慢吞吞？帮助上司告别拖延症

职场中，不仅普通员工存在拖延症，就连管理者中也存在很多“爱拖”上司：只要事情没有紧急到火烧眉毛，那么，他们往往能拖多久就拖多久。一件事情因为上司拖延，一层层地传递到下属中，就如同多米诺骨牌一样，会产生一连串的拖延效应。

 

丁蕾来培训部5年了，身为培训部的秘书，与他们的主管——培训部经理也过招了整整5年。说起经理，丁蕾对他并没有成见：他不仅精通业务，而且为人和气，做事也非常细致，但拖延起来却很让人头痛：开会一定要拖个10分钟才开始，结束时再拖个10分钟；交上去的计划书迟迟不给意见，汇报的工作很久也不见他批复……

这天，人力资源部下来通知：下个月要新进一批员工。丁蕾受命制订培训方案，连续赶了好几个夜班以后，将多达20页的方案交给了经理——可经理就如同没事儿一般，慢悠悠地看，5天以后，再也等不下去的丁蕾趁工作间隙问他是不是自己的方案做得太糟糕，他却回了一句“我才看到第8页”，忐忑了半天，却是这样的结果，丁蕾当时简直都快发狂了。

 

曾任思科公司总裁的约翰·钱伯斯先生认为来自于管理层的“拖延”将会令整个团队都陷入“拖延带来的暂时安逸”中。拖延时间常常是少数人逃避现实的表现，然而，令人遗憾的是，不管拖延与否，我们的工作都需要我们自己去完成。因为拖延或其他因素而导致个人工作业绩甚至整个团队业绩下滑的管理者，往往会在公司中成为“阻碍发展”的因子。

对秘书而言，个人前途往往与上司前途紧密相连，特别是当你是某个管理者的专职秘书时，这种“连带作用”往往会更加明显：你的职责就是辅助上司更好地工作与决策，上司的失职在某种程度上也代表了秘书的失职，若上司发展不顺，你在公司中的未来也将可想而知。

从明确时间界限开始，催上司积极工作

千万不要因为上司的拖延带来的暂时性工作减少，而感觉当下的生活安逸而惬意：上司工作上的拖延虽然会带来一时的轻松，但会使你与上司同时增加更多平庸的可能性。优秀的秘书自己从来不拖延，在面对上司的拖延时，他们也会恰当出手，让上司意识到当下还有哪些工作急需他去处理。

1．设身处地地体会上司拖延的理由

大多数管理者都会同时担负两种压力：自我成长压力与团队成长压力，在压力面前，并不是所有人都有能力妥善地处理好它们，一旦上司陷入了“成长的困惑”中，便会以拖延带来的暂时快乐来缓解持续存在的压力。

当你意识到上司的苦衷后，你便不会在他拖延的时候对他抱以轻视的态度——持续存在的尊重对维护秘书与上司之间的良好关系、对通过秘书的个人努力来改善上司的拖延都大有好处。

2．审视当下的时间情况

一旦你下定决心要改善上司的拖延习惯，那么，你就必须要对上司“需要催才能顺利推进某项工作”这一现象进行全盘反思：

（1）当下需要上司办理的事情是否有明确而有效的时间点？

如果你在一项急需上司批复的文件中写上：“下午5点以前需要呈报至总经理处。”“明日3点前，需要以电子文档形式将该月员工考核情况发至人力资源部。”那么，上司会更清楚地意识到时间压力，这种压力是解决拖延症的最佳动力。

（2）之前在进行任务制定时，时间点安排得是否合理？

正常管理者需要3个工作日来处理的项目，但公司分配给上司处理的项目只留了两天时间。在这种情况下，上司很可能因为“明知无望完成”，而犯下拖延的毛病。

（3）当下是否还能够调整时间

若发现任务制定过于紧迫的话，秘书便要与上司同进退，并站在上司的角度考虑：现在是否还有机会调整时间？若可以调整，则可以辅助他向上级管理者请求更多的时间；若不行，则可以帮助上司一起完成任务。

3．将事件重要性不断重复

出色的秘书会让自己成为上司的有益补充：尽量将事情考虑周全并提前提醒领导要做什么样的决断。不过，这种提醒不宜超过三次——过多的提醒会让上司认为你在质疑他的权威，但每一次的提醒中，你都需要将决断的紧迫性理由进行陈述，以引起他的注意。

在提醒时，你需要进行换位思考，站在上级的角度想一下：这件工作拖延下去将会有什么样的后果？将自己能够想象到的最严重的后果以恰当的语言描述出来，将会对上司形成有效的压迫力。

4．用自己的时间，换上司的时间

如果你的能力足够强，而你的上司又足够豁达的话，你完全可以接手一些简单的工作：在管理层需要上司做出某个文案或计划，但上司对此兴趣不足，以往已拖延多次时，你完全可以自己来做：或是帮助上司搜集一些素材，或是写个大概，请上司修改。

管理者们最擅长的就是审核他人的工作了，说不定他会因此而变得更重视你，并将一些他不乐意做的工作委派给你——上司能够腾出更多的时间做重要的事，你则用自己的时间换取了上司的时间，同时又锻炼了自己。

5．学会“厚脸皮”地催

对秘书而言，最忌讳的就是不敢催、不好意思催——在重要的事项面前，千万别不好意思，如果事情真的很重要，你又无权且无能力辅助上司的话，那么，你要一遍一遍地催。

需要他出席或者参与讨论的议题，你要提醒他：

安排他参与必要出席的会议，或者请员工们直接将他堵在办公室里进行问题的讨论；给他发短信，短信不回则打电话，提醒他今天这个一定要做。

秘书一定要记得，催办是秘书的责任，及时催办，是个人的职业道德，更是有效辅助上司的重要出口——若上司事事都顾及得到，那秘书便没有存在的必要了。

帮助上司提升工作效率的时间久了，上司自然会发现你的重要性与不可或缺，你也会因为提前尝试承担他的职能，而获得了更多的工作经验积累。