象限管理法：紧急的事未必重要，重要的事未必紧急

高效时间管理法的核心：先轻重，后缓急。在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”，也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。用时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系时，请看四象限图：

1．第一象限是重要又急迫的事

例如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等。

这是考验我们经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们很可能变成废物。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成了十分紧迫的事情。

其本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的状况，就是“忙”。

2．第二象限是重要但不紧急的事

这种情形的案例主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发现与预防、参加培训、向上级提出处理问题的建议等事项。

荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域将有助于提高实践能力，缩小第一象限的范围。事先做好规划、准备与预防措施，很多“急”事将不会产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。

这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。

3．第三象限是紧急但不重要的事

电话、会议、突来访客都属于这一类。

这一类表面看似属于第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言而不是我们自身。我们花很多时间在这里徘徊，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

4．第四象限属于不紧急也不重要的事

这样的例子有阅读令人上瘾的无聊小说、看肥皂剧、办公室聊天、上网冲浪等。

这些行为本质上就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，身心俱疲后不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、观看毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了休整后更好的工作，反而是对身心的毁损。刚开始时也许感觉很有滋味，到后来你就会发现其实是很空虚的。

现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一象限和第三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。

朋友，认真领会时间管理的四象限工作法吧！它会让你的工作变得高效，工作不再是负担。成就高效的卓越管理者就在于实践时间管理的四象限工作法。

在实际工作中，所有的工作都既有紧急程度的不同，也有重要程度的不同，根据这两个维度，我们可以把工作和生活中的事情归类到这四个象限中。

四个象限的划分不是文字游戏，不同象限的事具有不同的特性：

第一象限：重要且紧迫的事往往是突发的危机事件而且关系全局；

第二象限：重要但不紧迫的事往往是能决定组织或个人成败的核心事件；

第三象限：不紧迫也不重要的事往往是些琐碎的小事、外来干扰事件；

第四象限：紧迫但不重要的事往往是时间性强的外来事件。

偏重第一象限事务的人是“救火队长”式的高压人。由于方法不当，他们缺乏规划和计划，抓不住工作重点，不善于科学授权，因而在工作中漏洞百出，整天陷入看似既紧急又重要的事务之中。这些人压力巨大，常超负荷运转，但工作成效有时却十分低下，即使取得了一些工作业绩，也是用自己的精神压力、身体健康或家庭幸福换来的。

偏重第三、四象限的人往往是一个失败者或者平庸之辈。他们急于求成，缺少基本的自制能力，对生活和工作极度不负责任，喜欢随大流。虽然这种人整天忙忙碌碌却没有什么作为，将自己禁锢在日常的琐事上，没有长远的目标。

而想要成功的人最需要做的是第二象限的事情。第二象限的工作虽然都很重要，但是往往不是很紧急，可它们却是影响我们成功的关键因素，我们经常会忽略它们或者不断推迟它们。第二象限的事情有很多，比如孝敬父母、强身健体、制订计划、关心朋友、休闲娱乐等。