甄别人员，为上司击退盗取时间者

浪费他人的时间就等于谋财害命，浪费自己的时间就是在慢性自杀——这句连小孩子都熟知的时间常识却有很多职场中人不懂得：他们不仅不尊重自己的时间，而且还总是在浪费他人的时间；对他们来说，所有人的时间都是可以轻视、可以供他们挥霍的。

赵阳在一家外贸公司就职，她的上司就是该公司的创始人：一位年轻的男性。应聘时，赵阳便知道，这位吴经理一定要找一位经验丰富的秘书——想必是因为自己初次创业，所以更渴望有更有职场经历的人来辅助自己吧？赵阳如是想。

入职刚一个月，赵阳就发现，吴经理总是会将大量的时间浪费在无意义的事情上，比如，突然到公司来访的他的朋友，他们就如同来看新鲜一样，丝毫不顾及对方还有工作要做；有时候，吴经理竟然还会接待一些来自于国外推销人员，这固然是为了公司发展，但在很多时候，这些推销者所推销的产品与公司的定位根本不符合。

随后，赵阳向经理请示：如果他愿意，自己可以帮助他阻止或减少一些意外的打扰。吴经理当然会答应——他早就为自己无法集中精力处理大事而苦恼了。于是，接下来的一个月时间里，赵阳都在不断地甄别来访者，并从中将那些根本不需要与上司会面的人员从工作时间剔除掉。得益于她的努力，上司如今能够更高效地做好自己的工作了。

上司也有人际苦恼：正因为坐在了管理位置上，所以很多时候，他们的时间都是不受个人掌控、而是受具体事务左右的。但如果我们留心便会发现，在这些大量浪费了时间的人与事中，能够创造效益的很少。甄别那些无法为公司、为上司创造效益的，并帮助上司剔除、远离他们，是秘书提升做事效率的另一关键方面。

认知并避开时间大盗，帮助上司集中精力

许多管理者周围，都会潜伏着无数“盗取时间者”，它们从各种渠道侵入，夺走这些身负重任的人的宝贵时间。

1．谁在盗取上司的时间？

如果我们能够明确地给出一些“盗取时间者”的例子，那么，我们就会发现，原来自己的身上竟然埋伏了这么多“盗取时间者”。

2．如果你的上司杂乱无章

可以看到，在“盗取时间者”中，有很多内容都是源于自我的时间管理疏忽。在这方面，秘书只能尽自我努力来配合上司，或者以自己的时间来换取上司的时间。但是，如果你发现上司做事毫无条理，而且他的条理已经影响到了他的效率、同事的效率，那么，你可以考虑以下建议。

（1）配合上司，但不配合他的低效

辅助上司的过程中，最错误的一种做法，就是为了配合上司而配合，比如，上司有份文件一直未处理，而你也因此推迟了与这份文件相关的各类工作的处理。其实，就算上司出现了延误，你也应将自己的工作持续而有效地执行下去，甚至更进一步地改善你的效能——如果你的上司足够明智的话，他将从你的身上获得启发，进而变得更喜欢你。

（2）以各种方式传送备忘录与其他文件给上司

比如，除了在电子邮件中以附加档案或是在内文传送信息以外，还可以用传真、当面递交或是邮寄纸本给上司作为备份。由于杂乱无章者经常会乱放东西或是掉东西，而这样的办法可以使重要信息始终以某种形式传递给上司。

3．隐晦地让对方知道应该结束的时间

你总是会发现，有些同事在向上司汇报工作或有些客户在与上司会面时，过于长舌：他们的正事早已在半个小时前谈完了，但现在他们还是坐在上司的办公室里喋喋不休。在这种会谈中，有时也会使上司获得意外的有用信息，但如果上司还有急事需要处理，你当然不能任由他将宝贵的时间浪费在聊天上。

你应先找出那些有可能是“长舌”的人：上司是否向你抱怨过某人过于啰唆？你是否发现过哪些同事总是在面谈时过于东拉西扯？在甄别出具体的名单以后，你就可以在对方与上司会面时，提出一些建议，如“今天3点钟老板有个重要的会议要开，麻烦你在那以前结束会谈好吗？”进入式打断也可以帮助上司结束此类无聊的谈话，如“经理，会议已经开始了，大家都在等你，你看是不是要推迟一下时间？”比起明显的“逐客令”，以这种方式来打断谈话，对方也更能够接受一些。

4．帮助上司协调时间

如果上司需要与权力大于他的人持续往来的话，秘书也许可以想办法与对方的接待人员进行商量。

著名美国作家拿破仑·希尔曾经提到过他是如何处理上述问题的：“有一段时间，我必须要与一位电视台的总经理和一位知名的教授共事，他们因为事务繁忙，往往不能准时，而且总是让人等很久，借着认识他们的执行秘书，我会事先打电话询问他们的时间表，将自己的等待时间缩短至最少。有时候，如果见面时间延迟得太久的话，他们的秘书也会在确定可以见面前的几分钟通知我。”

这是一个值得所有秘书借鉴的方法：你应该与上司需要持续交流者的秘书搞好关系，并相互通报必要的会面时间，这是在秘书行业间的暗规则——予人方便，自己方便。

5．请对方携带一份备忘录

当上司告诉你：“你让客服部的赵琳主管过来，我想和她谈一下最近客户投诉的问题。”你完全可以建议赵琳带一份备忘录过来，因为，在上级与下属之间面对面的会谈往往会形成明显的压力：即使事前脑海中非常清楚事件的始末，一旦实际需要口述出来，还是会有很多不清楚的问题出现。

因此，你应在通知对方时，请对方大致地整理一下要点，比如，某个月投诉增多的原因是什么，多是属于哪些类型的投诉，牵涉了哪些人与事，有哪些方法可以解决……这样，上司就能很快了解情况，而同事也将因此养成“备忘录”汇报的习惯，双方都得以省下相当的时间。

6．将非必要会谈都安排在上司效率最低的时候

通过上司的时间记录表，你会发现，上司总有一段时间是工作效率极低下的：有些上司无法在一进入办公室就开始工作，有些上司会在中午11～12点之间对工作产生厌倦。若你已经得到上司授权，可以安排他与下属、客户会面时间的话，你完全可以将这些时间利用在并不重要但又必要的会面上。与某些员工进行谈心，与一些当下没有工作交流但又有必要保持密切联系的客户会面。

有时候，面对一些外来的客户，上司可能需要迁就别人的时间，不过你应尽可能地辅助上司将这些低效率时间利用起来。