做最好的秘书:资深老秘书高效工作实录
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多变式上司:将每一天都当成挑战

比起上述几种上司而言,多变的上司总是会带给秘书更多的困扰:当你刚刚感觉你对他有些了解、已经能够跟随他的思维与行动时,他们就会改变风格,让你之前所做的努力变成无用功。

 

珂珂的上司是一家中型规模公司的部门经理,在服务这位李姓经理的几年时间里,珂珂觉得自己从来没有真正地认识过他:有时候,他表现得非常蛮横;有时候,他又和善得令人惊讶;有时候,他甚至会在参与员工活动时,表现出自己单纯得如同孩子的一面。

有一次,其他部门的秘书前来征询珂珂所在部门的意见,问他们是否愿意向公司联名申请一项有助于提升员工工作质量的办公设备更新项目。与对方交谈时,李经理表现得慷慨陈词,并指出,公司中有些办公设备早已陈旧,应该及时更换了。但是对方走后,李经理却在办公室中深思了许久。

后来,公司老总让每一个部门经理都针对此项目提出一个具体的建议,而李经理的建议是由珂珂亲自书写的,她发现,李经理实际上并不赞同这个项目,他甚至认为,公司应该厉行节约,将资金集中于客户扩展上。

虽然珂珂很清楚这样做可以为李经理带来“为公司着想”的好名声,但他这样,也使其他“为员工着想”的部门腹背受创。

 

在多变型上司的手下工作是一件极具挑战性的事情,因为你会感觉,你同时在为多位上司提供服务:他今天乐于助人,但到了明日,又变得冷漠无比。更让你困惑的是,你一直无法弄清楚到底是什么原因让他有这样的表现——毫无疑问,他这样做有他的理由,而你需要做的,就是去探明这种理由,并努力让自己去配合这种理由。

让他荣耀:用配合满足上司的权力渴望

你的上司是善变者吗?

一般来说,多变式上司有以下几个显著特点:

●面对公司中不同的人,他们经常会转变风格,以获取所需;

●他自信到了自大的程度;

●如果深入研究的话,你会发现,他们的所有目的都是为了获取新权力、巩固旧权力;

●他是你见过的最聪明的上司,他知道利用什么才能达到自己的目的;

●下属们往往将他视为能自制、也可制人的上司;

●哪怕你已经在他身边工作了长达几年的时间,但是他的意外之举有时候还是会让你感觉你并不了解他。

与善变型上司相处,秘书必须要清楚:上司所有的变化都是建立在他们拥有权威与威信的基础上的。他们的转变不仅仅是为了满足自我权力,更是为了满足自我需求。在意识到这一点后,你应该学会在工作中配合你的上司。

1.配合上司的权力欲望

善变型上司对权力的渴望永远不会满足,在这种情况下,秘书永远要主动地去配合上司的权力欲望。

(1)配合上司的操纵

从个人角度来说,多变式上司是最容易令秘书感觉到“被操纵”的,但你需要明确的是:这是此类上司获得权力感受的最佳途径。他们永远会戴着面具示人,甚至会在下了决定以后再撤销,根本不管你是不是已经开工——在这种情况下,不要猜测他的想法,只是单纯地接受就好了。

(2)让你的行动更配合上司的主张

换句话,如果同事们认为,当下的工作环境应该得到改善,但上司对这一建议并不是太感兴趣时,那么,请放弃与他争辩:试着去说服你的同事们,去接受上司的这一建议会对你的职业生涯更有利。

(3)尝试着让自己的说服更加有利

如果你打算向上司提出一项建议的话,你必须要立足在“他能获得怎样的权力收益”上:团队能够更高效地工作,使他在他的上司面前显得更有管理能力?下属会因此而对他更尊重?只要你的观点与他的权力相关,那么,善变型上司的反应都是积极的,同时,他也会对提出这一建议的你刮目相看。

2.更明智地为上司高效工作

从某种意义上来说,大多数上司都会为了增加自我权力而努力,但多变型上司往往对权力有着非常的注意力,因此,想要配合他,你就必须要界定他想要的到底是什么。

(1)探明上司的目标,并投身其中

善变型上司会比其他类型的上司更注重身边人,他们渴望得到身边所有下属的支持,特别是秘书:一般来说,他会含沙射影地给出很多暗示,使你明白到底对他来说什么才是最重要的。因此,你必须要立足于以下几点:

①他想在公司里获得一定的头衔吗?

②他想拥有更多制定决策的权威吗?

③他的主要目标是打败与他竞争职位、资源的那些人吗?

在判明对他最重要的目标后,你便能更集中精力,帮助上司实现这些目标。

(2)成为他的信息来源

考虑到上司的目标,你完全可以告诉他一些有关这些目标的事情:多变式上司会非常渴望他的竞争对手的部门中正在发生什么事;同时,你也需要向他提供有关专业、人才、资源等各个方面的消息。不过,仅给他提供这些资料根本不会让他重视你。如果你能够将这些资料进行有效的编辑,使它变得符合上司的阅读习惯,那么,你的工作才是最有价值的。

(3)为上司的成功铺路

你可以在安排他的行程或日常工作时,将那些与他见面的关键人物列出清单:上司、下属、顾客、供应商。多变上司会根据不同的对象来决定自己的角色,你可以告诉他,在会见不同的人时,他有可能会碰到哪些情况。

比如,当他遇到了一个要求加薪的下属时,他会想要表现出态度强硬的一面,想要做到这一点,他就必须要提前知道,这个下属的预期目标是多少,理由是什么。如果你得知了有关此类事情的消息,那么,你就应该向你的上司汇报。

3.明确自我行动禁区

如果你的上司是善变型,那么,这些不能做的事情便显得非常重要了:

(1)不要去威胁他的权力基础

这是他最在乎的事情,同时也是你能够在他身边安全地担任秘书的关键,类似于当众反驳他,指出他的错误,让他意识到自己的愚蠢,不听从他的指令或者过于积极地参与他的目标,试图去操纵他、不断地揣测他,而且还被他看了出来,都会让他感觉你是明确存在的威胁。

(2)不要过分相信他说的话

他告诉你的,有可能是真的,也有可能不是——反正他永远只会说对自己有利的事情。他所做的承诺都是有目的的,因此,若他答应你,完成某个任务,你就可以获得某种利益时,你应该思考一下:他是否对别人也做出了同样的承诺?他有实现这一承诺的影响力吗?

如果你期望让多变式上司对你的工作满意的话,就尊重他的话语、给他恰当的赞美、给他炫耀知识的机会吧——这样,他便会成为最容易共事的上司。