第二章日常行政事务管理制度_公司管理制度实务及范例大全（第3版）（配盘）-QQ阅读男生武侠网

上QQ阅读APP看书，第一时间看更新

第二章日常行政事务管理制度

第一节日常行政事务管理工作要点

一、日常行政事务管理的内涵

日常行政事务管理，是指管理者对行政办公中的各种日常事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励、惩罚等方面的工作。对日常办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提高公司的竞争力。

做好日常行政事务对现代企业的生存与发展是很重要的，管理者应该采取积极的态度，制定规范的日常行政办公事务管理制度，对每一细节都要进行明确、具体的规定，使行政人员在处理各种事务时有章可循。

二、日常行政事务管理的内容

企业的日常行政管理工作繁杂，大致包括考勤管理、出差管理、办公用品管理、收发快递等。要想做好日常行政事务管理，管理人员要做好如下工作：

1．明确岗位职责

日常办公事务包括日常事务的计划安排、信息的上传下达、奖励和惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的领发、保管以及采购等制度的制定；做好公司快递业务的收发，及时把相关快件发出，对在途快件也应跟踪查询，以免丢失。

2．加强沟通

沟通有纵向沟通和横向沟通两种形式，纵向沟通是指与上级沟通，横向沟通是指与下级沟通。在与上级沟通时，要充分领悟上级领导的意图，把握住方向；与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级传达的各项信息，这要求行政人员具备较强的应变能力和组织能力。

3．注重信息收集，并及时提供给决策者

如今是互联网经济时代，而互联网经济的重要特征之一就是超强的信息量。企业要想跟上外部环境的节奏，就必掌握第一手信息，比如国家相关政策、法规；社会习惯、风俗；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。所以，作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部以及外部的信息变化并把它及时地提供给决策者。

4．培育和传播企业文化

我们知道，企业完全靠薪金是留不住人的，要想把人才留在企业，还要用企业文化去吸引人、感化人，这也就是我们通常所说的人文管理，通过企业文化的建设不断促进企业的快速发展。

5．不折不扣的执行力

执行力是制度的灵魂，完善成熟的制度有了，既定目标有了，剩下的就看执行能否到位了，要做好执行需要注意：

（1）明确什么事情要做，该怎么做。

（2）如何更好、更高效地完成该做的事情。

（3）逐步清除工作中的障碍。

（4）营造一种氛围，形成一种文化，让其影响到每个员工。

三、行政管理人员应具备的素质

行政管理部门拥有优秀的高素质人才是企业健康发展的需要，是企业提高竞争能力的基石。企业中的行政管理人员一定要具备较高的素质和熟练的业务水平，因此，企业一方面应当完善行政管理人员的招聘机制，尽可能地选拔一批优秀的行政管理人才来企业工作；另一方面加大对现有行政管理人员的培训力度，以提升行政管理人员的整体素质。

1．良好的政治思想道德素质

（1）具备良好的政治素质。行政管理人员是各种制度的制定者、执行者或上传下达者，因此必须具有良好的政治素质。

（2）具备高尚的道德品质。作为企业意志的执行者，行政管理人员的道德品质状况直接反映着企业文化状况。因此企业行政管理人员必须具有高尚的道德情操和人格魅力，求真务实，公道正派，严守机密，真正为员工谋福利。

（3）具备较强的服务意识。行政管理工作的宗旨是服务，比如，领导思想的上情下达、员工要求的下情上达、填写报表、汇总相关资料和信息，保证相关数据的完整和不断更新，工作非常繁杂琐碎，要做好这些工作不仅需要耐心，更需要付出艰苦的努力。因此，行政管理人员要有强烈的服务意识、高度的责任心和敬业精神，无论大事小事都要认真细致、一丝不苟，杜绝粗心大意、敷衍塞责、推诿扯皮，要乐于服务，甘于奉献。

2．扎实的业务素质

要有熟练的专业知识和技能。行政管理也是一门科学。行政管理人员需要丰富的行政办公管理及相关领域的专业知识。熟悉所管部门的业务，不断探索本单位行政工作的内在规律，通过具体的管理工作实践，总结出一套行之有效的专业管理方法。作为行政管理人员，必须熟悉管理的计划、组织、协调、控制等基础管理知识，了解生产、质量、财务、人力资源、信息化建设等其他业务管理知识。

3．过硬的能力素质

（1）具备较强表达能力（包括文字和口头）。表达能力是指运用语言文字阐明自己的观点、意见或抒发思想、感情的能力，主要包括文字表达能力和口头表达能力。行政管理人员在工作中常常要主持会议，制定政策文件、工作指令、接待来访、参加社交活动等，良好的文字和口头表达能力对行政管理人员在实际工作中加强沟通、促进交流、营造气氛、塑造形象、提升行政管理工作的影响力，具有不可或缺的作用。

（2）具备较强的创新能力。行政管理人员要创造性地开展工作。在工作中既要贯彻上级部门和领导的决策，又要超前思考，想领导之未想。在工作方式上大胆创新，提出更多新思路、新办法，以员工喜闻乐见、新颖独特的形式推动决策的贯彻和落实，使行政管理工作达到更好的效果。

（3）具备较强的协调能力。行政管理工作点多、面广，在这样的管理过程中，必然会出现这样或那样的矛盾，因此，行政管理人员必须具备较强的协调能力，达到相互理解、相互支持，通力合作的目的。

第二节日常行政事务管理制度范例

一、员工考勤管理制度

（一）考勤管理规定

第一条为加强公司员工考勤管理，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司总部，各下属全资及控股企业或参照执行或另行规定。各企业自定的考勤管理规定需由总公司规范化管理委员会审核签发。

第三条员工正常工作时间为每周星期一至星期五的上午8：30～12：00，下午1：30～5：00，因季节变化需调整工作时间时，由本部门另行通知。

第四条公司员工一律实行上下班打卡登记制度。

第五条所有员工上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，违反此规定者，代理人和被代理人均给予记过一次的处分。

第六条行政部每天安排人员监督员工上下班打卡，并负责将员工出勤情况报告值班领导，由值班领导报至人力资源部，人力资源部据此核发工资及填报员工考核表。

第七条所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经主管领导签字批准，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。

第八条上班时间开始后5～30分钟内到班者，按迟到论处，超过30分钟者按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处，超过30分钟者按旷工半天论处。

第九条员工外出办理工作事务前须向本部门负责人（或其授权人）申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。

第十条上班时间外出办私事者，一经发现，即扣除当月全勤奖，并给予警告一次的处分。

第十一条员工一个月内迟到、早退累计达三次者扣发全勤奖50%，达五次者扣发100%全勤奖，并给予警告一次处分。

第十二条员工无故旷工半日者，扣发当月全勤奖，并给予警告一次处分；每月累计旷工3天者，扣除当月工资，并给予记过一次处分；无故旷工达一个星期以上者，给予除名处理。

第十三条请假办法。

（1）公假：经公司批准脱产参加会议、学习、出差、从事社会活动、工会活动均属公假；经公司指定或批准休养、参观、访问的模范人物或代表，以及因工（公）负伤人员在医疗期间，根据实际情况核给公假。

（2）调遣假：员工异地调动，有家属随迁的不超过6天，调往边远地区的不超过14天；员工单人赴调不超过3天。赴调途中所需行程时间按其实际需要核给，不计算在假期内。

如有非经常性事务需员工本人办理或参加的，如迁居、开家长会等，各单位可考虑工作安排及员工的需要酌情处理，不计算假期。

因工作需要积累的工时公休，一般应在当月补休，如确因工作一时不能安排补休的，经部门经理同意可适当推迟，保留至当年年底，员工如调动工作岗位，原则上不能将积累的公休延至新的工作岗位。

第十四条因工作需要，员工加班或无法安排休息的人员，须经部门经理批准或人力资源部核准，以补发加班费的形式予以补偿。

（1）员工无论工作日、公休日或节假日加班，加班前均须办理申报审批手续，B类（不含）以下人员加班由部门经理批准即可，A、B类人员由部门经理报请（副）总经理批准后方可加班。加班时间在30分钟以内视为正常工作延续，不作为加班计算；未经同意擅自加班者不计加班赞。加班时均需如实打卡，不得弄虚作假。

（2）员工除法定节假日外的其他加班，按照调休优先原则，根据工作安排或个人申请安排调休，调休最小时间单位为半天，不足半天的不能调休。

第十五条加班工资的发放标准和程序。

（1）副总、部门经理等管理人员因已领有职务加给，不再另给加班费。

（2）部门人员加班由部门经理审批，交人力资源部备案核算加班费。

（3）其他人员凡有加班，均按下列程序发给加班薪金：平日加班，按1.5倍工资计算，周六、周日按2倍计算，法定节假日按3倍计算。

第十六条员工因公出差，须事先填写出差登记表，副经理以下人员由部门经理批准；部门经理出差由主管领导批准；高层管理人员出差须报经总经理或董事长批准，工作紧急无法向总经理或董事长请假时，须在董事长秘书室备案，到达出差地后应及时与公司取得联系。出差人员应于出差前办理出差登记手续并交至人力资源部备案。凡过期或未填写出差登记表者不发全勤奖，不予报销出差费用，特殊情况须报总经理审批。

第十七条当月全勤者获得全勤奖金。

（二）休假管理规定

第一条员工休假必须服从组织安排，并按规定逐级审批，报人力资源部批准，室主任一级由部门经理安排休假，部门经理由总经理安排休假。

第二条员工申请休假需提前一个星期填写“有薪假期申请表”或“无薪假期申请表”，送交人力资源部审批。未提交休假通知单的，不得擅自休假，否则按旷工处理。因特殊原因本人不能亲自办理请假手续的，应事前托人或电话告假；事前未提出请假，事后补交请假单的一律无效。

第三条婚假。

员工申请结婚，须以领取结婚证为准。婚假假期3天，晚婚假15天（晚婚条件：女满23周岁，男满25周岁）。如到外地（指配偶工作所在地，不含旅行结婚）结婚的，根据在途往返时间核给路程假。

第四条丧假。

员工的直系亲属（祖父母、父母、配偶、子女，以及依靠本人供养的弟妹、养父母、岳父母、公婆）死亡，给予假期3天。员工到外地办理丧事，可根据实际路程所需时间另给路程假。

第五条产假、晚婚晚育假。

国家、省、市如有新的政策规定，企业可随时修改。

（1）一般规定。

①女职工生育享受98天产假，其中产前可以休假15天。

②难产，增加产假15天。

③生育多胞胎，每多生育1个婴儿，增加产假15天。

④怀孕未满4个月流产的，享受15天产假。

⑤怀孕满4个月流产的，享受42天产假。

（2）晚婚晚育产假。

①符合晚育年龄的夫妻，女方增加产假15天，男方给予假期3天；享受3天假期的男方必须是初婚者或未生育过孩子的再婚者，必须有女方所在单位出具晚育的证明。

②女方15天假期应当在规定的产假后连续使用。男方3天假期应当在女方产假期间使用。

③增加假期期间的工资、奖金照发，其奖金额由享受者所在单位自行规定。但单位在自行规定时，其奖金额不得少于同时期同类人员的平均奖，并且不影响到其他奖金，如季度奖、半年奖、年终奖等。

第六条病假。

（1）员工因病或非因工（公）负伤，经医保定点医疗单位证明确定不能坚持工作的，可参考医生建议，根据实际情况核给病假。

（2）病假期间的待遇按国家劳动保险条例规定办理。病假3天内不扣工资，4天以上按（岗位工资+技能工资）÷30天计扣工资。

（3）长期病休人员，从病休时起，1年内的任何时间累计超过6个月（或153个工作日），从超过之日起停发工资，改发疾病救济费。累计办法：每月以24日为截止日期往前推12个月，在这12个月内病休累计达6个月（或153个工作日）。

（4）凡领取疾病救济费者，如病愈需要复工，经医生证明，先行试复工2个月。在试工期间又患病累计休息15天以上者，停止试工，停发工资，发给疾病救济费。试复工期满，连续工作2个月以上者，若再次患病，休息时间可重新累计计算。

（5）6个月以内病假工资计算如下表所示。

第七条事假。

员工因个人事务必须亲自处理的，根据工作安排以及本人实际需要酌情核给。请事假员工按（岗位工资+技能工资）÷30天计扣工资。

第八条探亲假。

（1）员工结婚后分居两地，又不能在公休假日团聚的，每年可享受一次探望配偶假，假期为30天。

（2）未婚员工探望父母每年一次，假期为20天，如因工作需要，当年无法安排的，可以两年给假一次，假期为45天。

（3）已婚员工探望父母假每4年一次，假期为20天。

（4）员工有生身父母又有养父母的，只能探望一方（以供养关系为主）。

（5）新招聘的员工在实习、试用期间不能享受探亲假，工作满1年后才能享受探亲假。外单位调进公司的员工工作满半年才能享受探亲假。

（6）员工已离婚或配偶死亡，尚未再婚的，按未婚员工待遇处理。员工配偶、父母均已死亡，又未再结婚，且身边没有子女者，如有16岁以下未成年子女寄养在外地的，按未婚员工探亲假处理。

（7）员工探亲假期不包括路程假，但包括公休假日和法定节假日，路程假根据实际需要核给。

（8）员工探亲休假期间患病时，其病休天数仍作为享受探亲假计算，原规定的休假天数不能顺延。员工因患急病、重病，假期期满后不能按期返回的，其延期返回的天数可根据县以上医疗单位的证明，按病假处理。

（9）员工因各种原因在当年与配偶团聚3个月以上的，不再享受当年的探亲假。

（10）探亲假原则上不能分期使用，确因生产、工作需要分期使用的，需经人力资源部批准，跨年度作废。路程假只给一次，往返路费只报销一次。

第九条年假。

（1）休假范围及条件：凡参加工作满1年的员工均可休年假，休假时间参见下表。

全国劳动模范、省部级劳动模范，不论参加工作年限的长短，均享受休假2周待遇；有突出贡献的，经企业领导批准可适当放宽工龄限制。

（2）享受年休假的几项规定：

①按国家有关规定享受探亲假、婚丧假、生育假的员工，不影响享受年休假。

②全脱产学习满1年的员工，不享受当年的年休假；学习累计满半年不满1年的员工，可享受休假，其假期减半。

③病事假累计超过3个月或工伤假超过半年的员工，当年不再享受年休假。旷工达2天以上者，当年不再享受年休假。

④受警告以上处分的员工，取消1年的休假；受察看处分的员工，察看期间不享受年休假。对个别表现不好或完不成生产任务的员工，各部门领导有权取消其年休假待遇，上报人力资源部备案。

⑤年休假时间的计算不包括公休假日和法定假日。

⑥凡外单位调人的人员，从报到之日起，满半年后方可享受年休假。

第十条本规定从发布之日起执行，以前有关规定与本规定相抵触的，按本规定执行。执行以后，如上级有新的规定，另行通知。

第十一条本规定的解释权在公司人力资源部。

二、员工出差管理办法

第一章总则

第一条为统一规范管理员工因公奉派出差事项，特制定本制度。

第二条本办法适用于本公司以及所属分公司因公出差的各级员工，出差涉及事项均须按照本办法执行。

第二章员工出差管理规定

第三条公司员工出差分为省内出差和省外出差。

第四条出差人员须在出差前3个工作日填写出差登记表，若因特殊原因无法提前填写，须在到达出差目的地开展工作后的3个工作日内补填，出差结束后须在返回工作岗位的3个工作日内完成实际出差结束时间的填写。

第五条员工出差时间达到3个工作日以上，须办理交接工作，在出差前1个工作日填写工作交接表提交至办公室主任处。

第六条出差期间的休息日（包括双休日和法定节假日）如需加班，也必须打卡，若因个人原因未打卡，加班视为无效，不予发放出差补贴；若因工作原因或者其他不可预见的原因无法打卡，出差地考勤负责人需要及时跟相关上级主管确认其加班事宜。

第七条出差员工在生活费用、交通费用、住宿费用报销过程中应实报实销，不得损公肥私，牟取私利。

第八条出差员工补休规定见下表：

第三章生活费管理规定

第九条员工出差前可向公司借支生活费，以保障出差基本生活。省内出差可向公司借支生活费的限额为×××元，省外出差可向公司借支生活费的限额为××××元。

第十条出差人员如需借支生活费，须在出差前3个工作日填写的出差登记表中填写借支金额，经部门领导审核后，出纳人员确认审批结果，办理费用借支手续。

第十一条出差需借大笔现金时，须在出差前3个工作日向财务部申请；大额开支应按银行的有关规定用支票支付。

第十二条员工出差结束，须在返回工作岗位的3个工作日内，持生活费有效凭证（国家认定的统一发票）到财务部办理生活费报销手续。

第四章交通费管理规定

第十三条员工出差以乘坐火车、汽车为主，在事务紧急或其他不可抗因素的特殊情况下，经过总经理审批后可乘坐飞机。

第十四条员工不可私自退换票，如遇特殊情况需退换票，需向上级主管申请，得到上级主管同意之后报至行政部备案，如私自退换票，所产生的费用由个人承担。

第十五条省外出差原则上不得乘坐飞机、软卧；省内出差无需在火车上过夜的以硬座为标准，不得乘坐硬卧；未经批准，超标部分个人自理。

第十六条出差路线的选择以最佳路线为准，如出差人员绕道到旅游地或回家，绕道部分的车船费由个人承担。

第十七条员工出差未按规定乘坐交通工具的，费用超支部分由个人承担。

第十八条员工出差需购买车票请告知行政部，由行政部统一订购。

第十九条出差员工在出差前，至少需提前5个工作日告知办公室主任出差目的地，以便办公室主任有足够时间去订购车/机票，出差前1个工作日到办公室主任处领取车/机票。

第二十条交通费报销规定。

（1）员工出差结束，须在回到工作岗位的3个工作日内，持交通费有效凭证（国家认定的统一发票）到财务部办理交通费用报销手续；若因个人原因延误报销，公司将不予受理报销事宜，所有交通费用员工自行承担。

（2）符合购买火车卧铺票的条件而无法购买火车卧铺票的员工，除凭车票报销车费外，乘坐慢车和直快列车的员工，分别按慢车或直快列车软（硬）席座位票价的60%发给补助；乘坐特快列车的员工，按特快列车软（硬）席座位票价的50%发给补助；乘坐新型空调特快列车和新型空调直达特快列车的员工，分别按其软（硬）席座位票价的30%发给补助。

（3）符合购买汽车卧铺票的条件而无法购买汽车卧铺票的员工，除凭车票报销车费外，乘坐慢车班次的员工，按慢车坐票票价的60%发给补助；乘坐直达快班的员工，按直达快班坐票票价的50%发给补助。

（4）出差期间因工作需要而延长出差时限的，出差员工须立即向上级领导上报申请；因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的，出差员工须及时上报上级领导，并在出差结束回到工作岗位后1个工作日内提供相关证明。

第五章住宿费管理规定

第二十一条员工出差的住宿标准须严格按公司规定执行，未按规定执行者，超标准部分将自行承担。

第二十二条出差员工住宿管理规定。

（1）总裁、总经理的住宿标准为三星级酒店标准套房，须带有会客室，环境优雅，所在区域交通便利且便于停车。

（2）副总经理、总监的住宿标准为三星级酒店标准间。

（3）经理级住宿标准为普通商务酒店。

（4）各区办公室主任可根据实际需要与当地商务酒店签订长期合作协议。

（5）当两个或两个以上员工出差时，除男女有别可分开住宿外，无特殊情况不可独自开房住宿；当两个或两个以上不同岗位级别员工同住一个房间时，以岗位级别高的员工的住宿费用可报销额度为标准，不累加住宿人员可报销额度。

第二十三条住宿费用报销规定。

（1）员工出差结束回到工作岗位后的3个工作日内，持住宿费有效凭证（国家认定的统一发票）到财务部办理住宿费用报销手续；若因个人原因延误报销，公司将不予受理报销事宜，所有住宿费用员工自行承担。

（2）出差员工住在亲友家，一律不予报销住宿费。

（3）出差人员外出期间生病，确需住院治疗，应立即向上级领导申请休假，住院期间不予报销住宿费，不享受出差补贴。

第六章附则

第二十四条下级职员与上级职员一起出差时，下级职员比照上级职员标准支给。

第二十五条本公司董事、监事及顾问的出差旅费比照经理级标准支给。

第二十六条膳、宿、杂费的支领标准，因物价的变动，可以由总经理随时通令调整。

第二十七条本办法经董事会核定后实行，修改时亦同。

三、员工出国管理办法

第一条凡本公司员工因公经核准出国者，悉依本办法之规定办理。

第二条因公奉派出国人员，出国前需先立承诺书（附件一），言明按期归国并继续为公司服务；如在返国三年内自动辞职，愿无条件赔偿出国期间的相关费用，并放弃先诉抗辩权。

第三条出国前应填写出差申请单。出差期限由派遣负责人视情况需要事前予以核定，并依照程序核实。

第四条国外出差，一律由总经理批准。

第五条奉派出国人员，出国期间其薪金照常领取。

第六条差旅费标准如下：

（1）如食宿交通由买方负责，出国人员按照公司规定每人每天补助30美元（依据前往国家的不同公司另行调整）。

（2）如食宿交通买方不提供，应按下表执行（依据前往国家的不同公司另行调整）。

第七条出国人员在外工作时，由于远离公司，需要在出国前做好准备工作，同时在发生问题时需要自己独立做出决定来解决问题。

第八条出国人员返国后，应以书面形式汇报出国工作并附上客户填写的中英文验收报告。

第九条出国人员应按规定期限归国，并于返国后10日内持有效凭证到财务部报销，因故拖延不归或费用开支经审核不准报销者，概由出国人员自行负担。

第十条出国人员在国外的旅行应以规定的路程为限，规定以外路程的差旅费经总经理核准者，准予报销。

第十一条出国接受技术培训或受国内外厂商机构补助人员，其差旅费如已由有关单位支给，其支给部分不得再向公司申请；但厂商供给的费用较本办法所订的费用低时，其差额得由公司补助。

第十二条本办法经经理级会议通过，呈总经理核定公布实施，其修改或补充亦同。

附件一

承诺书

立承诺书人因公经×××股份有限公司派遣出国，谨保证：

（1）按期归国返回公司工作。

（2）返国后三年内绝不自动离职，如有违背，愿依贵公司所订之办法负责赔偿，连带保证人愿负担一切连带赔偿责任，并放弃申诉抗辩权。

×××股份有限公司

立承诺书人：×××

××××年×月×日

连带保证人：地址：

身份证号：

说明：

（1）因公出国者，其手续由总务部代为办理。

（2）在同一地区内停留30日以上者，自第31日起，膳宿杂费以八折计算。

（3）低职人员随同高职出国者，其费用可酌实情比照高职人员报支。

（4）美元汇率如有变动，视该汇率调整报销费用。

四、办公用品管理制度

第一章总则

第一条为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。

第二条本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。

本制度所称办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理用品三种。包括铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮擦、夹子、签字笔、订书钉等。

第二章办公用品采购

第三条办公用品采用集中采购、定量供应的办法。

（1）集中采购由行政管理部负责并管理。

（2）集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒；日记本、各类笔墨等。

（3）实行定期计划批量采购供应。即：每月29日前各部室向行政管理部提报当月所需用品计划，由行政管理部统一采购。

（4）特殊办公用品经行政管理部同意可以授权各部门自行采购。

（5）各部门若临时急需采购办公用品，由部门专人填写办公用品请购单，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人审核同意，交行政管理部审批同意后实施采购。

（6）必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。

（7）结算办法。办公室根据各单位办公用品领用数量及单价编制明细表，经确认后报财务划转。

第四条采购环节。

（1）办公室行政后勤主管必须建立办公用品合格供方名册。采购时，必须在办公用品合格供方名册中选择供应商。

（2）部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他供应商处购买时，应将该供应商补充进办公用品合格供方名册。

（3）办公用品合格供方名册至少应包括大型商场和文具专业批发商。

（4）采购前，必须填写办公用品采购申请单，经公司行政总监审核并报总经理批准。

（5）采购时，应电话要求送货，在办公室验收。无特殊情况，不允许外出采购。

（6）消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定预购买数量。

第三章办公用品的发放与领用

第五条按照管理基准（如圆珠笔每月发放1支），可视部门或人员的工作调整发放时间。管理用品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，消耗品不在此限。

第六条管理用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新；如遗失，应由个人或部门赔偿或自购。

第七条办公用品每月1日发放，管理用品的请领不受该时间限制。

第八条办公室设立办公用品领用记录簿，由办公用品保管人保管，领用办公用品时分别登记，并控制文具领用。办公用品领用记录簿为内审检查项目之一。

第四章办公用品的使用与保管

第九条严禁将办公用品带回家私用。

第十条新进员工到职时由各部门提出申请，向行政管理部请领办公用品，并列人领用卡，员工离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。

第十一条各部门特殊表单外的印刷品（如信纸、信封、表格等），均由办公室统一印刷、保管。

第十二条部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。

第十三条对决定报废的办公用品要做好登记，在报废处理册上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，报相关领导同意后办理报废注销手续。

第十四条办公用品（价格在20元以上的）正常使用发生损坏时，要及时向行政管理部报告，由行政管理部安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。

第十五条公司对办公用品的使用情况实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由行政管理部负责。

第十六条打字、复印耗材的使用。

（1）公司各部门要节约使用打印纸。办公室内勤要做好领用登记，每年年底公布一次。

（2）复印时，要严格按照规程操作并自觉登记。复印的作废纸张由管理员留存，作反面纸使用。

（3）严禁复印与工作无关的资料，严禁私用复印纸。否则，一经发现，公司按0.5元/页计费，由行政后勤主管报财务部经理，在当月工资中扣除。

（4）除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。

第十七条办公室办公用品保管人员月末、年末要盘点清查库存，在满足日常工作的前提下尽量减少库存量，使库存量结构合理化。年末办公室组织盘点办公用品在各部门的使用情况，并依据办公室主任审批通过的“办公用品报损单”及时调整办公用品管理簿册，做到账实相符。

第十八条每年1月5日前，办公室行政后勤主管应汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析其与预算的偏差情况，写成总结报告报办公室主任留存，作为编制下一年度预算的依据。

第五章附则

第十九条本制度由行政管理部制定、解释，报总经理批准后执行，修改时亦同。

五、公司收发快递管理规定

第一条目的。

为规定物品的收发管理，节约公司的快递成本，避免造成公司资料的丢失及浪费，特制定本制度。

第二条适用范围。

本规定适用于公司所有员工。

第三条定义。

快递物品：指公司员工因工作需要，寄送或收取的文件资料、产品样品、货物以及其他与工作相关货品等。

第四条权责。

（1）综合部负责快递签收工作，并对收取的快递件进行登记，及时通知收件人领取。

（2）收发快递相关人员必须遵照本规定执行。

第五条寄件流程。

（1）快递公司的选择：快递公司的选择要遵循高效率、低成本的原则。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度，合理、准确地选择性价比高的快递公司。前台对寄件人所选快递公司的合理性进行评定。

（2）填写快递单：由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料。

（3）检查与包装：综合部负责对寄件的检查审核，详细登记所寄物品的属性，检查审核通过后，由寄件人按照快递公司的包装要求包装，并把快递单贴于包装盒上。

（4）前台（电话）通知快递公司来公司收件，并保留寄件单据。

第六条寄件规定。

（1）物品分类与快递公司选择参照表：

（2）重型物件（达5kg以上的非贵重配件）、产品样品、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递），若是特急件，分管副总审批后可选顺丰快递等邮寄方式。

（3）普通信函、贺卡等均选邮政，以平信方式邮寄。

（4）严禁公费寄私人物品，否则一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。

（5）严禁私自寄公司产品，否则一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。

（6）前台每月按部门统计寄件费用，经发件部门负责人签字确认。

第七条收件规定。

（1）不需支付到付快递费的快递收件由前台签收、登记后，应及时通知相关部门责任人签字领取。

（2）需支付到付快递费的快递收件，前台应及时通知收件人办理付款手续收件。

（3）贵重物品和公司秘密文件，原则上由前台通知收件人到前台自领，如收件人无法领取时，由前台与收件人确认后再办理代收手续。

（4）前台签收所有快递件必须登记，并让收件人签收，若收件人不在，可通知部门相关人员代签收。

（5）公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期为一年），便于对账和查询。

（6）为了保证前台已签收快递件的安全和维护公司前台的形象，要求收件人（代收人）必须在接到前台通知后即时将快递件从前台领走，当天未领走的，每超1天对收件人罚款50元。

（7）前台已签收的快递件并通知收件人来领取的，如当天未领走造成遗失或损坏，由收件人自行负责。

第八条遗损件索赔。

（1）寄（收）件人发现所寄（收）快递件发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔，寄（收）件人须给予相关配合。

（2）前台须对每单索赔件记录在快递件遗失/损坏登记表上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价快递公司的服务水平。