4 运用“输出设想法”指导资料制作

一、麦肯锡创造的高效资料制作方法

作为管理者，您是否有过这样的经历。当看到员工所制作的资料和文书时，“嗯……跟我预想的完全不一样呀……”

当成果与自己所设想的效果南辕北辙，相去甚远时，可能有的管理者会将责任全部归咎于员工“这家伙果然还是不行啊”，有的管理者甚至会毫不留情地愤而训斥“你为什么就听不懂我的意思呢”。其实不然，这责任根本在于作为管理者的您自己。

管理者和普通员工所掌握的信息量是截然不同的，即便您认为您已经很清晰地向员工传达了意图，但期待员工能如您设想般提交完美的成果基本是不太可能的。在时间紧任务重的工作周期内，管理者最想避免的便是资料的推倒重做和反复修改吧。

接下来要介绍的便是我在麦肯锡时代，同时应用于多个项目而总结出的一套行之有效的“输出设想”的资料制作方法。因为最开始就揭示出管理者所设想最终文书样式的效果（输出），因而命名为“输出设想法”。

具体操作流程如下：

①管理者做好资料的封面和目录，插入各章节的页数，并在每一页上编上页码。具体内容可以粗略带过，但一定要审慎细致地列好章节的构成，需要员工在每一页上写上什么内容，插入怎样的表格等等，尽量具体地按照自己的设想写在相应的位置。

②复印几份分发给员工，并进行全面的解释和说明。同时回答员工的各种疑问。

③频繁地确认进度（每两周确认7到10次左右），一旦发现员工有未完善和出错之处，上司即可立即进行补救。

二、制作时间限制为30分钟，充分锻炼管理者自身的判断力

输出设想资料制作法让上司的大脑高速转起来，因而在习惯之前也许您会感到有些吃力。但是，通过该方法正好可以锻炼管理者的思考能力，也能让管理者自身迅速成长。

进行①的操作时，如果是30到40页左右的资料，请管理者在30分钟内制作完成输出设想。也许您会觉得30分钟太短了，但只要您能坚持4到5次相信就一定可以做到的。如果想要走上更高的领导岗位，必不可少的就是在各种情况下的果决判断能力，因此此时开始限制制作时间不仅可以训练管理者自身能力，为走上更高的领导岗位打下基础，作为上司还能借此机会为员工提供恰当的指导，这都是作为领导的基本素质。

采用这种方法后，员工不会感到过度的压力和紧张，反而能较快速地完成资料的制作。最终的输出效果也将大幅提高。

管理者熟悉并习惯使用“输出设想法”之后，可以在员工的眼前进行操作，可同时征询员工的意见进行制作推进，可以进一步提高制作速度，“原来是这样操作的呀”，员工也能逐渐学会正确的工作操作流程。

“输出设想法”不仅可以应用于资料制作，还可以应用于产品设计、程序设计、使用说明书制作等，在广泛的文书和设计制作业务中，都请您不妨一试，定会事半功倍。

04 切勿让员工频繁受挫，他们才会有所成长