运用零碎时间，走出混沌走向条理
秘书做事效率的低下，往往是因为无法处理频繁出现的突发事件与正常工作节奏之间的矛盾而导致的：你正在专注地进行一项写作，但任务还没有完成，上司就让你陪他外出去拜访客户；你正想利用下午上司开会的时间与同事们进行一下工作沟通，没想到他们正在各自忙碌。在这种情况下，不管是正常的还是后续分配而来的工作，都会陷入无目的混乱之中。但有些秘书就能够从管理自身面对的事项开始，处理好这种矛盾。
光宇是某间公司的经理助理，平日里，他与经理一样，忙得团团转：不是在奔向会议室的路上，就是在与经理一起招待重要的客户。但是，只要一有空闲，光宇就会拿出随身携带的小词本，记下工作中的各类大小事件。
这个随身的记事本成为了他打理工作与生活的“剧本”。不管是自己分内的工作，还是突然出现的意外性工作，他都会利用零碎时间，一边记下诸如现阶段的状态、需要何人处理、需要与谁配合等具体的细节，一边在心中预演下一步的行动。
这个记事本帮了他大忙：它不仅既方便又清楚地呈现了已做、未做的事情，而且，一旦需要处理某件事情，光宇只需要按预演的既定剧本来完成该事，工作安排自然便井然有序了。在有序的情况下，光宇的办事效率也一直在公司中深受经理与各位同事的好评。
每一个秘书都应有一个这样的小记事本：它应该可以放入你随身携带的包包里，它应该经常出现在你的零碎时间里。如果说秘书服务的成功立足于本身需要依靠上司指令来行事的话，那么，这种“他定”的无序性就需要由秘书个人从零碎时间的充分利用开始，来达到结束“无序”的目的。
立足三力塑造，结束无序工作
结束无序工作的目的，是为了在满足上司时间需求的基础上，使自己的工作效率获得大幅度的提高，一般而言，秘书可以按“三力塑造”方法，来促进工作秩序的建立。
1．编辑力：让自己在混沌中更有条理
想要让自己成为高效者，你就必须要从建立自我时间编辑力开始，为工作中频繁出现的时间碎片找到意义。
提升时间编辑力的最好方法，是找出自己在哪些时间段最适合做哪些事情。比如，早上通常是思考力与判断力最清晰的时候，此时，如果出现了零碎时间，秘书完全可以拿来搜集相关数据、拟定下一步的工作计划、设计上司交付的企划案大纲等。
下午则是身体运作顺畅、但身体开始疲劳的时候，这时的零碎时间，你可以用来进行文件归纳。傍晚时分，虽然体力与脑力开始下降，但是人们也开始卸下心防，变得更容易沟通起来，此时，秘书完全可以与同事们进行意见交换，或是向同事们传达一下上司对他们工作的意见。
对秘书而言，有一整段时间来完成一项工作的机会非常少，但与其面对工作去苦苦地等待这些完整的时间，倒不如反过来思考：原本需要一个小时完成的工作，是否能够切割成5～15分钟的几个小块？实际上，只要是可以中途暂停的工作内容，都可以拿来事先切割成不同的片段，并运用短暂时间来完成。
想要充分地提升时间的编辑力，秘书就要随时有“做不做无所谓，但能做得更好”的备案在身边，以用来应付随时有可能临时出现的空当，例如，重要客户的资料、上司有可能问及的一些问题，你完全可以拿这15分钟来做这些事。
2．行动力：克服拖沓的恶习
很多人之所以迟迟不肯进行早已该进行的工作，完全是因为他们在等待所谓的“恰当时刻”，但大部分的事情都没有绝对的完美时刻，而且对秘书而言，拖沓是最不应存在的恶习：秘书的拖沓将会直接影响到上司的工作，进而使整个部门甚至组织出现问题。想要解决这种心理困境，最好的方法就是让自己立即开始：与其一定要为自己的工作创造一个“开场”，或者寄期望于长时间一口气完成，倒不如当下进行。
据调查发现，多数秘书最常拖延的工作项目都与写作相关，比如上司的演讲稿、主管吩咐下来的企划案等。面对不知如何开头、没办法思考或动笔的情况，最好的办法是运用随时有可能出现的“无事片刻”开始：只需要几分钟，就可以写下几个内容大纲、关键词、重点等，几个片刻积累下来，难写的文章很可能已经出现了基本的框架。
将这一方法运用到其他的事情上也完全可以：利用没有压力的零碎时间，从最容易的部分开始做——只要进行个几分钟，你就会发现自己已经不断地进入状态了。
3．重复力：小规律积累大成功
每天花一点时间在同一件事情上，长期积累的效率将会非常惊人。在管理学中有“飞轮效应”一说：不管是企业还是个人，在突飞猛进以前，就如同巨大而笨重的飞轮一样，需要很大的力气才能够启动，但是，只要朝着一致的方向持续不断地向前推动，在经过了长时间后，飞轮便会积累巨大的动能，其速度也自然有所突破。
秘书同样可以利用该心法来勉励自己：你应为自己积累同样的突破，不仅可以从工作上的持续努力来达成，同时还可以将例行工作规律化。
如果你仔细观察的话，就会发现，秘书工作中的很多如接待客人、汇报工作、任务传达一类的事情都可以遵循一定的规律来处理。在了解到这种规律性以后，秘书完全可以据此来形成模板。
比如，每个月都会出现的、固定的总结性材料、下放通知、绩效Excel表格一类的文件，很多秘书都会因此而头大，但其实虽然每一份文件的内容不同，但相同性质的文件其格式基本上都是相同的，所以，如果你能够在过往经验的基础上做好模板的话，那么，一接手工作，就可以专注于内容本身上——与做事靠激情而言，这种做事靠系统的方法往往能够带给秘书更大的成功。
一个高效的秘书所拥有的最基本能力，就是“管理自我时间”“投入能够为上司形成贡献的工作”中去。严格来说，优秀的秘书之所以能够成功，就在于他们精准而高效地将零碎时间转化为了有效工作力，从而实现了“用自己的时间换上司的时间”。