借贷记账法
借贷记账法最早起源于13—14世纪的意大利,它是以“借”和“贷”作为记账符号,以“资产=负债+所有者权益”这个会计等式作为其理论依据,以“有借必有贷,借贷必相等”作为记账规则,是一种非常科学的复式记账法,同时也是我国法律规定使用的记账方法。
借贷记账法的基本内容
借贷记账法的基本内容,包括记账符号、账户结构、记账规则和试算平衡方法。
(1)记账符号为“借”和“贷”。
(2)账户结构是把所有账户的左方定为“借”方,右方定为“贷”方,且其中一方来登记增加数,另一方登记减少数。在这其中,资产类、成本类及损益支出类的账户须用借方登记增加数,用贷方登记减少数,期末余额登记在借方;而负债类、所有者权益类及损益收入类的账户须用贷方登记增加数,用借方登记减少数,期末余额登记在贷方。
(3)记账规则是“有借必有贷,借贷必相等”。
(4)试算平衡方法。在应用借贷记账法时,进行试算平衡的方法要通过编制总分类账户余额试算平衡表,或者通过总分类账户本期发生额试算平衡表实现。也就是说,要通过“期末余额=期初余额+本期增加发生额-本期减少发生额”这个等式实现。
对于资产类账户,等式为:“期末借方余额=期初借方余额+本期借方发生额-本期贷方发生额”。而对于负债、所有者权益类账户,等式为:“期末贷方余额=期初贷方余额+本期贷方发生额-本期借方发生额”。
借贷记账法的记账规则
借贷记账法下的记账规则是基础会计学习的入门规律,是初学者最需要深刻理解和记忆的基本知识点之一,而通常会计学的最基础课程也始于“借方”与“贷方”。借方通常在账簿的左侧,而贷方则在账簿的右侧。我们要始终牢记一条不变的定律:“有借必有贷,借贷必相等”(即“借方=贷方”)。换句话说,当发生任何交易时,都必须要同时登记在账簿的左右两侧,其原则如下。
(1)所记录的账户既可以是同类的账户,也可以是不同类的账户,但必须在两个方向记账,也就是说既不能都记入到借方,也不能都记入到贷方。
(2)当资产增加时,应记入左侧;当资产减少时,须记入右侧。
(3)当负债增加时,要记入右侧;而当负债减少时,要记入左侧。
借贷记账法的基本结构
对于借贷记账法的基本结构,我们可以这样理解:在账户的借方需要记录经济业务,也可称为“借记某账户”;如果在账户的贷方记录经济业务,则可称为“贷记某账户”。而通常在会计实务上,也是以“借”表示资产的增加与负债及所有者权益的减少;以“贷”表示负债与所有者权益的增加及资产的减少。
具体来说,当资产增加时要记在资产类的有关账户的借方,而在资产减少时要记在资产类的有关账户的贷方;负债和所有者权益的增加要记在其相关账户的贷方,负债和所有者权益的减少要记在其相关账户的借方。账户在借方有余额时应表示为资产的余额,当账户的贷方有余额时要表示为负债和所有者权益的余额。
通常情况下,资产类的账户大都为借方余额,负债和所有者权益为贷方余额,但其结构是完全不同的。下面,我们列举一些不同情形下借贷记账法的计入情况。
(1)资金流入企业的业务,也就是资产、负债、所有者权益同时增加。此时资产增加应记入到有关账户的“借方”,负债及所有者权益增加要记入到有关账户的“贷方”。
(2)资金在企业内部流动时产生的业务,也就是资产、收入和费用之间或者资产要素内部的增减。此时资产和费用的增加及收入减少应记入到相关账户的“借方”,而收入增加及资产与费用的减少要记入到相关账户的“贷方”。
(3)权益转化的业务,也就是负债、所有者权益及利润这三者之间或者一个要素的内部有增有减。此时负债、所有者权益及利润增加应记入到相关账户的“贷方”,减少则应记入到相关账户的“借方”。
(4)资金退出企业的业务,也就是资产、负债、所有者权益同时减少。此时资产减少应记入到有关账户的“贷方”,负债和所有者权益减少则要记入到有关账户的“借方”。
借贷记账法中的试算平衡
我们通过试算平衡,不但能够检查会计记录的正确与否,而且可以查找出现不正确会计记录的原因,并进行适当的调整,从而为编制会计报表提供非常准确的资料。目前,在借贷记账法下,试算平衡的方法主要有本期发生额平衡法及余额平衡法。
(1)本期发生额平衡法。它是指将所有账户的本期借方发生额与本期贷方发生额分别相加,然后再利用“有借必有贷,借贷必相等”的记账规则,来检验本期发生额账户是否处理正确的方法,其试算平衡公式为:
全部账户本期借方发生额合计=全部账户本期贷方发生额合计
(2)余额平衡法。它是指将会计期末账户余额在借方的全部数额与在贷方的全部数额分别相加,然后再利用“资产=负债+所有者权益”的平衡原理,检验会计是否处理正确的方法,其试算平衡公式为:
全部账户的借方期末余额=全部账户的贷方期末余额
如果试算不平衡,就可以表明账户的记录一定是出现了错误;但如果试算是平衡的,则也只能说明账户的记录为基本正确,但却不一定完全正确。这是由于一些错误并不影响借贷双方之间的平衡,比如某些经济业务出现了重记、漏记或记错了账户等错误,就不能完全通过试算平衡发现。尽管如此,试算平衡仍然是检查账户记录正确与否的有效方法。