司 100000.00
8.4.3 其他货币资金
其他货币资金是指企业除库存现金、银行存款以外的各种货币资金,主要包括银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款、信用证保证金存款、存出投资款、外埠存款等。企业如果有涉及上述科目的业务时均在“其他货币资金”科目下设置相应的明细科目进行核算。增加时计入借方,减少时计入贷方。
(1)银行汇票:是指由出票银行签发的,由其在见票时按照实际结算金额无条件支付给收款人或者持票人的票据。银行汇票的出票银行为银行汇票的付款人。单位和个人各种款项的结算,均可使用银行汇票。银行汇票可以用于转账。
实务案例6
爱华公司因销售业务需要办理银行汇票一张,申请金额500000元,开通银行汇票存款账户,银行相关业务办理完毕,单据已收妥。
会计分录:
借:其他货币资金——银行汇票存款 500000.00
贷:银行存款——工行 500000.00
小提示: 填明“现金”字样的银行汇票也可以用于支取现金。
(2)银行本票存款。银行本票是指银行签发的,承诺自己在见票时无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。单位和个人在同一票据交换区域需要支付的各种款项,均可使用银行本票。银行本票可以用于转账。
小提示: 注明“现金”字样的银行本票可以用于支取现金。
(3)信用卡存款:是指企业为取得信用卡而存入银行信用卡专户的款项。信用卡是银行卡的一种。信用卡按使用对象分为单位卡和个人卡;按信用等级分为金卡和普通卡;按是否向发卡银行交存备用金分为贷记卡和准贷记卡。
(4)信用证保证金存款:是指采用信用证结算方式的企业,为了开具信用证而存入银行信用证保证金专户的款项。企业向银行申请开立信用证,应按规定向银行提交开证申请书、信用证申请人承诺书和购销合同。
实务案例7
爱华公司根据业务需要,应销售部申请同意开通建设银行信用证保证金账户,并依据合同工转入保证金存款账户人民币125000元,银行相关业务单据已经收妥。
会计分录:
借:其他货币资金——信用证保证金 125000.00
贷:银行存款——工行 125000.00
会计在“其他货币资金”科目下设置了“信用证保证金”明细,如下图所示。
(5)存出投资款:是指企业已存入证券公司但尚未进行投资的资金。
(6)外埠存款:是指企业到外地进行临时或零星采购,而汇往采购地银行开立采购专户的款项。该账户的存款不计利息、只付不收、付完清户,除了采购人员可从中提取少量现金外,一律采用转账结算。
实务案例8
因为采购业务需要开立外埠农行存款账户,并转入采购备用金500000元,相关业务单据已经收妥。
会计分录:
借:其他货币资金——外埠存款 500000.00
贷:银行存款——工行 500000.00
小提示: 现在电汇网上银行操作比较方便快捷,此种情况也较为少见。
8.4.4 应收票据
应收票据科目核算主要是针对商业承兑汇票和银行承兑汇票,承兑汇票是指办理过承兑手续的汇票。即在交易活动中,售货人为了向购货人索取货款而签发汇票,并经付款人在票面上注明承认到期付款的“承兑”字样及签章。付款人承兑以后成为汇票的承兑人。经购货人承兑的称为“商业承兑汇票”,经银行承兑的称为“银行承兑汇票”。
商业承兑汇票和银行承兑汇票的区别在于,承兑人不同,决定了商业承兑汇票是商业信用,银行承兑汇票是银行信用。银行承兑汇票一般由银行签发并承兑,而商业承兑汇票可以不通过银行签发并背书转让,但在信用等级和流通性上低于银行承兑汇票,在银行办理贴现的难度较银行承兑汇票高。
实务案例9
(1)爱华公司财务3月10日收到北京旺达公司转来银行汇票一张,汇票号码10033572,金额80000元支付前欠货款,本张银行汇票出票人为杭州金普科技有限公司。经检查汇票背书连续,符合票据相关要求,出纳人员已经开具收款收据扫描传给旺达公司财务人员。
会计分录:
借:应收票据——北京旺达公司 80000.00
贷:应收账款——北京旺达公司 80000.00
(2)爱华公司于3月12日将收到旺达公司转来号码为10033572银行汇票背书,转付列入10日内付款计划的正大工程公司。正大公司已开具收款收据。
借:应付账款——正大工程公司 80000.00
贷:应收票据——北京旺达公司 80000.00
8.4.5 应收账款
应收账款是指企业在正常的经营过程中因销售商品、产品、提供劳务等业务,应向购买单位和接受劳务的单位收取的款项(就是在外的应收销售业务欠款,如果不是公司经营业务的欠款放在其他应收款中核算,账务清晰也方便管理)。
实务案例10
爱华公司3月22日收到销售部传来销售出库单据一批,签字流程符合要求。财务人员依据销售发票申请单开具增值税专用发票,购货单位:北京丰顺配件公司明细科目依出库单开列,含税价款总金额322000元,不含税价款275213.68元,税额46786.32元。货已发出,合同约定货到付款80%,一年后无质量故障付20%尾款,此笔业务符合收入确认条件。3月28日爱华公司收到80%货款,银行单据已收妥。
会计分录:
借:应收账款——北京丰顺配件公司 322000.00
贷:主营业务收入 275213.68
应交税费——应交增值税——销项税额 46786.32
借:银行存款——工行 257600.00
贷:应收账款——北京丰顺配件公司 257600.00
8.4.6 其他应收款
其他应收款是指除销售业务以外的各类其他性质暂借款在该科目进行核算。该科目的普遍应用体现在公司的内部人员临时性的暂借款,如临时性的零星采购借款,或销售人员的差旅费暂借款项。
实务案例11
爱华公司财务3月20日收到销售部传来借款单3份,借款事由为差旅借款,借款人和借款金额分别为夏迪借款5000元,张振德6000元,郭威10000元,审批手续齐全。出纳现金支付并在借款单上盖付讫印章。
会计分录:
借:其他应收款——夏迪 5000.00
——张振德 6000.00
——郭威 10000.00
贷:库存现金 21000.00
8.4.7 原材料
原材料为生产或销售而购进的材料、产品等在该科目核算。如果是生产加工企业就是购进用于生产产品的各种原材料,如面包加工厂购进的面粉、奶油等。商贸企业不涉及这个科目,一般都是购进产成品直接销售,购进时直接在库存商品核算。
实务案例12
3月25日,爱华公司采购传来正大机械配件厂开来增值税专用发票一张,为购进生产用W原材料200千克,含税单价600元/千克,收到库房传来入库单,手续齐全符合入账条件。款项尚未支付。
会计分录:
借:原材料——W材料 102564.10
应交税费——应交增值税——进项税额 17435.90
贷:应付账款——正大机械配件厂 120000.00
8.4.8 库存商品
库存商品是指(工业企业为库存产品)商贸企业购进的可用于直接出售的产品或材料。工业企业的库存产品是指完成加工过程,结转完工入库持有待销的产成品。
实务案例13
爱华公司3月份生产车间完工产成品A为3000千克,产品B为2000千克,生产成本单价分别为100元/千克、150元/千克,经质检员检验合格,车间已经办理移交入库手续。
会计分录:
借:产成品——A 30000.00
——B 30000.00
贷:生产成本——A 30000.00
——B 30000.00
8.4.9 低值易耗品
低值易耗品就是价值相对较低、容易消耗的物品,是指劳动资料中单位价值在10~2000元,或者使用年限在一年以内,不能作为固定资产的劳动资料。例如管理部门的花盆、椅子、电话机等,与固定资产有相似的地方,在生产过程中可以多次使用不改变其实物形态,在使用时也需维修,报废时可能也有残值。由于它价值低,使用期限短,所以采用简便的方法,将其价值摊入产品成本,如生产加工部门使用的辅助性工具扳手、办公桌椅及文件柜等。有一些根据企业规模和核算制度要求确定列入本科目核算或者直接进入相关费用科目。
实务案例14
爱华公司3月20日,综合管理部传来会议室用盆花20盆,单价100元/盆,开来普通发票金额2000元。入库手续齐全,当日即全部领出。报销申请单签字审批手续齐全,符合报账条件。出纳已经现金支付并盖好付讫印章。低值易耗品采用五五摊销法。
会计分录:
借:低值易耗品——盆花 2000.00
贷:库存现金 2000.00
借:管理费用——办公费 1000.00
贷:低值易耗品 1000.00
若本例中不要求采用五五摊销法,则在领用时一次性进入费用科目。
借:管理费用——办公费 2000.00
贷:低值易耗品 2000.00
8.4.10 固定资产
固定资产是指企业为生产产品、提供劳务、出租或者经营管理而持有的、使用时间超过12个月的,价值达到一定标准的非货币性资产,包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。固定资产是企业的劳动手段,也是企业赖以生产经营的主要资产(自己家里值钱的物件:房子、车子、高档的电子产品、价值超过2000元,使用寿命1年以上的,如果用会计的角度去看待,那么就要放入固定资产进行核算)。
实务案例15
爱华公司3月23日收到采购部转来2月份购进增值税专用发票一张,发票列明购进货物为生产用机床设备一台,含税价格198900元,税额为28900元。安装调试于当日完成,款项已经银行电汇支付。财务制度规定预计残值率5%,折旧年限10年,平均年限法计提折旧。
会计分录:
借:固定资产——机床 170000.00
应交税费——应交增值税——进项税额 28900.00
贷:银行存款——工行 198900.00
4月份折旧业务:
借:制造费用——折旧 1416.67
贷:累计折旧——生产用固定资产 1416.67
8.4.11 无形资产
无形资产是指企业拥有或者控制的没有实物形态的可辨认的非货币性资产。资产满足下列条件之一的,符合无形资产定义中的可辨认性标准:
(1)能够从企业中分离或者划分出来,并能够单独或者与相关合同、资产或负债一起,用于出售、转移、授予许可、租赁或者交换。
实务案例16
爱华公司从德力科技公司购入一款专项开发的管理用软件,软件合同销售单价80000元,一次性买断价款135000元,取得增值税普通发票。独享免费技术服务期限10年。服务期内德力公司不允许再行销售类似软件产品。付款审批单手续齐全,出纳人员已经办理电汇支付,相关业务单据已收妥。
会计分录:
借:无形资产——管理软件 80000.00
——服务费 55000.00
贷:银行存款——工行 135000.00
(2)源自合同性权利或其他法定权利,无论这些权利是否可以从企业或其他权利和义务中转移或者分离。无形资产主要包括专利权、非专利技术、商标权、著作权、土地使用权、特许权等。
实务案例17
爱华公司取得一项专利技术,合同约定使用期5年,金额40000元,取得增值税专用发票,用于产品生产的定型环节。公司财务制度规定该专利技术预计净残值为零,按直线法计提折旧。
会计:
借:无形资产——专利技术 34188.03
应交税费——应交增值税——进项税额 5811.97
贷:银行存款——工行 40000.00
借:制造费用——折旧 569.80
贷:累计摊销——专利技术摊销 569.80