用自己的时间，换上司的时间

如果你已经得到了上司的授权，可以辅助管理他的时间，而你的上司本身又是那种效率意识淡薄的人，那么，你的工作很可能会遇到不小的挑战。

我们在这里所说的“效率意识淡薄”的上司，并不仅仅是指那些因有拖延症而导致工作效率甚至整个团队效率都持续低下的上司，事实上，很多上司工作态度积极，甚至会恨不得一有事情便立即将它背到自己身上，马上处理掉，可这种过分的积极与过分的消极一样：都会造成效率的低下。

小蓝发现，自己那位过分勤快的经理有着太多的事情需要处理了：他的办公桌上经常堆满了大量需要他去处理的文件，就算下班回家，他也会随身携带几份文件。他认为自己应该更了解前线的工作，于是，那些部门中的主管人物必须要每周都向他进行汇报。

由于对自我工作的重视，他从来不会主动让小蓝帮助他写各种报告与信件——他担心小蓝的写作会有问题，虽然他从来没有看过小蓝写的东西。有时候，某些部门出现了诸如打印机坏掉一类的小问题，他还会亲自过问，好像整个公司所有的事情都要他独自一人承担一样。

一天，小蓝因为某件重要的事情而向他请示，那件事情在一个星期以前便已经向他汇报了，可是，这位勤劳又可怜的上司却告诉小蓝：“我太忙了，根本没有时间去处理那种事。”

一个过分忙碌的上司多半是一个无法有效行使自我职责的管理者，而其管理效率也势必会低下无比。但从秘书辅助性的角度来说，一个过分忙碌的上司背后，必定有一个不懂得如何为上司分担重任的不合格秘书。优秀的秘书永远会辅助、提醒上司，让上司将注意力始终放在那些有关发展方向、决策制定的重要事项上。

五大方法，辅助上司实现高效管理

身为秘书，面对上司的管理效率低下，你完全可以寄期望于上司的主动学习：你期待他能够看一些有关时间管理的书，或是参与一些相关的研讨会，从而使他的工作习惯有所改变，但最有效的、提升上司管理效率的最好方法，是用自己的时间，去换取上司的时间。

1．向上司试探自己的授权

入职以后，你很可能只是在进行一些诸如接待来宾、递送文件一类的简单工作，但上司却始终忙得团团转——有时候，这种状况并不是因为上司不愿意授权，而是他不知道你到底有多少能力而不敢授权。因此，你应学会试探着向上司申请一些授权。

试探授权可以分为5种层次：

（1）因为缺乏经验、干劲不足而一味地等待的原因，没有主动请示的意识，主要是上司让干什么，自己就干什么；

（2）在看到上司过于忙碌时，会主动地询问上司，有哪些自己可以帮忙的；

（3）遇到需要解决的问题或者工作，会主动地想好两种甚至更多的解决方法，然后主动地向上司阐述具体的工作与方法，并请示上司，让上司决定采用哪一种方法；

（4）遇到问题或工作，主动地解决问题、跟踪工作，并会将进展过程及时向上司汇报；

（5）不仅能够做到主动解决问题、跟踪工作、汇报内容，而且还会进一步向上司申请，去协助或指导其他员工的工作。

可以说，这5种授权层次是呈现出主动性逐层增加状态的，而第五种状态明显是最佳的状态。

2．辅助上司做出决策

辅助上司做出决策，并不是指直接替上司下达某项命令，而是在日常工作中做到以下3点：

（1）适时地提醒上司，上次讨论的、有关该项目决策、疑问以及具体的目标是什么；

（2）利用事实或者数据来提供解释，如果有可能，可以使用一些图表与影像，来帮助上司明确事项或选择中的优缺点，辅助上司意识到哪一项决策可能更好。

（3）为上司同时呈现问题与具体的解决文案：如果你能够从基本任务谈起，告诉上司公司的重要任务进展如何，哪些地方需要他提出具体的意见的话，那么，上司可能会更清楚地意识到那些更重要的问题。在提出问题以后，你还可以明确地告诉上司，你制订的可行方案、具体做法——如果有可能，你可以准备两到三个方案，以使上司来确定哪一个方案最佳，这样，他会感觉，决定权依然在自己手中。

3．让上司知道更多重要的信息

秘书需要注意，工作中需要处理的问题越简单，你就应该让上司花在上面的时间越短：帮助他准备资料、做好信息摘要、综合不同的信息与有可能的选项，都会帮助上司更好地了解情况、做好决定，但需要注意的是，不可将例行性问题与重要的问题混为一谈——真正重要的问题，依然需要给上司充足的时间，让他进行充分的考虑。

永远不要因为上司所处的位置，便误以为他知道得比你多。事实上，管理者们永远只能够观察到身在他们的位置上需要关注的事情，比如，你的上司很可能只关注他的目标、具体的团队绩效，而不会关心团队在朝目标奋进的过程中，到底遇到了哪些问题，这是因为他们看问题的角度更广更高、更重视组织部门间的互动而导致的。

所以，秘书有两种选择：

（1）使用一堆上司听不懂的技术性资料，迫使上司不得不去面对团队发展过程中出现的一些问题。这种方法虽然有可能让上司学习到技术上的知识，但是也极有可能会造成沟通障碍，引发双方信任不足。

（2）利用简单易懂的语言、文章、事例、摘要与表格等方式，协调上司掌握具体的问题。你做得越容易看懂，上司对你的信任也就越深，他做出更好决策的可能性也就越大。

4．观察上司的工作时间

一个优秀的秘书会主动地思考与记录下述事件：

（1）上司每日、每周惯常的工作时间是哪些时候？

（2）他的哪些时间会被无法拒绝的项目所占据，比如例会？

（3）他在哪些时间段的工作效率是最高的？

（4）他是否存在着特定的、效率低下的时间，比如每周一或是每周五？

（5）哪些工作是要在固定的时间段以内必须要完成的？

以上几点是帮助上司确立高效工作时间段的基本因素，依据上司在办公室的时间，将那些上司专注于工作的时间段挑选出来，并尽自我力量去阻止有人在这一时间段干扰上司。比如，若你的上司习惯将重要的工作放在14:00～15:00之间处理的话，而这一时间又有员工来请示问题，那么，你就应该告诉他：“不好意思，上司大概要到3点以后才有时间。”

5．进行先期的预测

你完全可以依据以往的工作经验，来积极地预测接下来需要你做的事情、上司的具体需求，以求在上司吩咐以前，就将所有的工作做好，省去他为此烦恼的麻烦。

比如，明天下午两点钟总经理要与一位重要的客户见面，身为秘书的你完全可以在明天上午10点以前，便将上次两人会面时具体的谈话记录、有关会面项目的新变化、未谈及的重要内容，从资料库中抽调出来，并将它们放在总经理的办公桌上。

依据上司习惯性工作时间的记录，你完全可以做到更好地预测明天你将需要做哪些工作，而在你做好一切以后，你的上司也将更好地完成自我本职工作。

需要注意的是，你不能完全依赖于预测，来将明日的工作安排得满满的，因为不管你的预测能力有多么强，第二天依然会有一些突发事件需要处理，因此，你必须要为上司留出一定的空余时间，以使他更好地处理这些突发事件。

值得注意的是，帮助上司确立高效工作时间段的一切行动，都应建立于“上司喜欢且习惯”的基础上，因此，突然性地进行大量的效率提升工作，对上司而言是很难接受的：他会发现，你对他的工作方式有意见，更有可能因此而对你升起不满。最好的办法是，依据于循序渐进原则，每日改进一点点，并通过自己的努力，让所有的同事都能够一起配合上司的新时间，从而在最大程度上，提升上司与自己的办事效率。